Możliwość elektronicznego wystawiania faktur przewiduje obowiązująca od maja ubiegłego roku nowa ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z delegacją zawartą w tej ustawie sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania e-faktur regulować powinno odrębne rozporządzenie.
Po roku przepis ten doczekał się realizacji. Ministerstwo Finansów opracowało stosowne rozporządzenie i w połowie kwietnia br. skierowało projekt do uzgodnień międzyresortowych oraz konsultacji społecznych.
Nowe rozporządzenie reguluje jednocześnie dwie kwestie:
- sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz
- zasady przechowywania e-faktur oraz tryb ich udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej
Na początek definicja
Dwie podstawowe czynności, czyli przesyłanie i przechowywanie e-faktur rozumiane jest jako wystawianie oraz przesyłanie lub udostępnianie faktur odbiorcy i przechowywanie ich przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik:
- teletransmisji przewodowej
- teletransmisji radiowej
- technologii optycznych
- innych elektromagnetycznych środków
Do tanga trzeba dwojga
By e-fakturowanie doszło do skutku potrzebna jest wola wystawcy i zgoda odbiorcy na taki sposób przesyłania dokumentów. Rozporządzenie stawia jasne wymagania: faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej jedynie wówczas, gdy odbiorca e-faktur wyrazi na to zgodę.
Zgoda powinna być wyrażona na piśmie lub w formie elektronicznej.
Elektronicznie na dwa sposoby
Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane :
- bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
- poprzez wymianę danych elektronicznych w standardzie EDI (Electronic Data Intechange), jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
Nie objedzie się bez papierka
W przypadku przesyłania dokumentów w standardzie EDI - wystawca faktury będzie musiał sporządzić i przekazać odbiorcy zestawienie, w którym wykaże wszystkie e-faktury z danego miesiąca. Dokument taki należy sporządzić w formie papierowej i przesłać do odbiorcy e-faktur w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.
Nie trzeba drukować zestawień dla odbiorców, którzy w danym miesiącu otrzymali tylko jedną e-fakturę.
Zestawienie powinno zawierać następujące dane:
- imiona i nazwiska lub nazwy albo nazwy skrócone wystawcy i odbiorcy oraz ich adresy
- numer identyfikacji podatkowej wystawcy i odbiorcy
a w odniesieniu do każdej przesłanej e-faktury:
- numer kolejny
- datę wystawienia (przesłania lub udostępnienia)
- kwotę należności ogółem
- kwotę podatku ogółem
- oznaczenie „korekta’’ albo „duplikat’’ – w przypadku, gdy przesłana faktura była fakturą korygującą albo duplikatem faktury
Korekty i duplikaty faktur
Rozporządzenie wprowadza generalną zasadę - korekty i duplikaty należy wystawiać w takiej samej formie w jakiej została wystawiona pierwotna faktura.
Papierową korektę bądź duplikat do e-faktury można wystawić jedynie w przypadku, gdy przeszkody formalne uniemożliwiają przesłanie dokumentu w formie elektronicznej. Chodzi tutaj m.in. o sytuacje, w których odbiorca cofa swoją zgodę na elektroniczne przesyłanie dokumentów.
Nie wolno przesyłać elektronicznych korekt oraz duplikatów do faktur wystawionych wcześniej w formie papierowej!
Bezpieczne przechowywanie e-faktur
E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.
Co do zasady, e-faktury powinny być przechowywane w Polsce, w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej, na ich żądanie, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur.
Wysłane bądź otrzymane e-faktury można przechowywać na terytorium innego państwa członkowskiego UE pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego o miejscu ich przechowywania.
O wszelkich zmianach dotyczących miejsca przechowywania e-faktur należy poinformować w formie pisemnej ww. organy - niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od zaistnienia zmiany.
Poinformuj o e-fakturach
Podatnicy, którzy już przed 1 stycznia 2006 r. zdecydują się na elektroniczne przesyłanie faktur - obowiązani są do uprzedniego zawiadomienia w formie pisemnej o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku. Ten sam obowiązek ciąży również na odbiorcach e-faktur.
Zgodnie z projektem rozporządzenie w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia jego ogłoszenia.