Faktury korygujące są specyficznymi dokumentami księgowymi. Sprzedawca wystawia je w ściśle określonych sytuacjach, jak np. zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania. W zależności od przyczyny wystawienia korekty różne są sposoby postępowania z nimi.
Zgodnie z par. 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury podatnik udzieli rabatów zobligowany jest do sporządzenia faktury korygującej. Dane jakie powinna zawierać korekta uzależnione są od tego czy rabat odnosi się do jednej lub więcej dostaw, czy do wszystkich dostaw dokonanych na rzecz określonego odbiorcy w danym okresie.
W pierwszym przypadku faktura korygująca powinna zawierać:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- określone w § 5 ust. 1 pkt 1-6 rozporządzenia,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem;
- kwotę i rodzaj udzielonego rabatu;
- kwotę zmniejszenia podatku należnego.
Natomiast w drugim, gdy rabat odnosi się do wszystkich dostaw w danym okresie na rzecz jednego odbiorcy,na fakturze korygującej powinny zostać uwzględnione takie dane jak:
- numer kolejny oraz data jej wystawienia;
- dane określone w § 5 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia fakturowego;
- okres, do którego odnosi się udzielany rabat;
- kwota udzielonego rabatu oraz kwota zmniejszenia podatku należnego.
Sprzedawca zobligowany jest do wystawienia faktur korygujących również w przypadku:
- zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych,
- zwrotu nabywcy całości lub części należności (zaliczka, zadatek)
.
Faktura korygująca zwiększająca podstawę opodatkowania
W praktyce gospodarczej mają miejsce również takie zdarzenia, które przyczyniają się do zwiększenia podstawy opodatkowania. Wówczas w przypadku podwyższenia ceny, korekta powinna zawierać:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- określone w § 5 ust. 1 pkt 1-6,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny;
- kwotę podwyższenia podatku należnego.
Faktura korygująca - inne przypadki
Faktura zawierająca pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji powinna zostać poprawiona poprzez wystawienie faktury korygującej zawierającej dane:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- dane określone w § 5 ust. 1 pkt 1-6 zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca;
- prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.
Potwierdzenie odbioru - kiedy konieczne?
Co do zasady, w przypadku faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania sprzedawca musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Może być nim:
- potwierdzenie odbioru faktury przesłane w wiadomości e-mail;
- fax potwierdzający odbiór faktury korygującej;
- pisemne potwierdzenie odbioru korekty;
- potwierdzenie przyjęcia przesyłki poleconej przez adresata;
- przesłanie odręcznie podpisanej faktury korygującej.
Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy o VAT w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania wystawionej przez niego korekty.
Natomiast gdy potwierdzenie odbioru korekty podatnik otrzyma po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.
... a kiedy zbędne?
Przepisy ustawy o VAT nie precyzują czy w przypadku podwyższenia podstawy opodatkowania podatnik również powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej, czy też nie. W praktyce gospodarczej przyjęło się, że taka korekta powinna zostać jak najszybciej uwzględniona w deklaracji rozliczeniowej, bez oczekiwania na potwierdzenie.
Warto zwrócić uwagę na fakt, że również w przypadku zmniejszenia podstawy opodatkowania występują sytuacje, w których podatnik nie musi posiadać potwierdzenia ze strony odbiorcy. Uregulowania tej kwestii zostały zawarte w art. 29 ust. 4b ustawy o VAT, zgodnie z którym warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się w:
- eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
- dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;
- pozostałych przypadkach, jeżeli w wystawionej fakturze, do której odnosi się korekta, nie wykazano kwoty podatku.