Na skróty
Money.plFirmaWiadomościPodatkiJak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?
2009-12-16 08:47

Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?

Jak zaksięgować fakturę przekazaną z opóźnieniem?
[fot: Picsfive/Dreamstime.com]

Autor: Edyta Świąder


Spóźnienie w dostarczenie dokumentu nie powinno wpłynąć na sposób zaksięgowania wydatku.

Odbiór faktury przez upoważnionego do tej czynności pracownika jest zjawiskiem powszechnym w praktyce wielu przedsiębiorstw. Niewątpliwie jednak równie powszechnym jest zapominanie przez pracownika o tym, że dokumenty należy przekazać do firmy.

Często więc faktury docierają do księgowości z dużym opóźnieniem, co może rodzić wątpliwości w kwestii ujęcia wydatku w księgach rachunkowych.

Zgodnie z zasadą memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (ustawy), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przez nią przychody i związane z tymi przychodami koszty dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty.

Ponadto w myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które w tym okresie sprawozdawczym wystąpiło.

Dodatkowo należy podkreślić, że zapisów w księgach jednostki dokonuje się na podstawie dowodów źródłowych, którymi mogą być zarówno dokumenty o charakterze zewnętrznym jak i wewnętrznym.

Jeżeli zatem przyjmiemy, że typowym dla przedsiębiorstw okresem sprawozdawczym jest miesiąc, to zgodnie z powyższymi zasadami wszystkie zdarzenia powinny być ewidencjonowane w miesiącu, którego dotyczą i na podstawie, bądź dokumentu zewnętrznego jakim jest np. faktura, bądź dowodu wewnętrznego, którym w przypadku zakupu towarów i materiałów jest dokument Pz - przyjęcie zewnętrzne.

Dostarczenie przez pracownika z dużym opóźnieniem faktury za dostawę materiałów czy towarów nie powinno mieć wpływu na ujęcie zdarzenia w księgach w okresie, którego dotyczyło. Należy w takich przypadkach sporządzić dowód wewnętrzny i wykazać dostawę towarów czy materiałów jako niefakturowaną.

Rozliczenie zakupu
Konto Treść Wn Ma
1. Sierpień - Pz - przyjęcie zakupionych materiałów
30- Rozliczenie zakupu przyjęcie zakupionych materiałów
5.000
31- Materiały przyjęcie zakupionych materiałów 5.000
2. Sierpień - Rw - rozchód zakupionych materiałów


31- Materiały rozchód zakupionych materiałów 5.000
4- Zużycie materiałów rozchód zakupionych materiałów 5.000
3. Listopad - Faktura VAT - dostarczona przez pracownika z opóźnieniem faktura dokumentująca zakup materiałów w sierpniu.
30- Rozliczenie zakupu zakup materiałów 5.000
20- Rozrachunki z dostawcami zakup materiałów
6.100
22- Rozrachunki z tyt. VAT zakup materiałów 1.100

Często jednak okazuje się, że przechowywana przez pracownika faktura dotyczy drobnych wydatków np. na zakup paliwa. Wówczas należy kierować się przede wszystkim istotnością poniesionego wydatku i tym czy brak ewidencji tego wydatku w miesiącu, którego dotyczył będzie miał znaczący wpływ na prawidłowe przedstawienie sytuacji majątkowo-finansowej jednostki.


Pracownik działu księgowości w BSO Outsourcing Sp. z o.o. we Wrocławiu



Pochwal się na swojej stronie,
że czytasz Money.pl
Przejdź do kalulatorów Money.pl.
Drukuj ten artykuł.
Czytam Money.pl