Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz od osób prawnych, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacyjnych, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym także alkoholowych. Inaczej jest natomiast w przypadku finansowania poczęstunku dla kontrahentów czy pracowników oraz gdy spożywanie alkoholu ma charakter degustacyjny lub promujący dany towar. Sednem sprawy jest w tym przypadku sama definicja "reprezentacji". Ponieważ Ustawodawca nie określił jej brzmienia, za właściwą jej formę przyjmuje się definicję Słownika Języka Polskiego, wydanego przez PWN. Zgodnie z jego wytycznymi, pod pojęciem "reprezentacji" rozumieć należy "uzewnętrzniony, wysoki standard życia, związany ze szczególną pozycją społeczną, zawodową, a także okazałość i wytworność".
Imprezy integracyjne, szkolenia i spotkania pracownicze
Obie ustawy dotyczące podatku dochodowego, za koszt uzyskania przychodów uznają koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów. Zatem, za koszty uzyskania przychodów nie należy uznawać wydatków ponoszonych na przygotowanie spotkań, których głównym aspektem jest element motywacyjny (imprezy integracyjne), a także gdy spotkania dotyczą podsumowania okresu sprawozdawczego, bądź też zakończenia określonych zadań. Pracownicy podczas takich spotkań są zaangażowani w prezentowanie przykładowo wyników poszczególnych działów lub innych istotnych kwestii. Tym samym, organizowanie tego rodzaju spotkań pozwala oczekiwać na zwiększenie efektywności pracy i większego przywiązania pracowników firmy jako pracodawcy. Podobnie jest w przypadku organizowania szkoleń dla pracowników i klientów firmy. Wydatki związane z wynajmem sali, wynajmem projektora, poczęstunkiem czy noclegiem, nie są demonstracją okazałości czy wytworności, a służą jedynie celom rozwojowym firmy.
Zakup produktów spożywczych
Wydatki na nabycie produktów spożywczych, w tym także katering, które będą przeznaczone na potrzeby zakładu pracy - sekretariatów i na obsługę posiedzeń roboczych - mogą być uznane za stanowiące koszt uzyskania przychodów. W tym przypadku uznać należy, że są to wydatki ponoszone na ogólną obsługę biura i nawet jeżeli trafiają do potencjalnego klienta czy kontrahenta, nie mają charakteru reprezentacyjnego.
Faktura VAT i rachunek gastronomiczny
Każdą fakturę VAT lub rachunek od przedsiębiorcy prowadzącego punkt gastronomiczny, można odliczyć od podatku. Nie ma bowiem przepisu wskazującego miejsce spotkań pracowniczych. Poczęstunek zatem może odbywać się zarówno na terenie firmy, jak i w restauracji czy kawiarni.
Zakup alkoholu
W przypadku zakupu alkoholu, sytuacja jest jednak zupełnie inna. Ustawodawca wyłączył zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych z kosztów uzyskania przychodów wydatki na zakup napojów alkoholowych, uznając je za noszące znamię okazałości i wystawności. A w myśl definicji zawartej w słowniku PWN, towary lub usługi odznaczające się takimi cechami, są reprezentacyjne. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której spożywanie alkoholu ma charakter degustacyjny lub promujący dany towar. Wówczas, wydatki poniesione na jego zakup, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.