Na skróty
Money.plFirmaWiadomościPodatkiJak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?
2009-12-16 08:47

Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?

Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?
fot: Picsfive/Dreamstime.com

Autor: Edyta Świąder


Spóźnienie w dostarczenie dokumentu nie powinno wpłynąć na sposób zaksięgowania wydatku.

Odbiór faktury przez upoważnionego do tej czynności pracownika jest zjawiskiem powszechnym w praktyce wielu przedsiębiorstw. Niewątpliwie jednak równie powszechnym jest zapominanie przez pracownika o tym, że dokumenty należy przekazać do firmy.

Często więc faktury docierają do księgowości z dużym opóźnieniem, co może rodzić wątpliwości w kwestii ujęcia wydatku w księgach rachunkowych.

Zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (ustawy), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przez nią przychody i związane z tymi przychodami koszty dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.

Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło.

Dodatkowo należy podkreślić, że zapisów w księgach jednostki dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, którymi mogą być zarówno dokumenty o charakterze zewnętrznym jak i wewnętrznym.

Jeżeli zatem przyjmiemy, że typowym dla przedsiębiorstw okresem sprawozdawczym jest miesiąc, to zgodnie z powyższymi zasadami wszystkie zdarzenia powinny być ewidencjonowane w miesiącu, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego, którym w przypadku zakupu towarów i materiałów jest dokument Pz - przyjęcie zewnętrzne.

Dostarczenie przez pracownika z dużym opóźnieniem faktury za dostawę materiałów czy towarów nie powinno mieć wpływu na ujęcie zdarzenia w księgach w okresie, którego dotyczyło. Należy w takich przypadkach sporządzić dowód wewnętrzny i wykazać dostawę towarów czy materiałów jako niefakturowaną.

Rozliczenie zakupu
Konto Treść Wn Ma
1. Sierpień - Pz - przyjęcie zakupionych materiałów
30- Rozliczenie zakupu przyjęcie zakupionych materiałów
5.000
31- Materiały przyjęcie zakupionych materiałów 5.000
2. Sierpień - Rw - rozchód zakupionych materiałów


31- Materiały rozchód zakupionych materiałów 5.000
4- Zużycie materiałów rozchód zakupionych materiałów 5.000
3. Listopad - Faktura VAT - dostarczona przez pracownika z opóźnieniem faktura dokumentująca zakup materiałów w sierpniu.
30- Rozliczenie zakupu zakup materiałów 5.000
20- Rozrachunki z dostawcami zakup materiałów
6.100
22- Rozrachunki z tyt. VAT zakup materiałów 1.100

Często jednak okazuje się, że przechowywana przez pracownika faktura dotyczy drobnych wydatków np. na zakup paliwa. Wówczas należy kierować się przede wszystkim istotnością poniesionego wydatku i tym czy brak ewidencji tego wydatku w miesiącu, którego dotyczył będzie miał znaczący wpływ na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowo-finansowej jednostki.


Pracownik działu księgowości w BSO Outsourcing Sp. z o.o. we Wrocławiu



Pochwal się na swojej stronie,
że czytasz Money.pl
Przejdź do kalulatorów Money.pl.
Drukuj ten artykuł.
Czytam Money.pl


2012-03-25 21:43:13 89.17.224.* | carer
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [0]
Witam
Ja mam następujący przypadek. Dostałem fv za pewną usługę powiedzmy w maju (data wystawienia fv), usługa była wykonana w marcu (dzierżawa pomieszczenia w miesiącu marzec...) a termin płatności wyznaczony jest na połowę kwietnia. Jak ją zaksięgować (rozliczam się kwartalnie) i co z vatem?
2012-03-14 21:28:49 164.126.76.* | a092176
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [0]
mam maly problem z faktura,
Po krotce chodzi o to ze zostala wystawiona faktura sprzedazowa , ktora trafila do klienta ,
jednakkk wystawca nie zaksiegowal jej i juz teraz niebardzo moze bo miesiac zamkniety etc
najlepiej byloby ja anulowac w systemie, tylko ze odbiorca prawdopodobnie ja juz zaksiegowal u siebie ...
co mozna zrobic w takim przypadku
bedze wdzieczna za odpowiedz
10 awans
2009-12-17 23:54:11 83.13.91.* | Jarek Ko
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [3]
Jest tu rozpatrywana sytuacja w której księgowość "wie" o poniesionym koszcie a pracownik nie dostarczył na czas faktury. A co jeśli księgowość nie wie o istnieniu faktury kosztowej i dowiaduje się dopiero np. po 3 miesiącach, jak pracownikowi wpadnie w ręce przy sprzątaniu samochodu? I co z podatkiem VAT? Jeśli dobrze pamiętam podatek VAT można rozliczyć w miesiącu wystawienia faktury lub w następnym. A więc w trzecim miesiącu już nie. A może jest jakiś mechanizm, który pozwala odliczyć podatek VAT od faktury, którą otrzymujemy w trzecim miesiącu?

pozdrawiam.
2009-12-21 14:21:21 57.67.141.* | tttt
Prosty mechanizm dyscyplinujący pracowników - jeśli firma ponosi koszt z tytułu nieodliczonego VAtu - powinna pociągnąć pracownika do odpowiedzialności i zażądać zwrotu utraconej kwoty. Należy to oczywiście dobrze opisać, zawrzeć w wewnętrznej polityce rozliczania wydatków służbowych, itp. Po jednej takiej sytuacji (i dużej awanturze) - wszyscy pracownicy grzecznie zaczynają przynosić dokumenty na czas bo plotka się szybko rozchodzi.
Przetestowane, chociaż awantura była niemała.
-1 spadek
2009-12-20 21:44:58 77.253.187.* | lesmari
vat odliczamy w ciągu trzech miesięcy od daty otrzymania fv , jeśli fv wpłynie po tym okresie masz przynajmniej dwa warianty "obejścia" problemu 1) zaznaczasz że fv wpłynęła do księgowości w dacie do 3 miesięcy wstecz lub 2) - bezpieczniej - zwracasz się do sprzedawcy o wystawienie duplikatu i wówczas nie masz żadnego problemu z odliczeniem. Odnośnie podatku dochodowego spokojnie rozliczasz ją w roku którego dotyczyła, jeśli jest to przełom roku mały zonk, ale od czego są dowody wewnętrzne czy noty księgowe :)
2009-12-19 10:13:34 89.229.51.* | KIKAJ
Jeśli VAT rozliczamy miesięcznie to podatek ten możemy rozliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w 2 następnych miesiącach. Jeśli VAT rozliczamy kwartalnie to analogicznie: w kwartale w którym otrzymaliśmy fakturę lub w 2 następnych kwartałach. W mojej firmie stosujemy stawianie pieczątek na dokumencie z datą wpływu dokumentu do firmy.
2009-12-16 12:43:35 195.20.110.* | Miras010
Re: Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem? [3]
Ciekawe, jak w terminologii skarbowej zdefiniowane jest pojęcie istotności poniesionego wydatku? Jeśli coś zależy od uznania przez urzędnika skarbówki, to z góry trzeba założyć, że będzie źle ...Więc doradzam dużą ostrożność podczas klasyfikowania wydatków.
2009-12-17 21:31:16 94.42.60.* | paweel
Udajemy , że zaginęła i prosimy wystawcę o duplikat , który księgujemy z datą wpływu .
2012-04-13 09:32:15 91.229.84.* | zet152
tez tak robie :)
2012-02-29 22:05:45 77.254.199.* | sabinka
no albo korekta deklaracji vat za okres, którego dotyczy ta faktura zapomniałeś?
Podobne wiadomości
Korekta czy anulowanie faktury - od czego to zależy? Korekta czy anulowanie faktury - od czego to zależy?
Często zmieniające się przepisy dotyczące fakturowania nie ułatwiają przedsiębiorcom pracy.

Polecamy produkty dla firm

PRZYDATNE LINKI

To nowość w podatkach. Minimalne terminy na... To nowość w podatkach. Minimalne terminy na...
Zmienione zasady fakturowania już obowiązują. Wyjaśniamy, na czym polega rewolucja.