*Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika wprost z przepisów Kodeksu pracy. Dokumentacja musi być tak prowadzona by nie uległa zniszczeniu lub uszkodzeniu. *
Z przepisów wynika m.in. sposób dokumentowania przyjęcia pracownika do pracy (rodzaj dokumentów, które pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie), a także sposób prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.
Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika
Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia pracodawca może zażądać od osób ubiegających się o zatrudnienie złożenia m.in. wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii, świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów
Przepis Kodeksu pracy (art. 94 pkt. 9a i 9b) zawiera ogólny obowiązek dotyczący prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Szczegóły dotyczące zakresu prowadzonej dokumentacji, sposobu jej gromadzenia i przechowywania (w tym okresu przechowywania), udostępniania dokumentów do wglądu, a także postępowania z dokumentacją pracowniczą w przypadku likwidacji pracodawcy czy przejmowania zakładu przez innego pracodawcę zostały uregulowane w innych aktach prawnych m.in. w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.).
potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym ubiegania się o zatrudnienie, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania proponowanej pracy, orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, a także innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Kandydat do pracy może dodatkowo przedłożyć *dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, *świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym, niż rok ubiegania się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Pracodawca może *żądać oryginałów wspomnianych dokumentów jedynie do wglądu albo w celu sporządzenia ich odpisów lub kopii, *które przechowuje w aktach osobowych pracownika.
*Umowę o pracę sporządza pracodawca w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, *z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych. Dotyczy to także pisemnego potwierdzenia rodzaju i warunków umowy o pracę zawartej z pracownikiem ustnie lub przez dopuszczenie do pracy, które to potwierdzenie doręcza się zainteresowanemu za pisemnym poświadczeniem odbioru.
Co istotne, przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy, jak też z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, a ponadto z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w ustawach normujących zasady wykonywania danego rodzaju pracy.
Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika z osobna tzw. akt osobowych. Akta te składają się z trzech części: A, B i C. Należy podkreślić, że dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt powinny być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane; każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
W części A pracodawca przechowuje dokumenty *związane z ubieganiem się o zatrudnienie *(np. wypełniony kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy od wcześniejszych pracodawców czy dokumenty potwierdzające posiadane wykształcenie i kwalifikacje zawodowe).
Część B powinna zawierać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę, dokumenty potwierdzające przekazanie pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu).
*W części C *natomiast, pracodawca umieszcza dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy).
Poza aktami osobowymi pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy i wypadków w drodze do pracy, a także świadczeń związanych z chorobami i wypadkami.
Ponadto, dla każdego pracownika powinna być prowadzona karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a także karta ewidencyjna dotyczącą przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej bądź ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
[
Świadectwo pracy to obowiązek pracodawcy ]( http://msp.money.pl/wiadomosci/kadry/artykul/swiadectwo;pracy;to;obowiazek;pracodawcy,137,0,654729.html )
Należy podkreślić, że zgodnie z art. 85 § 5 k.p., pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie. Z tego względu, dokumentacja płacowa - nawet jeżeli prowadzona jest w formie elektronicznej - powinna przybrać również formę pisemną. Tylko w ten sposób można zapewnić pracownikowi oraz organom kontrolnym realizację prawa wglądu w dokument.
Zasady postępowania z dokumentami w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, likwidacji lub upadłości zakładu pracy
W sytuacji przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę albo w odrębnych przepisach, przewidujących dla nowego pracodawcy następstwo w trwających stosunkach pracy, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać pracodawcy przejmującemu pracowników ich akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obowiązek taki nie powstaje zatem w razie zmiany zatrudnienia na zasadach ogólnych. Mimo ustania stosunku pracy pracodawca powinien w dalszym ciągu być w posiadaniu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy byłego pracownika.
Zasady postępowania z dokumentacją pracowniczą w razie likwidacji lub upadłości pracodawcy reguluje ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowywania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejonowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych na ten cel.
Naruszenie obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej w sposób określony w rozporządzeniu lub pozostawianie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących zniszczeniem lub uszkodzeniem stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 i pkt 7 k.p.). W chwili obecnej wykroczenie takie zagrożone jest karą grzywny w wysokości od 1.000 do 30.000zł.
Naruszenie obowiązku prowadzenia dokumentacji może wywoływać również inne skutki prawne. Pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że w przypadku ewentualnego sporu sądowego, na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia (por. wyrok Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99).
Karolina Sobczuk jest prawnikiem w Kancelarii MP&W