Najpopularniejszy w Polsce portal o finansach i biznesie
Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?

Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?

Fot. Picsfive/Dreamstime.com
Spóźnienie w dostarczenie dokumentu nie powinno wpłynąć na sposób zaksięgowania wydatku.

Odbiór faktury przez upoważnionego do tej czynności pracownika jest zjawiskiem powszechnym w praktyce wielu przedsiębiorstw. Niewątpliwie jednak równie powszechnym jest zapominanie przez pracownika o tym, że dokumenty należy przekazać do firmy.

Często więc faktury docierają do księgowości z dużym opóźnieniem, co może rodzić wątpliwości w kwestii ujęcia wydatku w księgach rachunkowych.

Zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (ustawy), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przez nią przychody i związane z tymi przychodami koszty dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.

Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło.

Dodatkowo należy podkreślić, że zapisów w księgach jednostki dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, którymi mogą być zarówno dokumenty o charakterze zewnętrznym jak i wewnętrznym.

Jeżeli zatem przyjmiemy, że typowym dla przedsiębiorstw okresem sprawozdawczym jest miesiąc, to zgodnie z powyższymi zasadami wszystkie zdarzenia powinny być ewidencjonowane w miesiącu, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego, którym w przypadku zakupu towarów i materiałów jest dokument Pz - przyjęcie zewnętrzne.

Dostarczenie przez pracownika z dużym opóźnieniem faktury za dostawę materiałów czy towarów nie powinno mieć wpływu na ujęcie zdarzenia w księgach w okresie, którego dotyczyło. Należy w takich przypadkach sporządzić dowód wewnętrzny i wykazać dostawę towarów czy materiałów jako niefakturowaną.

Rozliczenie zakupu
Konto Treść Wn Ma
1. Sierpień - Pz - przyjęcie zakupionych materiałów
30- Rozliczenie zakupu przyjęcie zakupionych materiałów
5.000
31- Materiały przyjęcie zakupionych materiałów 5.000
2. Sierpień - Rw - rozchód zakupionych materiałów


31- Materiały rozchód zakupionych materiałów 5.000
4- Zużycie materiałów rozchód zakupionych materiałów 5.000
3. Listopad - Faktura VAT - dostarczona przez pracownika z opóźnieniem faktura dokumentująca zakup materiałów w sierpniu.
30- Rozliczenie zakupu zakup materiałów 5.000
20- Rozrachunki z dostawcami zakup materiałów
6.100
22- Rozrachunki z tyt. VAT zakup materiałów 1.100

Często jednak okazuje się, że przechowywana przez pracownika faktura dotyczy drobnych wydatków np. na zakup paliwa. Wówczas należy kierować się przede wszystkim istotnością poniesionego wydatku i tym czy brak ewidencji tego wydatku w miesiącu, którego dotyczył będzie miał znaczący wpływ na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowo-finansowej jednostki.


Pracownik działu księgowości w BSO Outsourcing Sp. z o.o. we Wrocławiu

BSO
Czytaj także
Polecane galerie
carer
89.17.224.* 2012-03-25 21:43
Witam
Ja mam następujący przypadek. Dostałem fv za pewną usługę powiedzmy w maju (data wystawienia fv), usługa była wykonana w marcu (dzierżawa pomieszczenia w miesiącu marzec...) a termin płatności wyznaczony jest na połowę kwietnia. Jak ją zaksięgować (rozliczam się kwartalnie) i co z vatem?
a092176
164.126.76.* 2012-03-14 21:28
mam maly problem z faktura,
Po krotce chodzi o to ze zostala wystawiona faktura sprzedazowa , ktora trafila do klienta ,
jednakkk wystawca nie zaksiegowal jej i juz teraz niebardzo moze bo miesiac zamkniety etc
najlepiej byloby ja anulowac w systemie, tylko ze odbiorca prawdopodobnie ja juz zaksiegowal u siebie ...
co mozna zrobic w takim przypadku
bedze wdzieczna za odpowiedz
Jarek Ko
83.13.91.* 2009-12-17 23:54
Jest tu rozpatrywana sytuacja w której księgowość "wie" o poniesionym koszcie a pracownik nie dostarczył na czas faktury. A co jeśli księgowość nie wie o istnieniu faktury kosztowej i dowiaduje się dopiero np. po 3 miesiącach, jak pracownikowi wpadnie w ręce przy sprzątaniu samochodu? I co z podatkiem VAT? Jeśli dobrze pamiętam podatek VAT można rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury lub w następnym. A więc w trzecim miesiącu już nie. A może jest jakiś mechanizm, który pozwala odliczyć podatek VAT od faktury, którą otrzymujemy w trzecim miesiącu?

pozdrawiam.
Zobacz więcej komentarzy (10)