2010-07-27 15:22

Po co i jak przeprowadza się inwentaryzację

Autor: Joanna Świtała

1/2

Każda jednostka gospodarcza działająca na podstawie ustawy o rachunkowości zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny i bezbłędny. Księgi rachunkowe powinny odzwierciedlać stan faktyczny zdarzeń mających miejsce w spółce. Zatem zarówno aktywa, jak i pasywa powinny podlegać weryfikacji i kontroli.

Każda jednostki na podstawie przepisów rozdziału 3 ustawy o rachunkowości przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację następujących pozycji:

1) aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji, maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa niewymienione w pkt 1 i 2 oraz wymienione w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

W jaki sposób przeprowadzić inwentaryzację

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości inwentaryzację przeprowadza się za pomocą:

• spisu z natury,
• otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów,
• porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Z ustawy wynika, że inwentaryzację należności w tym udzielonych pożyczek przeprowadza się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald. Obowiązek uzgodnienia stanu należności ciąży na wierzycielu i to on zobligowany jest do wysłania wyciągu z konta. Dłużnik zatem ma wyłącznie obowiązek uzgodnić stan swoich rozrachunków z wierzycielem.

Ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego akceptu w przypadku potwierdzenia salda. Co zatem spółka powinna zrobić w sytuacji, gdy nie otrzyma odpowiedzi o potwierdzeniu salda? Brak takiej odpowiedzi powinno traktować się jako saldo niepotwierdzone. Należy wówczas dokonać weryfikacji niepotwierdzonych sald w celu analizy należności spornych i wątpliwych.

Jak często należy przeprowadzać inwenturę

Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach i częstotliwości:
1) składniki aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczyna się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy do 15 dnia następnego roku,

2) zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadza się raz w ciągu 2 lat,

3) nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycje, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie – przeprowadza się raz w ciągu 4 lat,

4) zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadza się raz w roku,

5) zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadza się raz w roku.

Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji można tylko w dwóch sytuacjach:

• w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 ustawy jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych;
• w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Dokumentacja inwentaryzacji

Przepisy nie regulują zasad powoływania komisji spisowych ani szczegółowych zasad przeprowadzania spisu z natury. W związku z tym należy posiłkować się utrwalonymi w praktyce i zwyczajowo zasadami postępowania. Dokumentacja może zawierać zarówno uregulowania zasad przeprowadzania i rozliczania inwentury, jak i liczne wzory formularzy oraz protokołów.