Ustalenie sposobów usprawiedliwiania nieobecności w pracy definiuje między innymi regulamin pracy.
Wprowadzenie prawidłowych i dostosowanych do potrzeb firmy regulaminowych zapisów dotyczących sposobów usprawiedliwiania nieobecności w pracy jest bardzo istotne dla ewentualnego ustalenia, czy miało miejsce naruszenie obowiązków pracowniczych i dla określenia stopnia winy pracownika. Nie można przy tym ograniczyć się do wskazania odpowiednich paragrafów rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności, ustawodawca bowiem zobowiązał pracodawcę do ustalenia tej kwestii w regulaminie pracy.
Pracodawca może przyjąć w zakresie ustalenia sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy zasady jednakowe, jak te, które wynikają z rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności. Można więc w regulaminie przytoczyć niemal dosłownie treść § 2 tego rozporządzenia:
- Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.
- W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest obowiązany niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. (...) zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego.
- Niedotrzymanie terminu przewidzianego w ust. 1 może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika obowiązku określonego w tym przepisie, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio po ustaniu przyczyn uniemożliwiających terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy.
W regulaminie możecie jednak określić inne lub szersze zasady w tym zakresie, pamiętając, że nie mogą być one mniej korzystne lub sprzeczne z zasadami prawa pracy.