Zgodnie z art. 13 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z 13 kwietnia 2007 r., kontroli podlegają pracodawcy oraz przedsiębiorcy nie będący pracodawcami, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym także przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy.
Do zadań inspekcji pracy należy nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrola legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. W tym celu (zgodnie z art. 24 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy) inspektorzy mają prawo przeprowadzić czynności kontrolne bez uprzedzenia, o każdej porze dnia i nocy.
Przebieg kontroli
Podstawowym obowiązkiem inspektora pracy jest okazanie dokumentów potwierdzających jego tożsamość oraz dokumentów uprawniających go do kontroli w danej firmie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której kontrolujący uzna, że informowanie pracodawcy o rozpoczynaniu kontroli może wpłynąć na jej wynik. W praktyce oznacza to, że inspektor może przyjść kiedy chce i o której godzinie chce do siedziby firmy, by skontrolować pracodawcę. Dodatkowo, nie potrzebuje on żadnych przepustek wstępu i nie podlega rewidowaniu.
Przebieg inspekcji szczegółowo opisuje art. 23 par. 1 pkt. 1-10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 r. Zgodnie z jego brzmieniem inspektor ma prawo:
- sprawdzić tożsamość osób wykonujących pracę lub przebywających na ternie podmiotu kontrolowanego, przesłuchać ich i żądać od nich oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej
- żądać od wszystkich pracowników, który są lub byli zatrudniani albo od osób, które wykonują lub wykonywały pracę na rzecz kontrolowanego podmiotu, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą
- żądać przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy
- żądać okazania dokumentacji technicznej związanej z budową, przebudową lub rozbudową budynku, w którym mieści się kontrolowany podmiot, jak również żądać przedstawienia stosownej dokumentacji i ekspertyz dotyczących produkcji (łącznie z próbkami materiałów używanych podczas produkcji ) w danym zakładzie
- żądać wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej
działalności podmiotu kontrolowanego,
- żądać dostarczenia próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą,
- wykonać niezbędne, w celu kontroli, odpisy lub wyciągi z dokumentów, jak również żądać od podmiotu kontrolowanego sporządzenia stosownych zestawień i obliczeń na podstawie dokumentów
- nagrywać przebieg kontroli urządzeniami do rejestru obrazu lub dźwięku
Jeżeli zajdzie uzasadniona obawa, że informacje jakie udzieli dany pracownik, mogą narazić go na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z ujawnienia tych informacji, inspektor pracy ma możliwość wydania postanowienia o objęciu tożsamości tego pracownika tajemnicą. Jednak zgodnie z art. 23 par. 4 ustawy, pracodawca ma prawo złożyć zażalenie do takiej decyzji i zwrócić się do organu kontrolującego z wnioskiem o odtajnienie danych osobowych pracownika składającego zeznania. Musi to jednak nastąpić nie później niż w terminie 3 dni, licząc od dnia dostarczenia pracodawcy postanowienia o utajnieniu danych.
Dodatkowo, podmiot kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności, niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, udostępnić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, odrębne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.
Wynik kontroli
W wyniku ustaleń dokonywanych w toku kontroli inspektor pracy może wydać decyzję, zastosować wystąpienie, skierować powództwo bądź nałożyć karę grzywny. Ponadto, zgodnie z art. 37 par. 2 ustawy, musi zawiadomić o naruszeniu przepisów prawa właściwe organy:
- ZUS – o naruszeniu przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych
- Urząd Kontroli Skarbowej – o naruszeniu przepisów prawa podatkowego
- Policję lub Straż Graniczną – o naruszeniu przepisów o cudzoziemcach
Jeżeli w toku kontroli stwierdzone zostają wykroczenia polegające na naruszeniu przepisów Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004 r., inspektor ma obowiązek skierować daną sprawę do sądu. W innych przypadkach, gdy uchybienia nie stanowią poważnego naruszenia przepisów i tym samym nie wymuszają wydania decyzji czy też nałożenia grzywny, inspektor pracy występuje o ich usunięcie. Wystąpienie takie powinno zawierać wnioski pokontrolne oraz ich podstawę prawną.
Pracodawca zobowiązany jest w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym jednak niż 30 dni, zawiadomić odpowiedni organ Państwowej Inspekcji Pracy o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych (art. 36 ust. 1-2 Ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy). Pracodawca może także odwołać się od decyzji inspektora pracy. Musi to jednak nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wydania decyzji.