Kodeksu pracy określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróż służbowa musi mieć charakter incydentalny, tymczasowy, a nie stały wynikający bezpośrednio z zadań realizowanych przez pracownika zgodnie z tym co zostało określone w umowie o pracę. Musi być wykonywana także poza miejscem pracy, przy czym miejsce pracy powinno być określone precyzyjnie w umowie o pracę.
Główny Inspektorat Pracy stwierdził, że _ przy określeniu miejsca pracy jako obszaru danego województwa nie ma przesłanek, aby przyjmować, że pracownik wyjeżdżający w podróż służbową do miejscowości położonej w obrębie innego województwa pozostaje w podróży służbowej już od momentu wyjazdu z siedziby pracodawcy. _ Dla takiego pracownika podróż służbowa rozpoczyna się bowiem dopiero w momencie przekroczenia granicy województwa określonego jako jego stałe miejsce pracy.
Wobec wielu interpretacji tematu kluczowe znaczenie dla określenia faktu, czy dany pracownik odbywa podróż służbową, będą miały szczegółowe postanowienia umowy o pracę w zakresie miejsca jej wykonywania, charakter wykonywanej pracy i wynikająca z zadań i charakteru pracy – częstotliwość wyjazdów służbowych.
Należy zaznaczyć, że kwestia niejasności związanych z podróżami służbowymi kierowców transportu międzynarodowego została w 2010 roku rozstrzygnięta poprzez zmianę przepisów ustawy o czasie pracy kierowców. Zdefiniowano w niej wprost podróż służbową kierowcy jako każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza siedzibę pracodawcy.
Jakie konsekwencje prawne niesie za sobą podróż służbowa
Prawidłowe ustalenie czy w przypadku wyjazdu pracownika mamy do czynienia z podróżą służbową czy też nie, ma kluczowe znaczenie dla stron umowy o pracę i wpływa na wysokość łożonych świadczeń. Wiąże się to również z ewentualnością zapłaty podatku i składek ZUS od tych świadczeń. Przepisy dotyczące rodzajów świadczeń przysługujących pracownikowi oraz zasady ich wypłaty odnoszą się do pracowników sfery budżetowej.
Przedsiębiorstwa nie należące do sfery budżetowej mogą stosować rozporządzenia wprost lub mogą określić odmienne zasady zwrotu wydatków w swoim przedsiębiorstwie z jednym jednakże wyjątkiem – diety muszą być wypłacone pracownikom w wysokości nie mniejszej niż w wysokości określonej w poszczególnych rozporządzeniach.
Zasady zwrotu wydatków pracownikom powinien określać regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy. W przypadku braku tych dokumentów – rodzaje wydatków i sposób ich zwrotu pracownikom powinna określać umowa o pracę i wystarczy w takim wypadku zapis w umowie o pracę odnoszący się wprost do odpowiednich rozporządzeń.
Decyduje pracodawca, nie pracownik
Należy zwrócić uwagę, że katalog wydatków, które można zwrócić pracownikowi z tytułu podróży służbowej nie jest zamknięty. Oprócz diet, kosztów dojazdów, noclegów, komunikacji miejscowej mogą to być inne uzasadnione wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Więc decyzji o tym, które wydatki można ponieść w czasie podróży, nie podejmuje pracownik, lecz pracodawca. Określa on także środek transportu, którym pracownik będzie przemieszczać się w podróży.
Chociaż ustawodawca nie narzucił żadnych formularzy, które należy stosować w celu wysłania pracownika w podróż służbową oraz w celu jej rozliczenia, praktyka gospodarcza wykształciła wzory dokumentów, które są najczęściej stosowane. Oczywiście każda firma może wypracować swoje własne wzory. Poza pracownikami koszty związane z podróżami służbowymi mogą być rozliczane także przez zleceniobiorców, członków zarządu i rad nadzorczych lub innych organów, a także przedsiębiorców.
Podstawa prawna:
Autor jest dyrektorem generalnym w spółce donewell sp. z o.o. – dobrze zrobiona księgowość.