Poczta w Office 365 to połączenie popularnego pakietu firmy Microsoft z profesjonalną usługą mailową. Obsługi programu nie trzeba się uczyć na nowo, bo wszystko w nim działa jak zawsze, w dobrze znanym interfejsie Outlook. Program dostępny jest lokalnie, z dysku twardego komputera lub za pomocą przeglądarki. Dzięki temu, można z niego korzystać właściwie na każdym urządzeniu – komputerze (również typu Mac), telefonie z Windows Phone, iOS, Android, Symbian i BlackBerry. Skrzynka pocztowa ma pojemność 50 gigabajtów na użytkownika. Oprócz tego, klient może utworzyć swoją własną domenę i adres internetowy.
Żaden mail ani dokument się nie zgubi. Program zaznacza, które wiadomości nie zostały jeszcze przeczytane, albo które użytkownik oznaczył flagą. Co więcej, Outlook automatycznie synchronizuje zmiany, bez względu na urządzenie, w którym zostały wprowadzone. Innymi słowy, jeśli przedsiębiorca oznaczy flagą wiadomość na komórce lub na komputerze w kafejce internetowej, to zmiana będzie automatycznie widoczna również na komputerze firmowym.
To dużo więcej, niż oferują inni. Powolna, niebezpieczna i pełna niechcianych reklam – to trzy najbardziej trafne określenia dla poczty, którą oferują popularne serwisy internetowe. Pozornie bezpłatna usługa tak naprawdę kosztuje bardzo dużo. Nie chodzi tylko o czas potrzebny na kasowanie niechcianych wiadomości, ale istnieje też ryzyko związane z bezpieczeństwem - jeśli dojdzie do włamania lub wycieku danych. Jedno jest pewne. Poczta serwisów internetowych nie jest odpowiednim rozwiązaniem dla profesjonalnej firmy.
Zagrożeń jest wiele. Szacuje się, że średnio jeden na pół tysiąca maili, który dociera na skrzynki pocztowe internautów na świecie, został wysłany w celu wyłudzenia danych osobowych. Równocześnie aż o 20 procent częściej maile zawierały złośliwe oprogramowanie - między innymi programy szpiegujące, backdoory lub keyloggery. Przedsiębiorca nie może sobie więc pozwolić na korzystanie z niesprawdzonych rozwiązań.
Poczta z Office 365 zapewnia, że firmowy komputer będzie bezpieczny, a korespondencja wychodząca dotrze do właściwego adresata, nie wpadając po drodze w niepowołane ręce. Oprogramowanie aktualizuje siędo najnowszej wersji automatycznie. Równocześnie system oraz wszystkie pliki przedsiębiorstwa chronione są programem antywirusowym. Smartfon przepadł? Użytkownik będzie mógł wyczyścić dane, żeby nie dostały się w niepowołane ręce. Wszystko to w ramach abonamentu, w zakresie którego Microsoft udostępnia zestaw popularnych narzędzi. Poczta Office 365 ściśle z nimi współpracuje.
Program pocztowy można zainstalować na dowolnej liczbie urządzeń przenośnych, co pozwala na odbieranie poczty kiedykolwiek i gdziekolwiek – ważny jest tylko dostęp do internetu. To już nie nowość, ale raczej standard. Rozwój smartfonów i bezprzewodowego internetu pozwolił niemal na nieograniczony dostęp do informacji. Przedsiębiorca potrzebuje jednak czegoś więcej. Co mu po odebraniu wiadomości z plikiem – na przykład arkusza kalkulacyjnego – jeśli nie może go odczytać lub edytować? To spory mankament dostępnych na rynku rozwiązań, przez który praca z pocztą na smartfonie lub tablecie staje się jałowa.
Pakiet Microsoft umożliwia na smartfonie nie tylko odbiór wiadomości e-mail z plikami, ale też ich edycję. Bez konieczności korzystania z komputera lub powrotu do firmy. W ramach Office 365 można zainstalować cały pakiet z popularnymi programami na dowolnej liczbie urządzeń mobilnych. Prezentacja w PowerPoint?To nie problem – można ją zmieniać, dodawać slajdy lub komentarze. I to wszystko za pomocą smartfona. Wysyłanie korespondencji seryjnej? Nic prostszego, nawet z tabletu. Wystarczy utworzyć listę w arkuszu Excel, wybrać wzór zaproszenia w programie Word, a na koniec wysłać listy pocztą. Co ważne, nie jest konieczny stały dostęp do Internetu. Użytkownik może zdecydować, na których plikach zmierza pracować w trybie offline.
Poczta Office 365 to też organizacja pracy. W programie Outlook można utworzyć harmonogram działań i spotkań. Użytkownicy mają możliwość tworzenia całego kalendarza grupy z podziałem na poszczególne procesy, zadania i spotkania. Prowadzenie firmy polega jednak na ścisłej współpracy i dostosowywaniu terminów. Office 365 to ułatwia. Poczta umożliwia tworzenie nowych terminów spotkań na podstawie kalendarzy pracowników firmy. Użytkownik może więc udostępnić swój plan dnia wybranym osobom lub grupom. To nie koniec. Szef może również poprosić podwładnych o udostępnienie swoich planów. Wystarczy w programie zaznaczyć odpowiednie pole – _ chcę poprosić o pozwolenie na wgląd w folder kalendarza adresata _. Na koniec wystarczy uruchomić funkcję przypomnienia i poinformowania o dostępności.
Wszystko to z zainstalowanego programu lub za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Przedsiębiorca będzie mógł więc umawiać spotkania przez telefon. Z zapamiętaniem telefonów do partnerów biznesowych nie będzie problemu – książka adresowa działa bowiem jak prawdziwy, papierowy adresownik. Tyle tylko, że lepszy i nowocześniejszy. Jeśli użytkownik zgubi telefon - to nic. Wszystkie wizytówki i kalendarium zaplanowanych spotkańsą zapisane w chmurze. Innymi słowy, wszystkie dane oraz procesy biznesowe przechowywane są nie tylko na dysku twardym komputera, ale również na wirtualnym dysku cloud computing firmy Microsoftu. Dzięki temu dane się nie zgubią, a ich nośniki nie ulegną uszkodzeniu. Nie trzeba będzie niczego odtwarzać.