2008-07-14 12:38

Dokumentacja pracownicza

Do istotnych zadań pracodawcy należy prowadzenie prawidłowej i pełnej dokumentacji pracowniczej. O tym, jakie dokumenty należy gromadzić w związku z zatrudnianiem pracowników decydują przepisy prawa pracy.

Poniżej przedstawiamy wykaz dokumentów, zawarty w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)

* Akta osobowe pracownika
* Choroby zawodowe
* Ewidencja czasu pracy
* Ewidencja wynagrodzeń
* Odzież i środki ochrony indywidualnej

Akta osobowe pracownika

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika z osobna tzw. akt osobowych. Akta te składają się z 3 części: A, B i C.

Należy podkreślić, iż dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

A oto szczegółowy spis dokumentów poukładanych wg trzech wspomnianych we wstępie grup.

Część A - tu pracodawca przechowuje dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

* wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
* świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
* dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
* świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
* orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
* innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Część B - tutaj umieścić należy dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

W tej części gromadzi się m.in. takie dokumenty:

* umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
* pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z:
o przepisami regulaminu pracy,
o z informacjami, które pracodawca ma obowiązek wręczyć pracownikowi na piśmie w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (m.in. o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę, urlopie wypoczynkowym itd.),
o z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
o z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
o a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy
* zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
* oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
* dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
* dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
* oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
* dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
* pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
* dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
* orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
* umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
* wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,
* wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
* korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
* kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
* informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Tutaj archiwizować należy:

* oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
* dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
* kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
* potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
* umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
* orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Choroby zawodowe

Oprócz akt osobowych pracodawca prowadzić powinien dokumentację dotyczącą:

* podejrzeń o choroby zawodowe,
* chorób zawodowych,
* wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy,
* a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca zobowiązany jest także do założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

* pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
* dyżury,
* urlopy,
* zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
* w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

Ponadto do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Ewidencja wynagrodzeń

Osobno dla każdego pracownika założyć i prowadzić należy imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
Odzież i środki ochrony indywidualnej

Podobnie jak w poprzednich punktach - i w tym przypadku każdy pracownik powinien mieć swoją kartę ewidencyjną przydziału:

* odzieży i obuwia roboczego
* środków ochrony indywidualnej,
* wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

JAK ZAŁOŻYĆ FIRMĘ - PRZEWODNIK KROK PO KROKU!