Sam sposób prowadzenia ewidencji magazynowej leży w gestii albo właściciela firmy, albo kierownika danej jednostki.
Jak powinna wyglądać dokumentacja magazynowa?
Do dokumentacji magazynowej wejść może naprawdę wiele odmiennych dokumentów. Najczęściej zastosowanie mają dokumenty przychodu towarów lub materiałów: PZ – przyjęcie z zewnątrz; PW – przyjęcie wewnętrzne; MM – przesunięcie międzymagazynowe. Drugi typ dokumentów to dokumenty rozchodu towarów lub materiałów: druk WZ (omawiane wydanie na zewnątrz); RW – rozchód wewnętrzny; MM – przesunięcie międzymagazynowe.
Czym jest druk WZ?
Druk WZ to dowód magazynowy, który jest sposobem na udokumentowanie wydania materiałów lub towarów z magazynu na zewnątrz. Zdarzają się, wcale nierzadko sytuacje, kiedy to właśnie ten dokument potwierdza sprzedaż. Dzieje się tak na przykład wówczas, gdy przedstawiciel handlowy nie wystawia faktury. Wówczas wypełnia się druk WZ i za jego sprawą wystawia się fakturę. W takiej sytuacji faktura do druku WZ pojawić się musi za każdym razem w nieprzekraczalnym terminie 7 dni. Jednakże druk WZ sam w sobie nie jest obowiązkowy. Nie ma konieczności wystawiania go do każdej faktury dokumentującej sprzedaż.
W jakim celu stosuje się druk WZ?
Druk WZ to dokument mający zastosowanie w obrocie magazynowym. Wówczas każdy rozchód towarów lub materiałów musi zostać odpowiednio udokumentowany. Nie jest to jednak dokument księgowy i z reguły nie trzeba go księgować. Pojawia się tylko jeden wyjątek od tej reguły. Mowa tutaj o sytuacji, kiedy kupujący otrzyma swój towar i sprzeda go lub dokona nim innego obrotu jeszcze przed wystawieniem faktury. Poza tym wyjątkiem, w innych sytuacjach nie stanowi on podstawy do zaksięgowania.
Jak powinien wyglądać druk WZ?
Druk WZ nie ma ściśle określonej formy, niemniej jednak powinny być na nim zawarte poszczególne elementy, które umożliwiają jego właściwe odczytanie. Przede wszystkim jest to kolejny numer nadany dokumentom. Nie można zapomnieć o dacie wystawienia oraz o dacie wydania towaru lub materiału, oraz jego oznaczeniu. Dodatkowa informacja to cena jednostkowa, ilość wydanych przedmiotów oraz dane wystawcy i odbiorcy. Dokument wieńczyć powinien podpis złożony przez osobę upoważnioną do wystawiania druków WZ.
Taki dokument najlepiej jest mieć przygotowany, zamawiając bloczek gotowych formularzy. Można prowadzić dokumentację WZ według własnych wzorów, niemniej jednak muszą one spełniać określone kryteria co do swojej zawartości.
W celu potraktowania druku WZ jako dokumentu księgowego musi on spełniać pewne kryteria. Przede wszystkim musi zostać na nim wiarygodnie ustalony wystawca albo wskazane zostać strony uczestniczące w tej operacji gospodarczej. Drugim kryterium jest data wystawienia lub data albo okres, którego ten dowód dotyczy. Bezwzględnie musi zostać wskazany przedmiot operacji gospodarczej, wraz z podaniem wartości oraz ilości. Na koniec nie może zabraknąć jeszcze podpisów obu stron uczestników zdarzenia gospodarczego.