Księgowość w firmie. Kto za nią odpowiada?

Aby zminimalizować potencjalne dodatkowe koszty wynikające z tego, wielu przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych lub zatrudnia pracowników zajmujących się księgowością. Co istotne, całkowite uniknięcie tej odpowiedzialności nie jest jednak możliwe.

Księgowością w kontekście prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej można określić ogół czynności związanych z dopełnianiem formalności wynikających z przepisów. W praktyce oznacza to prowadzenie właściwych ewidencji w odpowiedni sposób, obliczanie kwot podatków, składanie deklaracji podatkowych, czy też przechowywanie dokumentacji. Przedsiębiorca może tych czynności dopełniać na trzy sposoby:

• korzystając z usług biura rachunkowego,
• zatrudniając pracownika dedykowanego do księgowości,
• samodzielnie.

Jednak niezależnie od wyboru, w każdym z wymienionych przypadków, jednoosobowy przedsiębiorca zawsze sam ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe sporządzanie dokumentacji, a także opłacanie podatków i składek ZUS. Odpowiada z tego tytułu całym swoim majątkiem. Dotyczy to także dodatkowych kosztów związanych z nieprawidłowościami w tym zakresie, takich jak:

• odsetek od nieterminowo opłaconych należności,
• opłat prolongacyjnych,
• domiaru podatku,
• innych należności. O jaką odpowiedzialność chodzi? Prowadzenie księgowości firmy jednoosobowego przedsiębiorcy wiąże się z ponoszeniem odpowiedzialności za zobowiązania _ publicznoprawne _ z czym może się wiązać odpowiedzialność karnoskarbowa. Co kryje się pod tymi pojęciami? W kontekście prowadzenia firmy, odpowiedzialność za zobowiązania publicznoprawne jest przede wszystkim związana z terminowym opłacaniem podatków i składek ZUS w należytych kwotach. Wiąże się z nią także odpowiedzialność karnoskarbowa, która dodatkowo nakłada na przedsiębiorcę obowiązki dotyczące prawidłowego prowadzenia dokumentacji. Innymi słowy, Kodeks Karny Skarbowy przewiduje jakie czyny mogą zostać uznane za nieprawidłowe oraz precyzuje maksymalny wymiar kar, które za nie grożą.

Zagadnienia odpowiedzialności za prawidłowe dopełnianie formalności w każdym z wymienionych sposobów prowadzenia księgowości są opisane poniżej.

Powierzenie księgowości biuru rachunkowemu, czyli firmie prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie księgowości, jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, których działalność wymaga stosunkowo skomplikowanych rozliczeń, a zatem istnieje ryzyko błędów (np. prowadzenia KPiR, rozliczania VAT, rozliczania pracowników).

Co prawda to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia, ale w takim modelu ma możliwość dochodzenia odszkodowania od biura rachunkowego w przypadku odprowadzenia należności publicznoprawnych w nieprawidłowy sposób. Odpowiedzialność odszkodowawcza z tego tytułu powstaje wówczas, gdy przedsiębiorca ponosi dodatkowe koszty związane z np. nieprawidłowym obliczeniem wysokości podatku, czy przesłaniem deklaracji do danej instytucji, o ile uchybienia te wynikną z winy biura rachunkowego. O tym fakcie może w dużej mierze decydować umowa o świadczenie usługi księgowej z danym biurem, dlatego nawiązując współpracę należy uważnie się jej przyjrzeć. Taka umowa powinna jasno i precyzyjnie określać zakres obowiązków:

• biura rachunkowego, np. prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rejestru VAT, czy sporządzanie deklaracji ZUS,
• przedsiębiorcy, np. rodzaje i terminy, w jakich należy dostarczyć dokumenty biuru rachunkowemu.

W praktyce oznacza to zazwyczaj, że przedsiębiorca może domagać się odszkodowania tylko wówczas, gdy dopełnił swoich obowiązków w należyty sposób. Np. dostarczył dokumenty w terminie zgodnym z umową, czy też wystawiał faktury sprzedażowe zgodne z prawem i we właściwych terminach. Oprócz tego dobrze, aby umowa wskazywała ubezpieczyciela, z którym biuro rachunkowe zawarło umowę ubezpieczenia oraz wysokość wynikającej z niej sumy ubezpieczenia. Przepisy nakładają na biura rachunkowe obowiązek wykupienia ubezpieczenie świadczonych usług księgowych na określoną kwotę, ale może ona być wyższa. Warto zwrócić na to uwagę.

Zatrudnienie w firmie pracownika na stanowisku księgowego zwykle oznacza znacznie wyższe koszty, niż skorzystanie z usług biura rachunkowego. Takie rozwiązanie wiąże się z odmiennym ukształtowaniem odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika zależnym od tego, czy jest zatrudniony na podstawie umowy zlecenia, czy na podstawie umowy o pracę. Niezależnie jednak od rodzaju umowy, taki pracownik nie musi dysponować certyfikatem księgowym Ministra Finansów ani posiadać OC, gdyż takie wymagania dotyczą osób usługowo prowadzących księgowość.

Księgowy pracujący na podstawie umowy zlecenia daje przedsiębiorcy w teorii takie same opcje związane z odszkodowaniem, jak biuro rachunkowe. W praktyce jednak, jeśli nie prowadzi działalności gospodarczej może nie dysponować ubezpieczeniem OC, co oznacza, że dochodzenie swoich praw w razie błędów takiego zleceniobiorcy jest trudniejsze. Zawarte powyżej uwagi dotyczące treści umowy z biurem rachunkowym warto też zastosować spisując umowę zlecenie z księgowym.

Natomiast odpowiedzialność odszkodowawcza księgowego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę jest taka sama, jak odpowiedzialność wszystkich innych pracowników – według ogólnej zasady, ogranicza się do równowartości trzymiesięcznego wynagrodzenia. Wyjątkiem od tej zasady jest umyślne uchybienie, ale w praktyce taki czyn może być bardzo trudny do udowodnienia. Oczywiście, księgowy zatrudniony na umowę o pracę także może dysponować ubezpieczeniem OC, które może dla niego wykupić sam pracodawca.

Samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy ma tę zaletę, że pozwala na zaoszczędzenie kwoty, którą należałoby zapłacić za usługę księgową (niezależnie od tego, kto się nią zajmuje). To rozwiązanie ma jednak pewne minusy związane z dopełnianiem formalności, o które trzeba dbać samodzielnie. Może to wiązać się z większym ryzykiem popełnienia błędów i ponoszenia ich konsekwencji, bez możliwości domagania się jakiegokolwiek odszkodowania. Jak łatwo się domyślić, im bardziej skomplikowane rozliczenia, tym większe ryzyko błędów i związanych z nimi konsekwencji. Co za tym idzie, samodzielne prowadzenie księgowości może nie być dobrym rozwiązaniem dla firm, które prowadzą skomplikowane rozliczenia, w tym rozliczają VAT, a także zatrudniają pracowników na umowy o pracę.

Np. odprowadzając _ należności publicznoprawne _ (podatki, składki ZUS) w niepełnej wysokości, przedsiębiorca nie ma możliwości rekompensaty poniesionych z tego tytułu dodatkowych kosztów. Analogicznie jest w przypadku nierzetelnego prowadzenia ksiąg podatkowych (np. KPiR), czy wystawiania wadliwych faktur, co jest zagrożone karami określonymi w Kodeksie Karnym Skarbowym.