Finanse i podatki w firmie. Jak się rozliczać?

Wybór sposobu opodatkowania jest ograniczony przepisami, a każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady. Oto co warto wiedzieć na temat poszczególnych sposobów prowadzenia księgowości.

Pewna dowolność dotycząca wyboru jest jednak ograniczona przepisami prawa dotyczącymi konkretnych form opodatkowania. Uwarunkowują one wybór formy opodatkowania od rodzaju i skali prowadzonej działalności gospodarczej, formy prawnej firmy, a także od osiąganych przez przedsiębiorcę przychodów.

Księgowość uproszczona to - w skrócie - zestaw podstawowych, prostych zasad gromadzenia danych finansowych, stworzonych przez władze skarbowe do określenia zobowiązań podatkowych małych przedsiębiorców. Główną funkcją uproszczonej księgowości jest właśnie prawidłowe obliczenie podatku. Oto uproszczone sposoby ewidencjonowania:

Na ryczałt mogą zdecydować się przedsiębiorcy prowadzący działalność samodzielnie, w formie spółki cywilnej osób fizycznych, a także spółki jawnej osób fizycznych. Te osoby, które w poprzednim roku prowadziły już działalność gospodarczą, mogą wybrać ryczałt tylko, jeśli w 2013 roku ich przychody z działalności nie przekroczyły kwoty 633 450 zł.

Przy ryczałcie przedsiębiorca nie ma możliwości pomniejszania przychodu o koszty jego uzyskania. Płacimy określoną stawkę podatku tylko od przychodu (z pominięciem kosztów). Jest to dobra opcja dla tych rodzajów działalności, w których przedsiębiorca nie generuje wysokich kosztów. Zaletą tej formy opodatkowania jest nie tylko możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji księgowej, ale również fakt, że stawki ryczałtu są w większości przypadków niższe niż stawki podatku na zasadach ogólnych (18% i 32%) czy podatku liniowego (19%).

_ _

Ryczałt płacimy od tego, co sprzedamy – niezależnie, czy zarobiliśmy, czy nie. Np. sprzedaliśmy towary lub usługi za 10.000 zł i płacimy 5,5% ryczałtu. Do zapłaty mamy 550 zł podatku - zarówno wtedy, gdy nasze koszty wyniosły 500 zł, jak i 15 000 zł.

• 3% - np. działalność usługowa w zakresie handlu, działalność gastronomiczna, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%,
• 5,5% - np. działalność wytwórcza, roboty budowlane,
• 8,5% - np. świadczenie usług wychowania przedszkolnego, prowizje uzyskane przez komisanta ze sprzedaży na podstawie umowy komisu, prowizje uzyskane przez kolportera prasy na podstawie umowy o kolportaż prasy,
• 17% - np. świadczenie usług parkingowych, sprzedaż hurtowa samochodów osobowych, wynajem samochodów osobowych bez kierowcy,
• 20% - świadczenie usług w ramch wolnych zawodów – kategorią ta dotyczy m.in. lekarzy, weterynarzy, położnych czy pielęgniarek.

Opodatkowanie przychodów w formie karty podatkowej mogą wybrać drobni przedsiębiorcy prowadzący działalność usługową, usługowo-wytwórczą lub handlową. Jakie obostrzenia obowiązują osobę, która wybrała kartę? Przedsiebiorca nie może prowadzić działalności gospodarczej o innym charakterze niż zadeklarowanym przy karcie. Dodatkowo, jego małżonek nie powinien prowadzić działalności w tym samym zakresie. Biznesmen może korzystać tylko z usług osób zatrudnionych przez siebie na umowę o pracę (umowa zlecenie czy o dzieło nie wchodzi w rachubę). Nie może także kupować usług od innych przedsiębiorstw. Wyjątek to usługi specjalistyczne - czyli inne niż będące przedmiotem działalności (np. przy działalności fotograficznej - usługa transportowa czy prowadzenie księgowości).

Zaletą opodatkowania w formie karty jest stała wartość podatku do zapłaty przez cały rok. Wadą jest oderwanie kwoty podatku od faktycznie uzyskiwanych dochodów oraz brak możliwości odliczeń od podatku. Wysokość zobowiązania jest ustalana indywidualnie co roku przez naczelnika urzędu skarbowego. Kryteria, które brane są pod uwagę przy wymiarze podatku to rodzaj i zakres działalności gospodarczej, liczba pracowników oraz liczba mieszkańców miejscowości, w której jest prowadzona firma.

Aktualne stawki karty podatkowej znajdziemy w Obwieszczeniu Ministra Finansów z 14 listopada 2013 r. Przykładowo - ślusarz prowadzący działalność w mieście powyżej 50.000 mieszkańców i nie zatrudniający pracowników zapłaci 469 zł podatku, ale przy zatrudnianiu 3 pracowników stawka karty wzrośnie do 1290 zł. U przedsiębiorcy świadczącego usługi parkingowe wartość karty podatkowej uzależniona jest od liczby miejsc parkingowych. W przypadku parkingu do 140 stanowisk, stawka karty wyniesie 6,80 zł od stanowiska. Posiadając parking z 50 miejscami postojowymi, przedsiębiorca zapłaci 340 zł karty podatkowej. Z kolei u stomatologa wysokość podatku zależy od liczby godzin, którą ten zadeklaruje na wykonanie zawodu w miesiącu. Jeśli dentysta pracuje 40 godzin w miesiącu to zapłaci 592 zł karty podatkowej._ _

_ _

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, spółki cywilne i jawne osób fizycznych, a także spółki partnerskie rozliczające się liniowo lub na zasadach ogólnych zobowiązani są do prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Oprócz PKPiR prowadzą dodatkowe ewidencje - ewidencje VAT, ewidencje środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych. Przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych i liniowych przedsiębiorca ma możliwość rozliczania kosztów uzyskania przychodów w działalności, a także rozliczania straty podatkowej z lat poprzednich z osiąganym dochodem.

Zaletą uproszczonej księgowości jest to, że jest stosunkowo prosta i tania, a wadą, że nie mówi nam o stanie firmy praktycznie nic poza wysokością podatku i poziomem przychodów. Z uwagi na niskie koszty, to dobry wybór dla mniejszych firm. Przy niewielkiej liczbie transakcji gospodarczych właściciel zdaje sobie sprawę, na czym zarabia, a na czym nie i gdzie są jego pieniądze, a do ewentualnych analiz wystarcza mu mały arkusz excela.

Gdy przedsiębiorcy prowadzący PKPiR przekroczą limit przychodów 1.200 000 euro (w 2014 roku przeliczany zgodnie z kursem: 1.200 000 euro x 4,2163 zł = 5.059 560 zł) to zobowiązani są prowadzić księgi rachunkowe. Pełną księgowość od początku funkcjonowania prowadzą spółki handlowe – w tym spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne.

Księgi handlowe to rozbudowany, precyzyjny, skomplikowany i sformalizowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych. Rachunkowość służy nie tylko do obliczenia podatku, ale także do wnikliwej kontroli, analizy i uzyskiwania informacji na temat sytuacji majątkowej firmy. W pełnej księgowości, używając systemu podwójnego zapisu (każda operacja musi pojawić się na dwóch kontach) ewidencjonuje się absolutnie każdy grosz przepływający przez firmę. Rejestrowane są również operacje bezgotówkowe, które mogą mieć odzwierciedlenie w wynikach finansowych (np. utrata wartości środka trwałego, lub groźba wypłaty odszkodowania itp.).

Przygotowanie rozliczeń księgowych na własną rękę można polecić przedsiębiorcom płacącym podatki w formie ryczałtu i karty podatkowej. Te uproszczone formy mogą prowadzić nawet osoby z niewielką wiedzą na temat finansów. Bardziej skomplikowaną formą prowadzenia ewidencji jest PKPiR. Ale nawet w tym przypadku przy odpowiednim zaangażowaniu, przedsiębiorca będzie w stanie samodzielnie dokonać rozliczenia. Innymi zasadami rządzi się pełna księgowość - tutaj wymagana jest specjalistyczna wiedza z rachunkowości, dlatego dobrze jest powierzyć księgowość specjalistom.

Samodzielne rozliczenie jest bez wątpienia najtańszą opcją prowadzenia księgowości. Jest również najbardziej czasochłonnym i odpowiedzialnym rozwiązaniem. W takim wypadku właściciel stale powinien śledzić częste zmiany w prawie podatkowym, by nie narazić się na ryzyko kontroli ze strony Urzędu Skarbowego.

Przy tej opcji z pewnością pomocne będą specjalistyczne aplikacje księgowe i programy on-line. Jednak nawet one wymagają od użytkownika pewnej wiedzy na temat podatków i finansów. Ponadto, przy czynnościach sprawdzających lub kontroli, sam przedsiębiorca będzie musiał tłumaczyć się i ponosić odpowiedzialność za błędy w rozliczeniu. Koszt programu do prowadzenia PKPiR to wydatek rzędu od 300 - 500 zł netto. Opcja aplikacji on line to koszt 29 - 50 zł miesięcznie. Co w skali roku daję kwotę 348 - 600 zł.

Alternatywą, którą warto rozważyć jest przekazanie księgowości do biura rachunkowego lub kancelarii doradztwa podatkowego. W trakcie kontroli, przedsiębiorca jest reprezentowany przez osoby, które są obeznane z tematem. Każde biuro i kancelaria są obowiązkowo ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej za popełnione błędy.

Czym różni się księgowy od doradcy podatkowego? Kancelaria doradztwa podatkowego, oprócz przygotowania rozliczenia, zadba również o optymalizacje podatkowe, pomoże zbudować strategię kosztów w firmie i dzięki temu zmniejszy zobowiązanie podatkowe klienta. Doradcy podatkowi są także bardziej otwarci na odważne interpretacje przepisów podatkowych. Na bieżąco śledzą oni interpretacje Urzędów Skarbowych oraz wyroki sądów w sprawach podatkowych. Tytuł doradcy podatkowego uzyskuje osoba, której uda się przejść przez surowe sito egzaminacyjne w Ministerstwie Finansów i posiada odpowiedni staż zawodowy. W trakcie wykonywania zawodu doradcy podatkowi mają obowiązek nieustannego dokształcania się, co dodatkowo gwarantuje prawidłowe wykonywania tego zawodu._ _

Koszt prowadzenia księgowości przez biuro lub kancelarię ustalany jest zawsze indywidualnie, biorąc pod uwagę skalę działalności, ilość dokumentów księgowych oraz stopień skomplikowania dokonywanych transakcji. Najczęściej cena za prowadzenie PKPiR wynosi od 200 zł do 800 zł netto. Wyższe ceny są za prowadzenie pełnej księgowości. W tym przypadku przedsiębiorca może liczyć się z wydatkiem oscylującym od kwoty 800 zł to nawet kilku tysięcy złotych w przypadku dużych spółek.

Księgowy w firmie to opcja najdroższa i zalecana przede wszystkim dla firm prowadzących pełną księgowość, a także dla tych jednostek, których skala działalności jest duża. Rozwiązanie to jest z pewnością najwygodniejsze dla zarządzających, ponieważ dostęp do danych finansowo - księgowych jest zawsze w siedzibie firmy. Przedsiębiorca ma pod ręką aktualne narzędzie do analizy i kontroli istotnych danych finansowych. Ten komfort kosztuje jednak prowadzącego działalność około 5000 zł brutto miesięcznie (podany koszt zatrudnienia księgowe jest orientacyjny i zależy od doświadczenia i kompetencji zatrudnianego pracownika)._ _

Pamiętaj by wybór formy prowadzenia księgowości lub też zmianę sposobu prowadzenia rozliczeń zgłosić do CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Termin do dokonania tego zgłoszenia lub jego zmiany wynosi 7 dni od daty zmiany. W przypadku podmiotów prowadzących pełną księgowość należy pamiętać o zgłoszeniu biura lub kancelarii podatkowej na druku NIP-2.