Podróż służbowa pracownika - krajowa jak i zagraniczna - wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania poniesionych kosztów. Jaką dokumentację powinny prowadzić przedsiębiorstwa ?
Aby wyjazd można było nazwać _ podróżą służbową _ pracownik musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub jego miejsce pracy. Określa to umowa o pracę, która precyzuje miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych. Na podróż służbową musi być wydane polecenie wyjazdu, a sam wyjazd musi być związany z wypełnianiem obowiązków służbowych pracownika.
Dokumentacja
Samo polecenie wyjazdu najczęściej wydaje się na specjalnym druku. Akceptuje i podpisuje je zwierzchnik delegowanego pracownika. Powinno ono zawierać co najmniej:
- Dane pracownika
- Cel podróży
- Miejsce wyjazdu i miejsce docelowe
- Czas podróży służbowej
- Środki lokomocji
Poza wymienionymi informacjami, niezbędne jest określenie miejsca rozpoczęcia podróży służbowej. Przepisy prawa pracy zabraniają delegowania w podróż służbową kobiet w ciąży oraz rodziców wychowujących dzieci do lat 4 - bez ich zgody.
Koszty do zwrotu
Z tytułu delegacji pracownikowi przysługuje wypłata diet, oraz zwrot poniesionych kosztów, takich jak:
- za przejazdy;
- za noclegi;
- za korzystanie z komunikacji miejscowej;
- oraz innych udokumentowanych wydatków, niezbędnych do wykonania polecenia służbowego.
Diety
Jedną z podstawowych należności, która przysługuje pracownikowi przebywającemu na delegacji jest dieta. Ma ona za zadanie pokryć zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży. *Jej wysokość w 2010 roku wynosi *23 zł za jedną dobę podróży. Należność z tytułu diet wylicza się od momentu rozpoczęcia podróży.
Jeżeli podróż trwała ponad 12 godzin pracownikowi przysługuje pełna stawka zwielokrotniona o ilość pełnych dób, licząc 24 godziny za każdą dobę. W przypadku, gdy wyjazd trwał mniej niż 12 godzin pracownikowi przysługuje połowa stawki. Natomiast, kiedy pracownik został oddelegowany do swojego miejsca zamieszkania lub, gdy zapewniono mu darmowe wyżywienie, dieta mu się nie należy.
Rozliczanie kosztów i dokumentacja
Na mocy rozporządzenia, od 1 stycznia 2007 roku rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Wydatki związane z podróżą służbową księguje się na podstawie dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać:
- przedmiot operacji gospodarczej,
- wysokość wydatków ,
- datę,
- podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków.
- dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet.
Koszty poniesione w czasie podróży służbowej pracownika, a udokumentowane fakturami, wprowadza się do ksiąg na podstawie dokumentów źródłowych, nie ujmując ich w dowodzie wewnętrznym.
Przy wyjeździe służbowym pracownika poza terytorium Polski, wysokość diet ustala się według stawek obowiązujących dla docelowego państwa podróży. Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych.
W odróżnieniu od diet krajowych, mają one za zadanie pokryć całkowite koszty wyżywienia oraz zrekompensować inne drobne wydatki.
W celu prawidłowego określenia wysokości diety zagranicznej, należy właściwie wyznaczyć moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Jest on różny, w zależności od środka lokomocji, z jakiego korzysta pracownik. I tak, w przypadku korzystania z środków komunikacji lądowej, za moment rozpoczęcia zagranicznej podróży służbowej uważa się godzinę, w której następuje przekroczenie granicy kraju.
Gdy pracownik będzie odbywał podróż środkami komunikacji lotniczej, rozpoczęcie podróży liczy się w chwili startu samolotu, a zakończenie w momencie lądowania w drodze powrotnej do Polski. W sytuacji podróży morskiej liczy się czas wyjścia statku z portu, a w przypadku powrotu - chwila wpłynięcia statku do portu krajowego. Za czas przejazdu do granicy i od chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do przyjazdu do miejsca pracy bądź zamieszkania, naliczana jest dieta według stawek krajowych.
W odróżnieniu od regulacji dotyczących krajowych wyjazdów służbowych, koszty poniesione przez pracownika za noclegi za granicą są limitowane. Przysługuje mu zwrot na podstawie przedstawionych rachunków, jednak w ograniczeniu. W przypadku, gdy nie przedstawi on żadnych dokumentów potwierdzających wydatki, przysługuje mu zwrot w wysokości 25 proc. limitu.