Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą zaliczyć składki na ubezpieczenie społeczne do kosztów uzyskania przychodów lub odliczyć je od dochodu. Natomiast składkę zdrowotną można odjąć tylko bezpośrednio od podatku. Kiedy można dokonać tych odliczeń i jakich dokumentów wymagają?
Składki społeczne to ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz (dobrowolne) chorobowe. Właściciele firm muszą opłacać składki społeczne ZUS, ale jednocześnie powinni pamiętać, że składki te obniżają podatek dochodowy. W przypadku składek społecznych dostępne są dwa sposoby – zaliczenie ich do kosztów na równi z pozostałymi wydatkami lub odjęcie od dochodu.
W przypadku zaliczenia składek do kosztów, wpisywane są one do KPiR po stronie kosztów, wraz ze wszystkimi innymi wydatkami poniesionymi w celu uzyskania przychodu. Dzięki temu, kwoty składek odejmuje się od przychodu, co zmniejsza podstawę opodatkowania. Alternatywnie, przedsiębiorcy mogą odjąć te składki od dochodu. Wtedy przedsiębiorca nie wykazuje ich w KPiR, natomiast uwzględnia w rozliczeniu podatku dochodowego.
Oba rozwiązania tak naprawdę nie różnią się między sobą pod względem finansowym, gdyż obniżają dochód o taką samą kwotę. Zazwyczaj jednak korzystniejsze jest zaliczenie składek społecznych do kosztów uzyskania przychodu. Dlaczego?
Zaliczenie składek ZUS do kosztów firmowych ma znaczenie, gdy przedsiębiorca wykazuje stratę na koniec roku podatkowego – składki ZUS zaliczone do kosztów sprawiają, że jest większa. W przeciwnym razie, składki ZUS społeczne są dla straty neutralne. Ponieważ stratę na koniec roku podatkowego można rozliczać w ciągu kolejnych lat, korzystniej jest jednak uzyskać jak najwyższą kwotę straty.
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na którąś z tych metod rozliczania składek, powinien być w tym konsekwentny tzn. stosować przez cały rok podatkowy. Oczywiście, zastosowanie jednej metody odliczenia składek społecznych w danym okresie wyklucza drugą.
Składki na Fundusz Pracy mogą być tylko kosztem
Przedsiębiorcy na tzw. dużym ZUS-ie opłacają dodatkowo składkę na Fundusz Pracy. Kwota opłaty na Fundusz Pracy może trafić tylko do kosztów firmowych.
Składki na ubezpieczenie społeczne można odliczyć tylko po ich zapłaceniu
Jeśli przedsiębiorca nie zapłaci składek ZUS społecznych oraz na Fundusz Pracy, nie wolno mu wykazać ich w KPiR i tym samym zaliczyć do kosztów lub odjąć od dochodu. Warto jednak pamiętać, że przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia zaległych składek do kosztów, przy czym dopiero po ich zapłaceniu.
Oczywiście, nieterminowe opłacenie składek może wiązać się z koniecznością zapłacenia odsetek za zwłokę. Odsetek nie można jednak zakwalifikować do kosztów firmowych.
Co za tym idzie, składki ZUS społeczne oraz opłatę na Fundusz Pracy bierze się pod uwagę wyliczając zaliczkę na podatek dochodowy w momencie, w którym zostały zapłacone (a nie według okresu, którego dotyczą).
Składka zdrowotna nie może stanowić kosztu – odlicza się ją od podatku
W przypadku składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne, jedyna możliwość to odjęcie od podatku dochodowego części wydatku na ubezpieczenie zdrowotne. Odliczenie to wynosi 7,75% podstawy wymiaru składki, zaś obowiązujący wymiar wynosi 9% (jest to procent podstawy wymiaru, która obecnie wynosi 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia podawanego przez GUS).
Oznacza to, że w każdym okresie zaliczkę na podatek dochodowy obniża kwota nieco mniejsza, niż pełna składka zdrowotna, która w 2012 r. wynosi 254,55 zł. Podobnie jak w przypadku składek społecznych, wydatek na ubezpieczenie zdrowotne można wziąć pod uwagę wyliczając zaliczkę na podatek dochodowy w momencie jego zapłaty.
Potwierdzenie zapłaty składek ZUS jest niezbędne
Należy pamiętać, że aby którakolwiek składka ZUS mogła pomniejszyć podatek dochodowy, przedsiębiorca musi dysponować potwierdzeniem zapłaty. Dotyczy to zarówno składek na ubezpieczenie społeczne i Funduszu Pracy, jak i składek na ubezpieczenie zdrowotne. W związku z tym, właściciel firmy korzystającej z usług księgowych w biurze rachunkowym musi pamiętać, aby dostarczać księgowym dowody zapłaty składek ZUS wraz z pozostałymi dokumentami. W przeciwnym wypadku, księgowy nie ma prawa rozliczyć tych składek. Przedsiębiorcy prowadzący księgowość samodzielnie, muszą przechowywać potwierdzenia w dokumentacji.
Jako potwierdzenie zapłaty składek ZUS w zupełności wystarczy wydruk z konta bankowego, z którego przedsiębiorca dokonał przelewu.
Czytaj więcej w Money.pl