Ład dokumentacyjny w spółkach prawa handlowego

Z punktu widzenia sprawnego zarządzania spółką (ale też każdą jednostką organizacyjną niezależnie od formy funkcjonowania) szczególnego znaczenia nabiera element związany z procedurami dokumentacyjnymi. Procedury dokumentowe regulujące procesy zarządzania dokumentacją umiejscawiane są w różnego rodzaju regulacjach wewnętrznych. Niektóre podmioty podejmują próby wprowadzania instrukcji kancelaryjnych zawierających wytyczne dotyczące zasad postępowania z dokumentami. Generalnie problematykę dokumentową powiązać można z kilkoma istotnymi obszarami, do których zaliczyć można: wytwarzanie dokumentów, zasady obiegu dokumentów i ich udostępniania, zasady postępowania z dokumentacją zastrzeżoną, regulacje dotyczące archiwizacji. Tytułowy ład dokumentacyjny odnosić należy w szczególności do zasad dotyczących postępowania z dokumentami korporacyjnymi, czyli tymi, które powstają w toku funkcjonowania organów spółki.

Jednym z elementów ładu dokumentacyjnego jest proces tworzenia dokumentów, a więc konstruowania treści zgodnych z wolą wytwórcy. W ramach stosunków cywilnoprawnych, dokonywania czynności prawnych uwzględnić trzeba zarówno wymogi przedmiotowo istotne (tzw. essentialia negotii) wymagane dla określonego typu czynności, składniki podmiotowo istotne wyrażające się w modyfikacji w zakresie elementów typowych - iuris dispositivi czynności prawnej z woli stron (tzw. accidentalia negotii), dotyczące np. zastrzeżeń, co do terminu, warunku, naturalia negotii, dotyczące elementów treści czynności prawnej, które nie muszą być objęte oświadczeniem woli, aby czynność prawna mogła dojść do skutku; do elementów czynności prawnej nie należą motywy czynności prawnej. W przypadku, gdy ustawodawca nie przewiduje szczególnych wymogów, co do treści, zastosowanie ma zasada autonomii woli stron wyrażona w art. 353? k.c. Dla skuteczności dokonywanej czynności prawnej pamiętać należy o zastosowaniu przewidzianej prawem formy czynności
prawnej (szaty zewnętrznej). Uwagę tą odnosi się także do ewentualnych modyfikacji umów. W obrębie tego zagadnienia w odniesieniu do spółek prawa handlowego pamiętać należy o zasadach reprezentacji przez wspólników, zarząd, pełnomocników lub prokurentów. W ostatniej zasygnalizowanej kwestii szczególną uwagę zwrócić trzeba na powołanie pełnomocnika, prokurenta, jak również właściwe udzielenie pełnomocnictwa, prokury. Odnosząc się do tworzenia dokumentacji korporacyjnej, rozumianej jako zbiory dokumentów powstające w związku z realizacją praw i obowiązków wspólników i organów spółek prawa handlowego, w k.s.h. określone zostały elementy obligatoryjne jak i fakultatywne. Dotyczy to zarówno dokumentów ustrojowych (umowa, statut), jak i dokumentów powstających w czasie funkcjonowania organów (konieczne elementy protokołów). Zwrócić należy uwagę, że w kodeksie spółek handlowych zawarto przepisy odnoszące się do dokumentów organizacyjnych (regulaminów organów), przy czym ustawodawca uregulował ten aspekt od strony
podmiotowej wskazując na uprawnienia określonych organów do tworzenia lub udzielania zgody na brzmienie regulaminu. Brak jest natomiast szczegółowych wskazówek dotyczących materii podlegającej rozstrzygnięciom regulaminowym. Oznacza to, że twórca regulaminu może zawrzeć według własnego uznania rozwiązania niezbędne z punktu widzenia zasad funkcjonowania danego organu. Oczywistym ograniczeniem "treściowym" jest niesprzeczność postanowień regulaminowych z przepisami prawa oraz postanowieniami umowy lub statutu spółki.

Zasady udostępniania dokumentów w spółkach prawa handlowego w ograniczonym zakresie regulowane są przepisami prawa. Co do zasady wspólnicy spółki jawnej (art. 38 § 2 k.s.h.), jak również partnerskiej oraz komplementariusze mają prawo przeglądania ksiąg i dokumentów spółki. Prawo to w spółkach osobowych ma charakter bezwzględny i nie może zostać ograniczone lub wyłączone postanowieniami umowy spółki. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jej wspólnikom przysługuje prawo indywidualnej kontroli (art. 212 § 1 k.s.h.), w tym uprawnienie do przeglądania ksiąg i dokumentów. Prawo to może zostać ograniczone lub wyłączone (art. 213 § 3 k.s.h.). Wprowadzając ograniczenie lub włączenie prawa indywidualnej kontroli, w tym także w odniesieniu do przeglądania ksiąg i dokumentów, pamiętać należy o art. 20 k.s..h., co nasuwa wniosek, że prawa tego nie powinno się pozbawiać jednych wspólników pozostawiając je w ramach uprawnień pozostałym. Uprawnienia dokumentowe przysługujące akcjonariuszom zostały w sposób
znaczący okrojone. Akcjonariusz ma prawo do przeglądania listy akcjonariuszy oraz żądać odpisu listy, a także żądać odpisu wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad (art. 407 § 1,2 k.s.h.); przeglądać księgę protokołów oraz żądać poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał (art. 421 § 3 k.s.h.). Akcjonariuszowi przysługuje także prawo do informacji (art. 428 k.s.h.).

Rada nadzorcza w celu wykonania swoich obowiązków może badać wszystkie dokumenty spółki, żądać od zarządu i pracowników sprawozdań i wyjaśnień (art. 219 § 4 i 382 § 4 k.s.h.). Brak ustawowych rozwiązań przewidujących procedurę realizacji tego uprawnienia rady, powinno wymusić na spółce określenie wewnętrznych procedur związanych z tym zagadnieniem. W większości przypadków regulaminy rad nadzorczych zawierają postanowienia wskazujące na sposób przekazywania żądanych dokumentów, terminy ich przekazywania oraz ewentualne rozwiązania na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności (np. naruszanie terminu przekazania dokumentacji). Zasady udostępniania dokumentacji w spółkach handlowych w pewnym tylko zakresie zostały uregulowane przez ustawodawcę. Od strony organizacyjnej w celu usystematyzowania tego zagadnienia, spółka według własnego uznania może wprowadzić szczegółowe regulacje. Odrębną sprawą są zasady postępowania z dokumentacją zastrzeżoną. Typowym przykładem takiej dokumentacji są zbiory
zawierające tajemnicę przedsiębiorstwa. W tym przypadku zastosowanie maja przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy przedsiębiorca powinien podjąć odpowiednie działania ukierunkowane na ochronę i zabezpieczenie informacji. W przypadku natomiast wytwarzania lub dostępu do informacji niejawnych, zastosowanie mają przepisy ustawy o ochronie informacji niejawnych. Ustawa ta reguluje w sposób szczegółowy zasady dotyczące udostępniania zbiorów dokumentowych zawierających wskazane dane. O ile w odniesieniu do tajemnicy przedsiębiorstwa w gestii przedsiębiorcy leży ustalenie zasad dotyczących ochrony i udostępniania dokumentów zawierających tajemnicę, o tyle w przypadku informacji niejawnych reguł postępowania z nimi zostały ściśle określone przez ustawodawcę. Istotnym zagadnieniem dotyczącym postępowania z dokumentami jest ich archiwizacja, a szczególnie określanie terminów przechowywania dokumentów spółki. Zwrócić należy uwagę, że w kodeksie spółek handlowych zawarte
zostały pewne wskazówki dotyczące postępowania z dokumentami w przypadku rozwiązania spółki. Zgodnie z art. 84 § 3 k.s.h. księgi i dokumenty rozwiązanej spółki należy oddać na przechowanie wspólnikowi albo osobie trzeciej na okres nie krótszy niż 5 lat. Z kolei w odniesieniu do spółek kapitałowych wskazano, że księgi i dokumenty rozwiązanej spółki należy oddać na przechowanie osobie wskazanej w umowie (statucie) lub w uchwale zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) (art. 288 § 3 i 476 §3 k.s.h.). Należy mieć jednak na uwadze szereg przepisów szczególnych określających terminy przechowywania dokumentacji. Do nich zaliczyć można ustawę o rachunkowości, ordynację podatkową, ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.