Nota korygująca do faktury to specjalny dokument, który nie należy do grona dokumentów księgowych. Jego zadanie jest bardzo proste – ma na celu korektę uprzednio wystawionej faktury. Jest to jedna z dopuszczalnych metod na naprawienie nieprawidłowości. Co ważne, wystawia ją odbiorca dokumentu, przez co całość jest znacznie uproszczona.
Nota korygująca do faktury – wzór
Co powinno być zawarte w nocie korygującej do faktury? Przede wszystkim jej nazwa, czyli nota korygująca. Dalszy element to jej numer kolejny (jeżeli wystawionych jest więcej not korygujących) oraz data jej wystawienia. Nie może zabraknąć również imion i nazwisk albo nazwy firmy wystawiającej fakturę oraz numerów NIP.
Kolejna część noty korygującej to dane zawarte na poprawionej fakturze, czyli data wystawienia, jej numer, strony transakcji oraz ilość produktów albo usługa, której dokument dotyczy. Wskazać trzeba korygowane treści oraz podać ich prawidłowe wartości.
Nota korygująca do faktury – wystawienie
Osoba, która zauważy błędne dane na otrzymanej fakturze, powinna ją poprawić, wykorzystując w tym celu notę korygującą. Przysługuje to jedynie nabywcy. Nota korygująca do faktury musi zostać przekazana do sprzedawcy, który wystawił pierwotną fakturę. Dotyczy to wszystkich tych informacji, które są nieprawidłowo podane, nieuzupełnione etc. Na skutek takich błędów nie ma możliwości prawidłowego odliczenia naliczonego podatku.
Nota korygująca do faktury może zostać wystawiona bez względu na upływ czasu. Nabywca ma w tym zakresie pełną dowolność.
Jednak są sytuacje i błędy, przy których nie można wystawić noty korygującej. Przede wszystkim wówczas, kiedy zauważone uchybienia dotyczą jednostek i miar towarów lub usług, obniżki już po wystawieniu faktury, zwrotu towaru lub pieniędzy, a także błędów typowo rachunkowych, takich jak pomyłka w naliczeniu stawki VAT. W tej sytuacji można wystawić wyłącznie fakturę korygującą.
Nota korygująca do faktury dotyczy mniejszych pomyłek, na przykład nieprawidłowego adresu, numeru NIP, dat, numeru pojazdu albo błędnego oznakowania towarów lub usług.
Przekazanie noty korygującej do pierwotnego dostawcy
Po wystawieniu noty korygującej do faktury należy ją dostarczyć do pierwotnego wystawcy. Można to zrobić pocztą tradycyjną, przygotowując dwa egzemplarze dokumentu. Na jednym powinien podpisać się odbiorca i odesłać go do wystawcy noty.
Zapis dotyczący konieczności akceptacji noty korygującej do faktury znalazł się w Ustawie o podatku od towarów i usług. Nie ma tam jednak wskazanego konkretnego sposobu na tę akceptację. Dlatego wystawca pierwotnej faktury zaakceptować może notę korygującą również poprzez pocztę elektroniczną.
Nie ma obowiązku umieszczania w nagłówku tytułu Oryginał/kopia. Jednak jeśli taki zapis się znajdzie, pierwotny wystawca powinien otrzymać oryginał, a kopia powinna pozostać u osoby wystawiającej. Dzięki temu unika się bałaganu w dokumentacji.