Wiele firm opiera swoją działalność na kontaktach biznesowych, zdobywaniu nowych klientów czy zawieraniu korzystnych umów. Często okazuje się, że przedsiębiorcy muszą w tym celu odbywać liczne podróże służbowe. Powinni więc wiedzieć, jakie dokumenty zachować z wyjazdu, by móc go po powrocie poprawnie rozliczyć.
Koszt wyżywienia a diety krajowe
Właściciel działalności gospodarczej może zaliczyć wydatki na jedzenie w podróży służbowej do kosztów podatkowych, ale wyłącznie do wysokości diet, które przysługują pracownikom w trakcie odbywanych delegacji (na mocy ustawy o podatku dochodowym)
. W 2016 roku stawki nie uległy zmianie. Zgodnie z ustaleniami Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej od marca 2013 roku, dieta pełna pozostaje na tym samym poziomie i wynosi 30 zł za dzień.
Noclegi w podróży służbowej
Delegacje pracownicze są rozliczane na zasadach tzw. ryczałtu za noclegi. Dla przedsiębiorców odbywających podróż służbową taka opcja nie jest jednak dostępna. Aby wydatki poniesione np.na wynajęcie pokoju mogły być potraktowane jako koszt uzyskania przychodu, muszą być odpowiednio udokumentowane. Paragon nie jest wystarczającym dowodem, konieczna jest faktura lub rachunek. Należy przy tym pamiętać, że do usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT, dlatego kosztem dla przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto za nocleg.
Jak rozliczyć koszty przejazdów?
Sposób rozliczenia dojazdu i powrotu jest uzależniony od rodzaju transportu, jakim przedsiębiorca wybiera się w podróż służbową. Publiczne środki lokomocji, takie jak samolot, pociąg czy autobus, wymagają okazania dowodu potwierdzającego przejazd. W tym przypadku sprawdzą się faktury, rachunki, a nawet bilety, które czasem bywają traktowane jako wystarczające pokwitowanie.
Jeśli jednak przedsiębiorca wybiera się w podróż samochodem, który jest środkiem trwałym firmy, powinien zachować dokumenty potwierdzające poczynione zakupy. Do kosztów podatkowych można zaliczyć zakupione paliwo, opłaty za przejazd autostradą czy bilety parkingowe. Przy użyciu auta prywatnego, do rozliczenia wydatków związanych z jego eksploatacją powinna być prowadzona tzw. kilometrówka.
Czas trwania podróży służbowej
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia wyjazdu do powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli wyjazd trwa krócej niż 24 godziny i trwa:
- poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje;
- od 8 do 12 godzin - dieta przysługuje w wysokości 50 proc.;
- powyżej 12 godzin - dieta przysługuje w całości;
Jeżeli natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, za każde 24 godziny przysługuje pełna wysokość kwoty, a za niepełną rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin - 50 proc. diety;
- powyżej 8 godzin - dieta w pełnej wysokości;