Organizacja dla klientów urlopu w Grecji to dla biur podróży chleb powszechni. Pracownicy Grecos Holiday mogą obsługiwać wczasowiczów w chmurze. Dosłownie i w przenośni.
Biznes turystyczny jest wyjątkowo konkurencyjny i narażony na niewypłacalność. Niewiele branż w sposób tak szczególny zostało dotkniętych przez kryzys ekonomiczny. Dlatego bardzo ważna jest kontrola kosztów i inwestycje, które pozwalają zwiększać wydajność.
Grecos Holiday specjalizuje się w organizacji wyjazdów do Grecji.
- Zajmujemy się organizacją wypoczynku za granicą – szczególnie w Grecji, jesteśmy jedynym biurem, które ma taką specjalizację – mówi Jacek Parysek z Grecos Holiday. Grecja to nasza pasja, zarówno właścicieli firmy i pracowników. Dzięki temu robimy to, co lubimy i jesteśmy w tym dobrzy. W naszej centrali w Poznaniu pracuje blisko 40 osób, a w okresie wakacyjnym nawet 170 – dodaje Parysek.
Współpracuje z kilkuset kontrahentami. To zarówno biura agencyjne z Polski, które sprzedają wycieczki, partnerzy zagraniczni oraz 65 rezydentów.
Dlatego sprawna komunikacja jest kluczowa i dlatego też zdecydowano się na Windows 365. Po pierwsze z powodu godnego zaufania dostawcy jakim jest Microsoft, po drugie atrakcyjnych kosztów. Nie bez znaczenia był też poziom bezpieczeństwa, a także gwarancja aktualizacji do najnowszej dostępnej wersji.
Efekty widać było bardzo szybko. Błyskawicznie wzrosła efektywność i wydajność pracowników. Poczta e-mail, do tej pory obsługiwana przez zewnętrzny hosting, została zamieniona na Microsoft Exchange Online. Bardzo ważny jest dostęp do firmowej skrzynki pocztowej z dowolnego komputera przez stronę www lub innego urządzenia z programem ActiveSync, np. smartfona lub tabletu.
- W naszej komunikacji przede wszystkim najważniejszy jest czas, sięgamy po nowe narzędzia, bo to znaczna oszczędność czasu, a jeśli dobrze zarządzamy czasem generuje to również wymierne oszczędności finansowe. Szybka poczta dostępna w komputerze, telefonie to juz konieczność – mówi Jacek Parysek, z Grecos Holiday. Takie rozwiązanie pozwala na ciągłość pracy, nawet jeśli jest się poza biurem lub w podróży. Pracownicy mogą korzystać z Lync Online, narzędzia które służy do błyskawicznej wymiany informacji w bezpiecznym biznesowym komunikatorze. Pozwala też na wspólną pracę nad dokumentem oraz i udostępnianie monitorów, co ma istotne znaczenie szczególnie, kiedy poszczególni pracownicy znajdują się w różnych, często bardzo oddalonych geograficznie lokalizacjach.
Z uwagi na charakter prowadzonej działalności adresy firmowe Grecos Holiday są dostępne publicznie, a to pociąga za sobą konieczność szczególnej ochrony przed wirusami oraz spamem.
Usługa Microsoft Exchange Online idealnie odpowiada na te potrzeby, pozwalając na własną konfigurację filtra antyspamowego. Z drugiej zaś strony firma musi szczególnie dbać o bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Dzięki pracy w oparciu o chmurowe rozwiązanie Office 365, Grecos Holiday pozostaje właścicielem zgromadzonych danych, które są chronione przy użyciu najnowszych technologii i międzynarodowych norm, a ponadto nie są skanowane w celach reklamowych. Nie bez znaczenia pozostaje też zagwarantowana wysoka dostępność usługi na poziomie 99,9 proc. i wykonywanie kopii zapasowych w trybie ciągłym.
Dzięki pakietowi Office 365 zmienił się też sposób zarządzania czasem w firmie.
Łatwe udostępnianie kalendarza i kontaktów usprawniło komunikację i współpracę pracowników - teraz mogą oni dopasowywać terminy spotkań do widocznych dla innych kalendarzy i dysponować funkcją pracy grupowej. Z kolei dla przełożonych dostępne są wszystkie informacje zgromadzone przez pracowników (np. kontakty, kalendarze, zadania), dzięki czemu mogą oni planować i nadzorować pracę swoich podwładnych. Pracownicy Grecos Holiday podkreślają, że Microsoft Office 365 nie wymaga specjalistycznej wiedzy. – Praca w cloud computing daje nam możliwość edycji tych samych dokumentów w czasie rzeczywistym, sprawną synchronizację danych – mówi Jacek Parysek. – Nie muszę pamiętać czy mam na pendrive dokumenty jeśli chce je edytować w domu, wystarczy, że loguję się do witryny Microsoft Office 365 i mam wszystko wszędzie. Komputer został tylko łącznikiem – dodaje Parysek.
Żródło: Onet