Transakcje w oparciu o niego nazywane są transakcjami wewnątrzwspólnotowymi. Wówczas podatek VAT rozlicza nabywca i to w miejscu, gdzie znajduje się siedziba jego firmy lub gdzie zamieszkuje. Kontrahentowi należy więc podać swój numer NIP UE. Używa się go zamiennie z określeniem VAT-UE, ponieważ dotyczy on tych samych kwestii.
Kiedy NIP UE jest konieczny?
Nadanie NIP-u UE jest niezbędne w sytuacji, gdy podmiot dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (kupuje towar lub usługę od firm z państw Unii Europejskiej) albo jeżeli nabywa usługi, których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy. Kolejna sytuacja to sprzedanie towaru czy usługi zgodnie z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów lub świadczona usługa odbywająca się w siedzibie kontrahenta, którą jest inny kraj niż Polska.
Rejestrację do VAT-UE przewidzieć należy przed dokonaniem pierwszej takiej czynności.
Rejestracji takiej należy również dokonać, jeżeli jesteś podmiotowo zwolniony z płacenia podatku VAT w swoim kraju, ale wartość transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła wartość 50 000 złotych w danym roku podatkowym albo chcesz świadczyć usługi dla osób z Unii Europejskiej. NIP europejski trzeba sobie także wyrobić, jeżeli nabyło się usługi od kontrahentów pochodzących z Unii.
Jak się zgłosić?
W celu zgłoszenia się dokonuje się rejestracji na zgłoszeniu VAT-R. Pierwsza strona tego formularza to miejsce na zapisanie danych identyfikacyjnych i adresu zamieszkania. Osoby będące czynnymi płatnikami podatku VAT, zaznaczają pole 58. Inne osoby oznaczają pole 59. W sytuacji, gdy będzie następowało nabywanie lub świadczenie usług dla kontrahentów z krajów unijnych i dla twojego kontrahenta będzie to import usług, konieczne jest oznaczenie okienka 60. Pole 61 ma miejsce na datę, od której czynności te będą obowiązywały. Poniżej tego należy podać swoje imię i nazwisko oraz złożyć podpis.
Dokument VAT-R złożyć można osobiście w urzędzie skarbowym lub wysłać go listem poleconym.
Osoby, które już są podatnikami VAT, formularz VAT-R składają w trybie aktualizacji danych. Oznacza to zaznaczenie drugiego kwadratu w pozycji 4 i kwadratu pierwszego w pozycji 8.
Po złożeniu formularza oczekiwać należy na nadanie NIP UE. Tak naprawdę niczym się on nie różni od krajowego numeru NIP, jednak poprzedza go prefiks PL wskazujący, że dana osoba zgłoszona jest do VAT-UE.
W Polsce z łatwością oczywiście można sprawdzić numer NIP każdej zarejestrowanej firmy. W tym celu skorzystać można z wyszukiwarki Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeżeli dana firma to spółka prawa handlowego lub podlega ona rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wyszukać jej dane może na stronie KRS.
Co jednak w przypadku, jeżeli kontrahentem jest firma zagraniczna? W takim przypadku przydaje się unijny system VIES (VAT Information Exchange System). Ta wyszukiwarka jest udostępniona na stronie Komisji Europejskiej. Dzięki temu można w bardzo łatwy sposób sprawdzić NIP europejski każdej firmy.