Na skróty
Money.plFirmaWiadomościPodatkiJak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?
2009-12-16 08:47

Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?

Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?
[fot: Picsfive/Dreamstime.com]

Autor: Edyta Świąder


Spóźnienie w dostarczenie dokumentu nie powinno wpłynąć na sposób zaksięgowania wydatku.

Odbiór faktury przez upoważnionego do tej czynności pracownika jest zjawiskiem powszechnym w praktyce wielu przedsiębiorstw. Niewątpliwie jednak równie powszechnym jest zapominanie przez pracownika o tym, że dokumenty należy przekazać do firmy.

Często więc faktury docierają do księgowości z dużym opóźnieniem, co może rodzić wątpliwości w kwestii ujęcia wydatku w księgach rachunkowych.

Zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (ustawy), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przez nią przychody i związane z tymi przychodami koszty dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.

Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło.

Dodatkowo należy podkreślić, że zapisów w księgach jednostki dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, którymi mogą być zarówno dokumenty o charakterze zewnętrznym jak i wewnętrznym.

Jeżeli zatem przyjmiemy, że typowym dla przedsiębiorstw okresem sprawozdawczym jest miesiąc, to zgodnie z powyższymi zasadami wszystkie zdarzenia powinny być ewidencjonowane w miesiącu, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego, którym w przypadku zakupu towarów i materiałów jest dokument Pz - przyjęcie zewnętrzne.

Dostarczenie przez pracownika z dużym opóźnieniem faktury za dostawę materiałów czy towarów nie powinno mieć wpływu na ujęcie zdarzenia w księgach w okresie, którego dotyczyło. Należy w takich przypadkach sporządzić dowód wewnętrzny i wykazać dostawę towarów czy materiałów jako niefakturowaną.

Rozliczenie zakupu
Konto Treść Wn Ma
1. Sierpień - Pz - przyjęcie zakupionych materiałów
30- Rozliczenie zakupu przyjęcie zakupionych materiałów
5.000
31- Materiały przyjęcie zakupionych materiałów 5.000
2. Sierpień - Rw - rozchód zakupionych materiałów


31- Materiały rozchód zakupionych materiałów 5.000
4- Zużycie materiałów rozchód zakupionych materiałów 5.000
3. Listopad - Faktura VAT - dostarczona przez pracownika z opóźnieniem faktura dokumentująca zakup materiałów w sierpniu.
30- Rozliczenie zakupu zakup materiałów 5.000
20- Rozrachunki z dostawcami zakup materiałów
6.100
22- Rozrachunki z tyt. VAT zakup materiałów 1.100

Często jednak okazuje się, że przechowywana przez pracownika faktura dotyczy drobnych wydatków np. na zakup paliwa. Wówczas należy kierować się przede wszystkim istotnością poniesionego wydatku i tym czy brak ewidencji tego wydatku w miesiącu, którego dotyczył będzie miał znaczący wpływ na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowo-finansowej jednostki.


Pracownik działu księgowości w BSO Outsourcing Sp. z o.o. we Wrocławiu



Pochwal się na swojej stronie,
że czytasz Money.pl
Przejdź do kalulatorów Money.pl.
Drukuj ten artykuł.
Czytam Money.pl


2012-03-25 21:43:13 89.17.224.* | carer
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [0]
Witam
Ja mam następujący przypadek. Dostałem fv za pewną usługę powiedzmy w maju (data wystawienia fv), usługa była wykonana w marcu (dzierżawa pomieszczenia w miesiącu marzec...) a termin płatności wyznaczony jest na połowę kwietnia. Jak ją zaksięgować (rozliczam się kwartalnie) i co z vatem?
2012-03-14 21:28:49 164.126.76.* | a092176
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [0]
mam maly problem z faktura,
Po krotce chodzi o to ze zostala wystawiona faktura sprzedazowa , ktora trafila do klienta ,
jednakkk wystawca nie zaksiegowal jej i juz teraz niebardzo moze bo miesiac zamkniety etc
najlepiej byloby ja anulowac w systemie, tylko ze odbiorca prawdopodobnie ja juz zaksiegowal u siebie ...
co mozna zrobic w takim przypadku
bedze wdzieczna za odpowiedz
10 awans
2009-12-17 23:54:11 83.13.91.* | Jarek Ko
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [3]
Jest tu rozpatrywana sytuacja w której księgowość "wie" o poniesionym koszcie a pracownik nie dostarczył na czas faktury. A co jeśli księgowość nie wie o istnieniu faktury kosztowej i dowiaduje się dopiero np. po 3 miesiącach, jak pracownikowi wpadnie w ręce przy sprzątaniu samochodu? I co z podatkiem VAT? Jeśli dobrze pamiętam podatek VAT można rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury lub w następnym. A więc w trzecim miesiącu już nie. A może jest jakiś mechanizm, który pozwala odliczyć podatek VAT od faktury, którą otrzymujemy w trzecim miesiącu?

pozdrawiam.
2009-12-21 14:21:21 57.67.141.* | tttt
Prosty mechanizm dyscyplinujący pracowników - jeśli firma ponosi koszt z tytułu nieodliczonego VAtu - powinna pociągnąć pracownika do odpowiedzialności i zażądać zwrotu utraconej kwoty. Należy to oczywiście dobrze opisać, zawrzeć w wewnętrznej polityce rozliczania wydatków służbowych, itp. Po jednej takiej sytuacji (i dużej awanturze) - wszyscy pracownicy grzecznie zaczynają przynosić dokumenty na czas bo plotka się szybko rozchodzi.
Przetestowane, chociaż awantura była niemała.
-1 spadek
2009-12-20 21:44:58 77.253.187.* | lesmari
vat odliczamy w ciągu trzech miesięcy od daty otrzymania fv , jeśli fv wpłynie po tym okresie masz przynajmniej dwa warianty "obejścia" problemu 1) zaznaczasz że fv wpłynęła do księgowości w dacie do 3 miesięcy wstecz lub 2) - bezpieczniej - zwracasz się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu i wówczas nie masz żadnego problemu z odliczeniem. Odnośnie podatku dochodowego spokojnie rozliczasz ją w roku którego dotyczyła, jeśli jest to przełom roku mały zonk, ale od czego są dowody wewnętrzne czy noty księgowe :)
2009-12-19 10:13:34 89.229.51.* | KIKAJ
Jeśli VAT rozliczamy miesięcznie to podatek ten możemy rozliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w 2 następnych miesiącach. Jeśli VAT rozliczamy kwartalnie to analogicznie: w kwartale w którym otrzymaliśmy fakturę lub w 2 następnych kwartałach. W mojej firmie stosujemy stawianie pieczątek na dokumencie z datą wpływu dokumentu do firmy.
2009-12-16 12:43:35 195.20.110.* | Miras010
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [3]
Ciekawe, jak w terminologii skarbowej zdefiniowane jest pojęcie istotności poniesionego wydatku? Jeśli coś zależy od uznania przez urzędnika skarbówki, to z góry trzeba założyć, że będzie źle ...Więc doradzam dużą ostrożność podczas klasyfikowania wydatków.
2009-12-17 21:31:16 94.42.60.* | paweel
Udajemy , że zaginęła i prosimy wystawcę o duplikat , który księgujemy z datą wpływu .
2012-04-13 09:32:15 91.229.84.* | zet152
tez tak robie :)
2012-02-29 22:05:45 77.254.199.* | sabinka
no albo korekta deklaracji vat za okres, którego dotyczy ta faktura zapomniałeś?
Podobne wiadomości
Czy można skorygować fakturę do zera? Czy można skorygować fakturę do zera?
Zobacz, czym może skutkować takie działanie.

Polecamy produkty dla firm

PRZYDATNE LINKI

To nowość w podatkach. Minimalne terminy na... To nowość w podatkach. Minimalne terminy na...
Zmienione zasady fakturowania już obowiązują. Wyjaśniamy, na czym polega rewolucja.