Office365 różni się od rozwiązań biurowych dostępnych na rynku. Zakupiona subskrypcja pozwala użytkownikowi na instalację aplikacji Office na pięciu komputerach i dowolnej liczbie urządzeń mobilnych. Innymi słowy, przedsiębiorca zawsze będzie miał dostęp do biura, niezależnie od wykorzystywanego sprzętu – na komputerze stacjonarnym w firmie, laptopie w podróży lub na tablecie z zainstalowanym systemem firmy Microsoft. Kiedy chce i gdzie chce. Współpraca doskonale sprawdzi się zwłaszcza z najnowszym Windows 8.1. W łatwy sposób można zapisywać pomysły lub uwagi – przy użyciu klawiatury lub ekranu dotykowego. Office 365 współpracuje jednak z większością systemów operacyjnych, w tym z komputerami typu Mac.
W ramach jednej licencji, przedsiębiorca może korzystać z Office 365 na urządzeniach przenośnych – smartfonach z dowolnym systemem operacyjnym lub tabletach z zainstalowanym systemem Windows. Nie ma ograniczeń, jeśli chodzi o ich liczbę. Pozwala to na całodobowy dostęp do firmowych dokumentów i notatek z dowolnego miejsca i w dowolnej chwili. Do tej pory długa podróż samochodem lub pociągiem wiązała się z odcięciem od większości procesów biznesowych. Manager mógł sterować firmą wyłącznie za pomocą rozmowy telefonicznej, ale za to bez dostępu do notatek lub arkusza kalkulacyjnego z istotnymi danymi. Office 365 to zmienia. Wystarczy uruchomić usługę na dowolnym urządzeniu przenośnym i na bieżąco monitorować wszystkie procesy w firmie.
Nowy Office 365 zawiera sprawdzony pakiet popularnych programów (Word, Power Point, Excel, Outlook, notatnik OneNote, Access, Publisher) oraz usługi takie jak: poczta, pozwalająca na założenie maila w domenie z nazwą firmy (@nazwafirmy.pl), narzędzie do prowadzenia spotkań online oraz intranet.Ten zestaw przydatnych rozwiązań pozwoli zrealizować wszystkie zadania w codziennej pracy. Przedsiębiorca stworzy więc dokumenty, arkusze kalkulacyjne ze szczegółowymi wyliczeniami oraz prezentacje, które przedstawi na internetowej wideokonferencji. Następnie za pomocą programu Outlook sprawdzi pocztę, utworzy korespondencję i wszystko to zgodnie z planem z dołączonego kalendarza. Programy zawarte w Office 365 są każdemu doskonale znane, więc korzystanie będzie wyjątkowo proste. Gdyby jednak coś było niejasne, Microsoft udziela technicznej pomocy dotyczącej konfigurowania i usterek. Oprócz tego, udostępnia na stronach www szereg odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ) oraz aktywne fora, na których klienci
dzielą się swoimi doświadczeniami.
Office 365 działa zawsze i w dowolnym miejscu – w pracy, podczas podróży, w domu lub na kawie. Elastyczność tego rozwiązania polega na tym, że dostęp do Internetu wcale nie jest wymagany. Office 365 zachowuje funkcjonalności i działa tak samo dobrze bez dostępu do sieci. Microsoft udostępnia bowiem wszystkie programy w dwóch wersjach – w przeglądarce oraz tradycyjną, instalowaną na dysku. Dostęp do Internetu właściwie niezbędny jest tylko do instalacji i aktywowania planu oraz zarządzania kontem.
Z dostępem do Internetu przedsiębiorca otrzymuje dodatkowy wachlarz funkcji. Chmura to bowiem nie tylko przechowywanie danych, ale też obsługa procesów biznesowych.To ważne, bo prowadzenie firmy jest grą zespołową. Dzięki Office 365 można stworzyć grupę projektową, która będzie pracowała nad jednym dokumentem w tym samym czasie, ale na różnych urządzeniach. Każdy członek zespołu widzi wszystkie zmiany na dokumencie oraz kto i kiedy ich dokonuje. Co ważne, synchronizacja pracy jest kompletna – to znaczy, zmiany różnych osób pojawiają się w pliku na bieżąco, nawet jeśli wykonywane są w tej samej sekundzie.
Microsoft stworzył usługę tak, że to przedsiębiorca decyduje, w jaki sposób chce wykorzystać chmurę. Stworzenie raportu rocznego przez kilka osób w różnych miastach? Nic prostszego. Przygotowanie witryny zespołu, z biblioteką danych, przydziałem zadań, nadawaniem uprawnień i synchronizowanym kalendarzem? Żaden problem.Wystarczy kilka kliknięć i można zabierać się do pracy w zespole.
Ile to kosztuje? Microsoft obniżył początkowe koszty uzyskania oprogramowania właściwie do zera. Już nie trzeba płacić kilku tysięcy złotych za pudełko z oprogramowaniem – i to najczęściej na jedno stanowisko. Za Office 365 płaci się tak, jak za abonament. Użytkownik wybiera, czy chce opłacić subskrypcję na cały rok z góry, czy też uiszczać kwoty co miesiąc. W sumie kosztuje to tyle, co jedna trzecia rachunku za telefon.
Taki system rozliczania ma szereg zalet. Po pierwsze pozwala uzyskać początkującym firmom dostęp do oryginalnego i legalnego oprogramowania. Po drugie, Microsoft odpowiada za regularną i automatyczną aktualizację, dzięki czemu wersja udostępnianych aplikacji zawsze jest najnowsza. Po trzecie, usługa oraz wszystkie pliki przedsiębiorstwa chronione są najnowszym, świeżo zaktualizowanym programem antywirusowym. To więc spora oszczędność – firma nie musi kupować dodatkowej, często bardzo drogiej aplikacji chroniącej. Po czwarte, reguły abonamentu na Office 365 są bardzo elastyczne. Subskrypcję można anulować w dowolnej chwili i to z pełnym bezpieczeństwem dla firmowych danych. Te od początku do końca należą tylko do przedsiębiorcy. Użytkownik może w dowolnym momencie(również po rezygnacji z subskrypcji) pobrać wszystkie pliki – łącznie z wiadomościami e-mail – i zapisać je w innej lokalizacji.