Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.
W związku z tym, w wielu firmach tworzone są plany urlopowe, które mają na celu głównie usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Obowiązek tworzenia takiego dokumentu przez pracodawcę wynika z art. 163 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94).
Jednak zanim pracodawca przystąpi do planowania urlopów w swoim zakładzie, pomocne może okazać się zapoznanie z rodzajami urlopów, zasadami tworzenia planów urlopowych, informacjami na temat tego, kiedy musi to robić, a kiedy wystarczy samo porozumienie z pracownikiem.
Kiedy nie trzeba tworzyć planów urlopowych?
Istnieją sytuacje, które zwalniają pracodawcę z obowiązku tworzenia planów urlopowych. Dzieje się tak, gdy:
- u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa,
- zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie przez pracodawcę od obowiązku sporządzania planów urlopowych.
Jakie urlopy należy uwzględnić w planie urlopowym?
W planie urlopowym należy ująć urlop:
- bieżący - taki, do którego pracownik nabył już prawo,
- przyszły - taki, do którego pracownik nabędzie prawo w trakcie zaplanowanego okresu
- kolejny - następny urlop, prawo do którego pracownik nabywa 1 stycznia każdego roku,
- uzupełniający - taki, do którego pracownik nabędzie prawo w ciągu roku, a wynikający z ogólnego stażu pracy i wykształcenia,
- dodatkowy - przysługujący niektórym pracownikom na podstawie przepisów szczególnych.
Jakich urlopów nie uwzględnia się w planie urlopowym?
Zgodnie z Kodeksem pracy, w planie urlopowym nie uwzględnia się jedynie części urlopu przeznaczonej do wykorzystania w trybie "na żądanie”.
WAŻNE: w sytuacji, gdy pracownik nie wykorzysta części urlopu "na żądanie” w danym roku kalendarzowym, przechodzi on na następny rok jako zwykły urlop zaległy.
Na jaki okres i kiedy należy sporządzić plan urlopowy?
Nie jest nigdzie określone, że pracodawca musi stworzyć jeden plan urlopowy na cały rok. Mogą zatem powstać półroczne lub kwartalne dokumenty tego typu. Możliwe jest również tworzenie planów urlopowych oddzielnie dla poszczególnych części swojego przedsiębiorstwa.
Plan taki powinien powstać przed rozpoczęciem okresu, którego będzie dotyczyć. W przypadku planu urlopowego obejmującego cały rok kalendarzowy, powinien on zostać ustalony do 31 grudnia poprzedniego roku. Jeżeli jednak wystąpi sytuacja, w której dokument ten jeszcze nie powstał, a rozpoczął się już okres, którego ma dotyczyć, wówczas pracodawca nie ma prawa odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na początku tego okresu.
O czym pracodawca powinien pamiętać przy tworzeniu planu urlopowego?
Przede wszystkim należy pamiętać o cechach charakterystycznych urlopu wypoczynkowego. Przepisy mówią, że jest to urlop nieprzerwany. Dopuszcza się jednak możliwość podzielenia go na części, ale pod dwoma warunkami:
- pracownik złożył odpowiedni wniosek
- przynajmniej jedna część urlopowa powinna trwać minimum 14 dni kalendarzowych.
Ponadto jest to urlop coroczny. W przypadku, gdy wskutek różnych okoliczności pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu w roku, za który urlop przysługuje, to powinien to zrobić do końca I kwartału w roku następnym (do 31 marca).
Dodatkowo w szczególnej sytuacji znajdują się osoby, które podejmują pracę po raz pierwszy. Tacy pracownicy, w roku kalendarzowym, w którym podejmują pracę, uzyskują prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego im po przepracowaniu roku.
Obowiązkiem pracodawcy jest również uwzględnienie w planie urlopowym osób, które w roku kalendarzowym, obejmującym plan, wracają do pracy, np. po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym.
Co do zasady, w planie urlopowym terminy pracodawca ustala samodzielnie, jednak powinien on brać on pod uwagę:
- wnioski pracowników oraz
- konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Dlatego powinien on zadbać o to, aby pracownicy odpowiednio wcześniej złożyli wnioski o urlop, wyznaczając termin, który jeśli zostanie przekroczony, pracodawca samodzielnie wyznaczy terminy.
Gotowy plan urlopowy powinien być podany do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty w danym zakładzie. Można skorzystać z różnych sposobów - obwieszczenia, intranetu, poinformowanie przez przełożonego lub kadrową, wywieszenie na tablicy ogłoszeń etc. Po tej czynności plan staje się wiążący, a ewentualne zmiany mogą nastąpić tylko w szczególnych sytuacjach.
Mimo ustalenia planu urlopowego, pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy na rozpoczęcie urlopu w określonym terminie. Zabieg ten ułatwia kontrolę wykorzystanych urlopów, dlatego też pracodawca musi zadbać o to, by pracownicy ponownie złożyli odpowiedni wniosek tuż przed wykorzystaniem urlopu. Ostatecznie nie rozstrzygnięto sporu, czy takie wnioski są bezwzględnie koniecznie, dlatego też pracodawca powinien zadecydować o tym indywidualnie, a decyzję taką zawrzeć w regulaminie zakładu pracy.
Pracodawca powinien także pamiętać o wszelkich korektach planu, np. gdy zmienia się rodzaj umowy – umowa na okres próbny zmienia się w umowę na czas nieokreślony, czyli pracodawca tworzy plan urlopowy według wymiaru przysługującemu pracownikowi na dany rok kalendarzowy proporcjonalnie do czasu trwania pierwszej umowy. Następnie tworzy korektę uwzględniającą urlop, do którego pracownik wraz z nową umową nabył prawo. Ponadto korekty powinny objąć wszelkie zdarzenia losowe, przez które termin urlopu ulega zmianie:
- z polecenia pracodawcy, gdy pojawia się zagrożenie, że nieobecność pracownika może spowodować poważne zakłócenia w toku pracy;
- na wniosek pracownika, gdy ten umotywuje go ważnymi i rozsądnymi przyczynami (rodzinne, osobiste);
- gdy pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby (szczególnie, gdy jest to choroba zakaźna), zostaje powołany do służby wojskowej lub ćwiczeń na okres do trzech miesięcy, przechodzi na urlop macierzyński, musi sprawować opiekę nad chorym członkiem rodziny lub gdy został tymczasowo aresztowany albo odbywa karę pozbawienia wolności.
Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wszelkich zmianach dokonanych w planie tą samą drogą, którą udostępnił plan w jego pierwszej postaci.
Zalety planu urlopowego:
- pracownicy mają większy wgląd w ustalanie terminów urlopów,
- decydujący głos pracodawcy zapobiega ewentualnym konfliktom między pracownikami,
- ustalony z góry plan porządkuje pracę firmy i zapobiega powstaniu chaosu organizacyjnego,
- przygotowanie planu jest dobrym motywatorem dla pracowników.
Wady planu urlopowego:
- wymaga od pracodawcy uwzględnienia wielu informacji i zdarzeń, co do których nie ma pewności, że będą miały miejsce,
- przy planowaniu pracodawca powinien posiadać rozległą wiedzę na temat wszystkich wspomnianych powyżej aspektów planowania urlopów w przedsiębiorstwie,
- pominięcie ważnej kwestii może prowadzić do konieczności wprowadzenia zmian w istniejącym już planie, co może okazać się bardzo czasochłonne.
| Czytaj więcej w Money.pl | |
|---|---|
| Urlop może obniżyć pensję. Wszystko przez... Dla osoby, która zarabia 7 tysięcy złotych brutto oznacza to 197 zł mniej za miesiąc, w którym wybrała się na dwutygodniowy urlop. | |
| Sprawdź, ile możesz dopłacić pracownikowi do wczasów Wczasy zagraniczne, zielona szkoła dziecka, sanatorium - każda z tych form wypoczynku pracownika może być dofinansowana przez jego pracodawcę. | |
| Co czwarty przedsiębiorca nie pojedzie na wakacje Choć prowadzący firmę może wziąć urlop teoretycznie w dowolnym czasie, to w praktyce jego swoboda jest dosyć ograniczona. |