2011-11-14 14:20

Z jakimi należnościami na rzecz pracownika wiąże się krajowa podróż służbowa?

fot: pkp.pl

Podróż służbowa to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, poza miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika. Owo polecenie pracodawcy najczęściej wydają na piśmie, co nie jest wymagane, ale może zapobiec ewentualnym niedomówieniom.

Na poleceniu powinna znaleźć się adnotacja o terminie podróży służbowej (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejscach rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej celu, środku transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadaniu tego wyjazdu, kwocie zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokości i kwocie diet oraz ryczałtów, a także o innych wydatkach zatwierdzonych przez pracodawcę.

Poniżej opisujemy bardziej szczegółowo niektóre z punktów polecenia, które dotyczą należności za krajową podróż służbową. Do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej związanych z podróżą służbową w kraju stosuje się rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. – Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.

Dieta

Dieta to kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową na terenie kraju w ramach wykonywanej pracy. Od 1 stycznia 2007 roku kwota diety to 23 zł.

Czas jej trwania oblicza się od rozpoczęcia, czyli wyjazdu w podróż służbową do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej. I tak:

• pełna dieta przysługuje za ponad 12 godzin,
• połowa – od 8 do 12 godzin,
• kolejna pełna dieta za każdą następną dobę naliczana jest po upływie 8 godzin,
• a do 8 godzin naliczana jest tylko połowa diety.

Dieta nie przysługuje, gdy:

• gdy pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie, czyli co najmniej trzy posiłki (natomiast jeśli są dwa pracownikowi przysługuje pełna dieta),
• a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Nocleg

Przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi:

• w faktycznie poniesionej wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą (jeśli nie przedłoży się rachunku ani faktury pracownik otrzymuje ryczałt);
• lub w formie ryczałtu, czyli 150 proc. diety – 34,50 zł. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7. Warto zauważyć, że prawo do ryczałtu za nocleg ma także pracownik, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.

Dojazd

To pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej. Do wyboru ma:

• pociąg (I lub II klasa),
• samochód,
• statek,
• autobus,
• lub samolot (I lub II klasa).

Ponadto pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W takim przypadku ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu (należność wypłacana jest w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu):

• samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
• motocykl – 0,2302 zł;
• motorower – 0,1382 zł.

Zwrot kosztów dojazdu następuje w dwojakiej postaci:

• faktycznie poniesionej wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą,
• lub w formie ryczałtu (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką), czyli 20 proc. diety – 4,60 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Poza tym pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w dniu wolnym od pracy, do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem, jeśli w podróży służbowej jest minimum 10 dni, ale tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca.

Należność za dojazd nie przysługuje, gdy:

• gdy pracownik nie poniósł żadnych kosztów dojazdu,
• gdy pracownik odbywa podróż samochodem służbowym (chyba że w czasie podróży pracownik z własnej kieszeni będzie musiał kupić paliwo, wówczas zostaną mu zwrócone pieniądze przeznaczone na ten wydatek); przy czym gdy, mimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik korzystał ze środków komunikacji miejskiej, wówczas pracodawca musi wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki przedstawione na podstawie np. biletów,
• gdy pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu.

Oprócz wyżej wymienionych pracownikom przysługuje zwrot kosztów poniesionych w związku z opłatami za:

• parkingi,
• bilety wstępu na targi,
• udział w konferencjach
• lub za korzystanie z łącza internetowego,
• przejazdy autostradą,
• wynajem samochodu,
• zakup materiałów szkoleniowych itp.

W związku z tym, że wydatki takie nie są limitowane, przysługuje od nich zwrot w wysokości faktycznie poniesionej, jednak pod warunkiem, że dany wydatek jest zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany oraz zaakceptowany przez pracodawcę.

Zaliczki

Czasem pracownik, po przedłożeniu odpowiedniego wniosku, otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej. W takiej sytuacji, po powrocie w ciągu 14 dni jest on zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki, przedstawiając szczegółowe zestawienie wydatków.

Sprawa należności za krajowe podróże służbowe powinna być uregulowana tak, by żadna z zainteresowanych stron – ani pracodawca ani pracownik – nie miała co do nich żadnych wątpliwości ani dodatkowych roszczeń. Pracodawca powinien zadbać uczciwe rozliczenie się z pracownikiem z poniesionych przez niego kosztów podczas podróży służbowej. Natomiast pracownik, by pracodawca mógł dokonać rzetelnego rozliczenia, musi przedstawić mu właściwe udokumentowanie tych kosztów (wyjątkiem są tu należności wypłacane w postaci ryczałtu, wydatki w tej sytuacji nie wymagają udokumentowania).

Czytaj o prowadzeniu kadr w firmie
	To najlepszy sposób na zwiększenie wydajności w firmie Skuteczność niektórych praktyk wymaga jednak osiągnięcia masy krytycznej, aby przełożyły się na rzeczywisty sukces przedsiębiorstwa.
	Od czego zależą koszty z tytułu pracy? Istotne jest to, ile pracownik ma umów o pracę, a także czy dojeżdża do pracy z innej miejscowości.
	Odsetki od zaległej pensji. Z podatkiem czy bez? Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą powinni pamiętać i zwracać szczególną uwagę na terminowe wypłacanie należnego wynagrodzenia.