Najpopularniejszy w Polsce portal o finansach i biznesie
Money.plFirmaFirma JutraBiuro przyszłości to biuro bez kabli. Zobacz, jak zmienią się miejsca pracy

Biuro przyszłości to biuro bez kabli. Zobacz, jak zmienią się miejsca pracy

Firmy często zmieniają modele biznesowe, produkty i usługi. Wszystko po to, aby dostosować się do rzeczywistości rynkowej. Aby wygrać z konkurencją, ich prezesi powinni także pomyśleć o transformacji środowiska pracy. Dlaczego? Bo to ludzie są źródłem najlepszych pomysłów, a warunki, w jakich pracują mają ogromny wpływ na ich kreatywność. Firma Intel opracowała szereg zaleceń wskazujących jak środowisko pracy urządzić w sposób optymalny.

Aby to osiągnąć niezbędne jest wykorzystanie narzędzi technologicznych takich jak: platformy społecznościowe, urządzenia mobilne, serwisy analityczne czy chmura. Równie ważne jest przeprowadzenie radykalnej transformacji kultury organizacyjnej firmy.

Nowe technologie – co wiemy z przeszłości

Dlaczego zmiany są konieczne? Po pierwsze, dlatego, że historycznie dostępność nowych technologii zawsze wpływała na organizację pracy. Począwszy od pierwszej fali Rewolucji Przemysłowej z lat 60. XVIII wieku, kiedy to pojawienie się silników parowych i kolei sprawiło, że ludzie pracujący dotąd w małych zakładach rzemieślniczych przenieśli się do wielkich hal fabrycznych. Nadejście drugiej fali Rewolucji Przemysłowej 100 lat później jeszcze nasiliło ten trend. Do masowego użytku weszły wówczas silniki spalinowe, nowe materiały. Pojawiły się drogi szybkiego ruchu dla samochodów i produkcja masowa. Kolejna rewolucyjna fala nadeszła w latach 90. XX wieku wraz z pojawieniem się technologii komputerowo-informacyjnych. Internet oferujący szybki przepływ informacji i związane z jego wykorzystaniem nowe technologie, zaczęły wywoływać i wywołują do dziś kolosalne zmiany w organizacji pracy.

Jeśli jednak nowe rozwiązania wprowadzane są do firm w sposób nieuporządkowany i chaotyczny, zamiast usprawniać ich funkcjonowanie, często utrudniają i spowalniają pracę.

Wyobraźmy sobie klasyczną burzę mózgów, podczas której kilku jej uczestników siedzi w sali konferencyjnej, a inni łączą się przez telefony czy Skype. Ludzie w salce mażą coś na tablicy, przerzucają slajdy. Wszędzie kłębią się przewody, a uczestnicy spotkania poszukują gniazdek, żeby móc podłączyć swoje laptopy. To może być frustrujące dla tych, którzy siedzą w sali konferencyjnej, ale jeszcze bardziej dla tych, którzy komunikują się z nimi zdalnie. Przez ogólny zamęt dociera do nich co drugie zdanie, a jeśli spotkanie ma formę wideokonferencji, obraz i dźwięk często się zawieszają.

Nieprzemyślana wprowadzanie nowych technologii może wywołać także inne problemy, jak na przykład trudności ze znalezieniem i rezerwacją wolnej salki konferencyjnej czy z podłączeniem laptopów do firmowego projektora, bo każdy z nich wymaga innej przejściówki. Produktywność każdego z pracowników może ucierpieć, z powodu niekompatybilnych rozwiązań technologicznych stosowanych w różnych oddziałach firmy.

Kolejny problem jest taki, że współczesne firmy zalewane są terabajtami danych, a brak technologii, które pozwalają je analizować sprawia, że informacje w nich ukryte są niedostępne. Decyzje podejmowane są w firmie nie na podstawie danych, a intuicji, co nie zawsze kończy się najlepszym wyborem.

Jak stosować technologie efektywnie?

Przemyślane wprowadzanie nowych rozwiązań technicznych może z kolei znacząco usprawniać współpracę pomiędzy pracownikami i zwiększać ich produktywność. Aby pokazać, w jaki sposób, wróćmy na chwilę do wspomnianej burzy mózgów. Zupełnie inaczej wyglądałaby ona, gdyby sala konferencyjna została wyposażona w urządzenia kompatybilne z technologią WiDi Pro, która pozwala na bezprzewodowe prowadzenie prezentacji. Uczestnicy takiego spotkania znacznie szybciej i efektywniej mogliby się komunikować, a technologiczne przeszkody w postaci kłopotliwych przewodów czy przejściówek odeszłyby w niepamięć.

Jeśli chodzi o usprawnienie produktywności, przemyślane wprowadzenie nowych technologii także może wiele zmienić. Gdyby na przykład firmy zamiast haseł i kodów dostępu stosowały rozwiązania biometryczne, w tym najnowszą technologię Intel RealSense, pozwalającą na rozpoznawanie rysów twarzy dzięki zaawansowanym kamerom 3D, przemieszczanie się po firmie i dostęp do kluczowych materiałów dla osób uprawnionych, byłby błyskawiczny. Sam pracownik stałby się hasłem. Nie musiałby obciążać pamięci ciągami cyfr i znaków. Gdziekolwiek znalazłby się, w obrębie firmy, zostałby rozpoznany i miałby dostęp do potrzebnych mu informacji. W ten sam sposób może odbywać się logowanie do komputera, a w niedługiej przyszłości także tabletu czy smartfona. Produktywność można by znacząco zwiększyć także dzięki usunięciu możliwie dużej ilości kabli z przestrzeni biurowej.

Pomysłem, z którym Intel wiąże duże nadzieje, jest też stosowanie bezprzewodowych ładowarek indukcyjnych ukrytych pod blatem, tak by kładzione na nim laptopy, smartfony i tablety uczestników zebrań, zawsze miały naładowane baterie. Kolejny sposób na zwiększenie produktywności to wykorzystanie cyfrowych asystentów. Oprogramowania, które antycypuje potrzeby pracowników, ucząc się ich zachowań w pracy, udziela kontekstowych rekomendacji na podstawie tego, co wie o danym pracowniku. Przewiduje, jakie informacje mogą mu być za chwilę potrzebne. Intel sugeruje by w tego rodzaju systemach, stosować urządzenia sterowane głosem czy gestem, oraz czujniki rozsiane w budynkach biurowych, które rozpoznawałyby na przykład lokalizację pracownika i pozwalały znaleźć i zarezerwować najbliższą salę konferencyjną.

Jak zmienić kulturę organizacyjną firmy?

Kluczem do efektywnego wprowadzenia zmian jest strategia firmy Intel, która opiera się na trzech filarach. Pierwszym jest zmiana kultury organizacyjnej firmy, drugim wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań IT, trzecim inteligentne elementy wyposażenia przestrzeni biurowej.

Niemal bez wyjątku, firmy, które dzisiaj się wyróżniają, jako najbardziej innowacyjne, przyjęły nowe style organizacji pracy. Są one efektywne, ponieważ zarząd jasno komunikuje je w całej firmie. Są wspierane zwłaszcza przez działy odpowiedzialne za rozwój czy HR.

Jeśli więc organizacja wprowadza otwarte przestrzenie do pracy, albo ułatwia pracownikom zdalną pracę z dowolnej lokalizacji wspierając tym samym ich mobilność, pracownicy muszą być o tym otwarcie informowani, także dlatego, że zmiana kultury organizacyjnej oznacza pewne ważne modyfikacje w relacji pracodawca – pracownik. I tak na przykład w modelu pracy zdalnej, ten pierwszy musi wypracować nowe sposoby na wyznaczanie zadań temu drugiemu i na mierzenie jego wydajności. Większy nacisk powinien kłaść na wyniki, a mniejszy na to, ile godzin pracownik spędza w biurze.

Na poziomie zarządu konieczne jest uzgodnienie ramowych założeń, które są kluczowe do wprowadzenia zmian. Szczególne znaczenie ma wspieranie innowacyjności czy grupowej kreatywności. Ważne jest zapewnienie, że istniejące w firmie technologie, są rzeczywiście wykorzystywane w procesach biznesowych. Chodzi o to, żeby stały się naturalnym elementem codziennego funkcjonowania firmy. Jednym z najbardziej skutecznych sposobów wprowadzania innowacji jest wyszukiwanie i nagradzanie tych pracowników, którzy wprowadzają zmiany.

Kolejny element zmiany kultury to zachęcanie pracowników do stosowania nierutynowych rozwiązań, takich, które bazują na ich inteligencji i kreatywności. Jak wynika z analiz firmy Gartner praca nierutynowa to już 40% wszystkich wykonywanych zadań.

Menedżerowie powinni zadbać też o to, żeby rozproszony zespół był w nieustannym i błyskawicznym kontakcie. Powinni zachęcać do otwartej komunikacji pomysłów, wykorzystywać crowdsourcing w procesie poszukiwania nowych rozwiązań, dbać o to, żeby każdy miał równe szanse na wyrażenie pomysłów. Takie demokratyzowanie procesu kreowania nowych idei, zwiększa wśród pracowników poczucie przynależności. Nowe praktyki pracy powinny być przyjmowane i modelowane także przez management najwyższego szczebla.

Zmiana kultury organizacyjnej wydaje się stosunkowo łatwa do przeprowadzenia, ale czasami organizacje popełniają błąd myśląc, że wystarczą same nowe rozwiązania techniczne. Wtedy następuje tzw. „zmęczenie” nowym narzędziem. Powiedzmy, że firma wprowadza nowe oprogramowanie społecznościowe, ale zapomina o przeprowadzeniu szkolenia. Albo pokazuje jak można używać tego narzędzia, ale nie wskazuje, w jaki konkretny sposób może ono wpływać na usprawnienie pracy. Wtedy dla pracowników narzędzie to staje się kolejnym rodzajem oprogramowania komunikacyjnego niczym nieróżniącym się od zwykłego maila. Nie jest używane, a cały projekt kończy się klapą. Tymczasem jedynym brakującym elementem w tym przypadku jest przykład płynący ze strony kierownictwa i komunikacja, dzięki której pracownicy rozumieją, jakie wartości przynosi zmiana.

Cztery kluczowe obszary technologiczne. Dlaczego są tak ważne – mówi Krzysztof Jonak, szef Intela w regionie Europy Środkowo-Wschodniej

Kiedy kultura organizacyjna jest już gotowa na przyjęcie nowych technologii ułatwiających pracę, konieczny jest wybór najlepszych rozwiązań. A te można podzielić na cztery kluczowe obszary, określane skrótową nazwą SMAC, czyli social, mobile, analytics i cloud. W tłumaczeniu: serwisy społecznościowe, urządzenia mobilne, narzędzia analityczne i chmura obliczeniowa.

Serwisy społecznościowe dają naturalne i intuicyjne narzędzie, które pozwala ludziom się komunikować się i współpracować ze sobą w najbardziej wydajny sposób. Chodzi zarówno o współpracę z kolegami z zespołu, jak i z klientami. Narzędzie to eliminuje tradycyjne hierarchie komunikacyjne i ułatwia porozumiewanie się z pracownikami z odległych krajów. Jest także sposobem na zdemokratyzowanie firmy.

Dzięki wszechobecnym urządzeniom mobilnym, praca przestała być już miejscem, do którego się idzie, a stała się raczej zbiorem zadań do wykonania. To, gdzie się je wykonuje, przestało już mieć znaczenie. Korzyści to elastyczne godziny pracy, a także możliwość szybszego reagowania na potrzeby klientów.

Narzędzia analityczne, przeszukujące i interpretujące przepastne bazy danych, pozwalają przyspieszyć proces podejmowania decyzji, dzięki błyskawicznemu wglądowi w dane rozsiane w całej organizacji. Szybki dostęp do takich danych daje pracownikom możliwość korzystania z inteligentnych, cyfrowych doradców. Łatwy dostęp do danych sprawia, że mają do nich dostęp nie tylko szefowie firmy, ale też szeregowi pracownicy.

Przechowując zasoby IT w chmurze pracownicy mogą mieć dostęp do informacji, której potrzebują, w każdej chwili i przy wykorzystaniu dowolnego urządzenia, w dowolnej lokalizacji, dzięki błyskawicznej synchronizacji. Chmura daje ponadto możliwość zamiany biura w byt wirtualny. Wszelkie dokumenty, które dotąd były przechowywane w formie papierowej stają się w niej dostępne, praktycznie bez żadnych ograniczeń czasowych.

Jakie zmiany Intel wprowadza na swoim podwórku?

Do wewnętrznej komunikacji Intel już dziś wykorzystuje rozbudowaną platformę społecznościową. Służy ona współpracy, ułatwia dzielenie się dokumentami. Poza tym w firmie działa wyszukiwarka ekspertów. Jest to globalne narzędzie służące do znajdowania najbardziej kompetentnych osób w firmie, które mogą zająć się rozwiązaniem konkretnego problemu.

Intel wykorzystuje też tzw. interaktywne tablice rozstawiane w salach konferencyjnych, które służą do tworzenia wykresów i prezentacji w rozdzielczości Full HD. Umożliwiają udostępnianie ich w formie elektronicznej uczestnikom konferencji posługujących się urządzeniami mobilnymi. Pracownicy Intela mają też dostęp do poczty elektronicznej w chmurze, dzięki czemu mogą sprawdzać ją na dowolnym urządzeniu, w dowolnym miejscu na świecie.

Firma eksperymentuje też z crowdsourcingiem, czyli szukaniem pomysłów poza firmą oraz z tzw. gamifikacją, czyli z wprowadzaniem elementu gry do pracy. Może to polegać na przykład na nagradzaniu punktami czy innymi premiami osób najefektywniej wykorzystującej pewne rozwiązania.

Intel już od 17 lat wspiera w obrębie firmy rozwiązania mobilne. W wyniku wprowadzenia systemowych zmian każdy pracownik firmy został wyposażony w laptop, smartfon i otrzymał możliwość bezprzewodowej łączności. Urządzenia dla pracowników wybierane są według klucza mobilności, muszą być lekkie, o dużej mocy obliczeniowej i pamięci przy zachowaniu bardzo dużej wytrzymałości baterii. System operacyjny Windows 8 i ekrany dotykowe to standard.

W firmie powstał też portal z aplikacjami dla pracowników. Programy, które są tam udostępniane muszą przejść weryfikację pod kątem bezpieczeństwa, innowacyjności i łatwości obsługi.

Jeśli chodzi o analizę danych. Intel ma zaawansowane programy zarządzania danymi i inteligencją biznesową. Trwają prace nad rozwiązaniami ułatwiającymi wizualizację danych w postaci wykresów, a także nad systemami uczącymi się (machine learning). Programy komputerowe wykrywają pewne prawidłowości w danych i na podstawie ich analizy potrafią podpowiadać pewne decyzje, których celem jest np. usprawnienie łańcucha dostaw czy zoptymalizowanie obsługi magazynów.

Intel stawia też na nowoczesną aranżację przestrzeni biurowej. Jakiś czas temu w firmie zauważono, że boksy się nie sprawdzają, bo nikt w nich nie siedział. Pracownicy gromadzili się w przestrzeniach wspólnych, czy w salach konferencyjnych i pracowali w grupach. W firmie stworzono program o nazwie The Way We Work, który zakłada między innymi takie projektowanie przestrzeni biurowych, by zachęcały ludzi do pracy zespołowej. Przestrzenie te mają ułatwiać wykonywanie pracy w dowolnym miejscu, a więc są zintegrowane z urządzeniami mobilnymi. Pracownicy Intela mają jednak do dyspozycji zamknięte pokoje nazywane budkami telefonicznymi. Są dostępne dla pracowników, którzy potrzebują przeprowadzić ważną rozmowę telefoniczną czy wideokonferencję lub po prostu popracować nad czymś w skupieniu. Ilość takich pomieszczeń w bezpośrednim otoczeniu pracownika zależy od charakteru jego pracy. Wszystkie wnętrza mają z założenia dawać poczucie komfortu i wyglądać nowocześnie. Intel chce przyciągać najinteligentniejszych ludzi, dlatego stworzenie dla nich optymalnego środowiska pracy jest w firmie priorytetem.

Szukasz porady? Skontaktuj się z ekspertem z One System:

tel.: 22 244 13 98, e-mail: DoradcyIT@onesystem.pl

Artykuł sponsorowany
Artykuł powstał we współpracy z Intel

Czytaj także