dotyczy interpretacji przepisów w zakresie dokumentowania zdarzenia gospodarczego, a mianowicie: czy posiadane dokumenty tj. umowa obsługi księgowej i oświadczenie księgowej o pobieraniu wynagrodzenia za obsługę księgową, w opisanej sytuacji-utrata dokumentów, stanowi podstawę księgowania poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
sygnatura: IUSIPD1/415/22/05
autor: Pierwszy Urząd Skarbowy w Gliwicach
data: 2004-04-19
| słowa kluczowe: | dowód księgowy, księgowanie kosztów, zniszczenie dokumentów |
POSTANOWIENIE
Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gliwicach, działając na podstawie z art. 14a § 1 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60), stwierdza, że stanowisko przedstawione przez Panią we wniosku z dnia 28.01.2005 r., w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji przepisów w zakresie dokumentowania operacji gospodarczej poprzez wystawienie oświadczenia o poniesionym wydatku za okres od 01 stycznia 2002 r. do 30 czerwca 2004 r. jest nieprawidłowe.
UZASADNIENIE
W dniu 28.01.2005 r. do Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gliwicach wpłynął Pani wniosek o interpretację przepisów w sprawie określenia czy posiadane dokumenty tj. umowa obsługi księgowej i oświadczenie księgowej o pobieraniu wynagrodzenia za obsługę księgową, w opisanej sytuacji, stanowi podstawę księgowania poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Ponieważ wniosek nie spełniał wymogów określonych w art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, pismem z dnia 11.02.2005 r. znak IUSIPD1/410/70/05 tut. organ podatkowy wezwał Panią do uzupełnienia braków formalnych. Braki formalnie wniosku zostały usunięte dnia 23.02.2005 r.
W złożonych pismach przedstawiła Pani następujący stan faktyczny:
? obsługę księgową firmy, zgodnie z umową, prowadziło biuro rachunkowe,
? właścicielka biura porzuciła pracę i wyjechała z kraju,
? aktualnie odtwarza Pani dokumentację swojej firmy,
? właścicielka biura rachunkowego po powrocie oświadczyła, iż "w stanie załamania nerwowego zniszczyła dokumentację" wobec czego nie może Pani wyegzekwować duplikatów faktur za obsługę rachunkową firmy,
? właścicielka biura rachunkowego wystawiła oświadczenie, iż w okresie od 01 stycznia 2002 do 30 czerwca 2004 r. pobierała miesięcznie wynagrodzenie, na podstawie wystawionych faktur, kwocie 122 zł. brutto.
Uważa Pani, iż posiadane dokumenty, a mianowicie umowa zawarta w sprawie prowadzenia obsługi księgowej i oświadczenie o pobieraniu wynagrodzenia za wykonywaną usługę, w zaistniałej sytuacji, stanowią podstawę do zaksięgowania poniesionych wydatków.
Stosownie do postanowień przepisów art. 22 ust. 1 i 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23, a potrącane są tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Ponadto aby dany wydatek mógł zostać zaliczony, dla celów podatkowych, do kosztów uzyskania przychodów musi być odpowiednio dokumentowany.
Sprawę udokumentowania wydatków regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).
Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód,- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych? oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Z treści § 13 pkt 5 rozporządzenia wynika, że za dowody księgowe uważa się również inne dowody opłat, w tym dokonanych na podstawie książeczek opłat oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 cytowanego rozporządzenia.
Natomiast przepis § 14 ust. 1 tego rozporządzenia stanowi, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Jednakże dowody te zgodnie z ust. 2 pkt 7 tego paragrafu dotyczą wydatków związanych z opłatami: za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz, i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą, a podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.
W oparciu o powyższe przepisy przyjmuje się, iż zarachowanie wydatku do kosztów uzyskania przychodów danego roku podatkowego wymaga wykazania związku wydatku z osiągniętymi przychodami oraz potwierdzenia, że wydatek został faktycznie poniesiony w danym roku podatkowym, a co zatem idzie udokumentowania go stosownym dowodem księgowym odnoszącym się do danego roku podatkowego.
W szczególnej sytuacji, gdy brak jest dowodu źródłowego (faktury, rachunku) można przyjąć, iż podstawą księgowania będzie dowód księgowy potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, który zawiera co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dotyczy dowód, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, przedmiot operacji gospodarczej, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Ponieważ dokument, o którym mowa w piśmie nie stanowi dokumentu księgowego, stanowisko Pani uznano za nieprawidłowe.
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego w powołanym na wstępie piśmie oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania postanowienia.