Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem wskazanych w art. 16 ust. 1 tejże ustawy.
Dlatego też twierdzenie, że podstawą do zaliczenia danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest jedynie faktura, nie jest prawdziwe. Jednocześnie żaden przepis wspomnianej ustawy nie uzależnia możliwości zaliczenia wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów od sposobu ich udokumentowania.
Należy zauważyć, iż zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.) podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe. Oprócz faktur VAT, dokumentów celnych i rachunków takimi dowodami są również dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie (§ 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia).
Dlatego też podatnik nie posiadając faktury VAT potwierdzającej zakup towaru lub usługi, może dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jeżeli dysponuje innym dokumentem, który spełnia powyższe wymagania.