Zgodnie z obecnie obowiązującymi regulacjami pisma doręcza się osobom fizycznym w:
- ich mieszkaniu lub
- miejscu pracy
Ponadto pisma można doręczać:
- w lokalu organu administracji publicznej - jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej oraz
- w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie - w razie niemożności doręczenia pisma z wykorzystaniem ww. sposobów, a także w razie koniecznej potrzeby (art. 42 k.p.a.).
W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu - jeżeli osoby te podejmą się oddania pisma adresatowi oraz pokwitują odbiór.
Adresat zostaje poinformowany o przekazaniu pisma sąsiadowi lub dozorcy w zawiadomieniu umieszczonym w oddawczej skrzynce pocztowej lub w drzwiach mieszkania.
Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego pozostawia bez zmian opisane zasady. Istotne zmiany pojawią się natomiast w procedurze tzw. zastępczego doręczania pism. Niedostarczone pisma przechowywane będą na poczcie lub w urzędzie gminy przez 14, a nie jak dotąd - przez 7 dni. Pojawi się także obowiązek powtórnego awizowania nieodebranych przesyłek.
Gdy nie można doręczyć pisma zgodnie z ogólnymi zasadami zastosowanie ma przepis art. 44 k.p.a. dot. zastępczego doręczenia. Procedura ta polega na pozostawieniu pisma przez odpowiednio długi okres czasu na poczcie bądź w urzędzie gminy. Gdy adresat nie podejmie pisma w wymaganym terminie - uznaje się, iż pismo zostało doręczone i umieszcza się je w aktach sprawy.
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 44 k.p.a. - w razie niemożności doręczenia pisma:
- poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni (obecnie 7 dni) w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę
- pismo składa się na okres 14 dni (obecnie 7 dni) w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ
Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni na poczcie lub w urzędzie gminy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
W przypadku niepodjęcia przesyłki w tym terminie - pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.
Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego, 14-tego dnia, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Nowela rozszerza także krąg podmiotów, do których zastosowanie będą miały nowe przepisy o doręczeniach zastępczych. Poczta bądź gmina przechowa pisma nadane nie tylko do osób fizycznych, ale także do jednostek organizacyjnych oraz organizacji społecznych (nowy art. 45 k.p.a.).
Ustawa z dnia 11 marca 2005 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego została zatwierdzona w ubiegłym tygodniu przez Senat. Wejdzie w życie po upływie 30 dni od dnia jej ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.