Organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika ustala regulamin pracy. Regulamin pracy jest źródłem prawa pracy (art. 9 K.p.).
Treść umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie może być mniej korzystna dla pracownika niż przepisy regulaminu pracy. Postanowienia umowy o pracę pozostające w takiej kolizji z regulaminem pracy są nieważne, zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy regulaminu pracy (art. 18 K.p.).
Obowiązek ustalenia regulaminu pracy dotyczy każdego pracodawcy zatrudniającego, co najmniej 20 pracowników, bez względu na rodzaj stosunku pracy, czy umowy o pracę, a także wiek osoby zatrudnionej. Określając liczbę dwadzieścia, bierze się pod uwagę liczbę pracowników, a nie etaty.
Powinność ustalenia regulaminu nie istnieje wówczas, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, a także, gdy w pełnym zakresie przedmiotowym regulaminu pracy, obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy.
Zgodnie z art. 1041 K.p., regulamin pracy powinien ustalaćw szczególności:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
- porę nocną,
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
Przy wydawaniu regulaminu pracy obowiązuje zasada celowości. Pracodawca, który np. nie zatrudnia młodocianych, nie ma powodu zamieszczać w regulaminie pracy przepisów dotyczących tej grupy osób.
Struktura treści informacji, nie jest zamknięta, gdyż ustawodawca posługuje się formułą: „w szczególności”. Pracodawca powinien więc zamieścić w regulaminie także inne informacje, jeżeli wynika to ze szczegółowych uregulowań.
Dotyczy to np. zakresu informacji wchodzących w skład tajemnicy pracodawcy (art. 100 § 1 pkt 4 K.p.), jak również zakazu palenia tytoniu w pomieszczeniach zamkniętych w ogóle, lub wskazanie pomieszczeń spełniających wymogi pomieszczenia palarni, w rozumieniu § 40–42 zał. do rozporządzenia MPiPS z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bhp, _ Dz. U. Nr 129, poz. 844, zm. z 2002 r. Nr 91, poz. 811. _
Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową, co odpowiednio dotyczy to międzyzakładowej organizacji związkowej.
Tryb uzgodnienia polega na tym, że pracodawca przedstawia projekt regulaminu związkowi zawodowemu i ustala z nim termin dokonania uzgodnień treści regulaminu. W razie, gdy strony nie dokonają uzgodnień w tym terminie, regulamin pracy ustala pracodawca.
Chcąc skorzystać z konsekwencji upływu terminu, pracodawca powinien sam ustalić termin końcowy uzgodnień, i przedstawić go zakładowej organizacji związkowej, jeżeli uprzednio bezskutecznie usiłował uzgodnić ten termin.
Wprowadzenieregulaminu pracy* leży w interesie pracodawcy*, co wiąże się z jego organizatorską funkcją a także z odpowiedzialności z tym związaną. Sam fakt nie wydania regulaminu nie jest zagrożony żadną sankcją, ale brak określonych uregulowań znajdujących się w treści tego regulaminu już powoduje odpowiedzialność za wykroczenie np. z art. 281 pkt 5 w związku z art. 150 § 1 K.p.
W razie funkcjonowania dwóch lub więcej zakładowych* organizacji związkowych*, pracodawca przedstawia projekt regulaminu organizacjom związkowym, które posiadają 30 dni na uzgodnienia międzyzwiązkowe. Jeżeli w tym terminie przedstawią pracodawcy odmienne od projektu rozwiązania, strony powinny wspólnie ustalić termin na dokonanie uzgodnień.
Po bezskutecznym upływie tego terminu, a także wówczas, gdy organizacje związkowe nie uzgodnią między sobą wspólnego stanowiska w ciągu ww. 30 dni – pracodawca ustala treść regulaminu pracy, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych, które nie doszły do porozumienia.
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zatrudnionego pracownika pracodawca jest obowiązany zapoznać z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy. W interesie pracodawcy leży, aby posiadał pisemne potwierdzenie tego faktu.
Pracownicy powinni wystrzegać się podpisywania oświadczeń bez uprzedniego zapoznania się z treścią regulaminu pracy. W regulaminie mogą być sprecyzowane informacje, które pracodawca uważa za objęte jego tajemnicą (art. 100 § 2 pkt 4 K.p.), wówczas w razie naruszenia tej tajemnicy, z powodu formalnego podpisania regulaminu bez zapoznania się z jego treścią, pracownik może być skutecznie pociągnięty do odpowiedzialności.
Na żądanie pracownika, pracodawca obowiązany jest wyjaśnić wątpliwości wynikające z treści regulaminu (art. 94 pkt 1 K.p.).