Działalność zarejestrowana w mieszkaniu pozwala na zaliczenie w koszty części opłat, takich jak czynsz, telefon, czy prąd. Trzeba to jednak robić ostrożnie - fiskus uważnie przygląda się takim odliczeniom.
Przedsiębiorcy mają możliwość rozliczenia wielu wydatków z _ pogranicza _ życia prywatnego i działalności gospodarczej. Najbardziej popularne to odliczanie wydatków utrzymania mieszkania w którym zarejestrowana jest firma.
1. Najważniejsze jest zgłoszenie rejestracyjne
Przede wszystkim trzeba zadbać o to, by jako siedziba firmy w zgłoszeniu rejestracyjnym podane było mieszkanie lub dom, z którego opłaty chcemy rozliczać.
Znajdź swój urząd skarbowy!
Siedziba może być przy tym inna, niż miejsce prowadzenia działalności, które także wpisujemy, wypełniając formularz rejestracyjny NIP-1, składany do urzędu skarbowego. Przykładowo, jeśli prowadzimy niewielki sklep, możemy uzasadnić wpisywanie w koszty części wydatków na siedzibę, zarejestrowaną w mieszkaniu, brakiem miejsca i warunków do prowadzenia księgowości i przechowywania dokumentów w miejscu faktycznego prowadzenia działalności.
Dane firmy, w tym także adres siedziby, możemy też zmienić poprzez druk NIP-3, który również złożyć trzeba we właściwym urzędzie skarbowym.
2. Trzeba wydzielić miejsce na biznes
Faktury za energię, wodę, czynsz i inne wydatki związane z utrzymaniem mieszkania rozlicza się najczęściej proporcjonalnie. Przedsiębiorca powinien w dokumentacji firmowej określić, jaką część powierzchni mieszkania przeznacza na prowadzoną działalność. Przykładowo, jeśli jest to 10 metrów kwadratowych z 50-metrowego mieszkania, w koszty można wpisać jedną piątą ponoszonych wydatków.
[ ( http://static1.money.pl/i/h/169/t86697.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/pulapki;w;umowach;najmu;lokali;dla;firm,100,0,646244.html) Pułapki w umowach najmu lokali dla firm
Określenie tej proporcji musi być jednak dobrze uzasadnione. Jeśli wydzielimy na potrzeby biznesu cały pokój, w którym przedsiębiorca także sypia, fiskus podczas kontroli raczej zakwestionuje taką proporcję rozliczania kosztów.
3. Rachunki nie muszą opiewać na nas
Często zdarza się, że przedsiębiorcy korzystają - zwłaszcza na początkowym etapie działalności - z mieszkania wynajmowanego, bądź należącego do jednego z członków rodziny (zazwyczaj do rodziców).
Jak założyć firmę - poradnik krok po kroku
Rachunki za czynsz, wodę, ogrzewanie czy energię przychodzą wtedy nie na przedsiębiorstwo ani nawet nie na nazwisko właściciela firmy. Nie przeszkadza to jednak w ujęciu ich w kosztach.
Należy sporządzić dowód wewnętrzny, w którym zapiszemy: datę, numer i odbiorcę faktury, wyjaśnienie proporcji zastosowanej do jej rozliczenia i dane dotyczące umowy, która upoważnia nas do korzystania z danego lokalu. W przypadku mieszkania wynajmowanego - będzie to umowa najmu. Jeśli mieszkania użycza nam ktoś z najbliższej rodziny - powinniśmy podpisać z nim umowę bezpłatnego użyczenia. Nie trzeba jej nigdzie rejestrować ani płacić od niej jakiegokolwiek podatku. Wystarczy, że kontroler ze skarbówki zobaczy ją w naszych dokumentach.
Tu jednak trzeba zwrócić szczególną uwagę na brzmienie umowy. Firma może wrzucić w koszty jedynie wydatki, które faktycznie poniosła. W umowie użyczenia powinien więc znaleźć się zapis, że przedsiębiorca zwróci użyczającemu odpowiednią część wydatków na utrzymanie domu. W przeciwnym wypadku kosztów takich rozliczyć nie można.
4. Jak najwięcej umów podpisuj na firmę
W przypadku czynszu lub energii, fiskus nie zaakceptuje pełnego odliczenia wydatków, nawet jeśli odpowiednie umowy przepiszemy z właściciela mieszkania na przedsiębiorcę. Kontrolerzy będą słusznie argumentować, że firma zajmująca tylko część mieszkania nie może traktować jako swój koszt jego pełnego utrzymania.
[ ( http://static1.money.pl/i/h/153/t32921.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/co;jest;podroza;sluzbowa;a;co;nie,79,0,657743.html) Co jest podróżą służbową, a co nie?
Inaczej jest jednak z takimi usługami, jak telefon i internet. W tym przypadku warto podpisać z dostawcą umowę jako przedsiębiorca. Pozwala nam to nie tylko na zmniejszenie dochodu do opodatkowania bez dodatkowego wystawiania dowodów wewnętrznych, ale i na odliczenie podatku VAT - o ile jesteśmy jego płatnikiem.
Podobnie z ubezpieczeniem mieszkania. Jeśli znajdują się w nim towary bądź produkty (np. projekty, które wykonujemy dla zleceniobiorców), większość kosztów polisy możemy odliczyć.
Jeśli telefon firmowy jest jedyną linią w mieszkaniu, fiskus może zakwestionować dokonywanie pełnego odliczenia - nawet w przypadku, gdy zarejestrowany jest on na przedsiębiorstwo. Warto wtedy, żeby uniknąć kłopotów, drobnej części wydatków na rozmowy nie księgować, traktując je jako wydatki prywatne. W takim wypadku także sporządzamy odpowiedni dowód wewnętrzny. Najlepiej, gdy powstanie on na podstawie billingów z jednego, przykładowego miesiąca.
5. Trzeba dobrze uzasadnić wydatki
Kontrola skarbowa, sprawdzając nasze rachunki zbada przede wszystkim _ zasadność _ ich poniesienia. Zgodnie z ustawami o podatku dochodowym w koszty działalności wpisać można tylko te wydatki, które służą osiągnięciu przychodu.
[ ( http://static1.money.pl/i/h/36/t75300.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/umowy;na;zakup;komputerow;i;oprogramowania,189,0,626365.html) Umowy na zakup komputerów i oprogramowania
Na każdy wydatek trzeba mieć więc odpowiednie uzasadnienie - urząd skarbowy zakwestionuje raczej zakup herbaty, kawy czy wody mineralnej do _ siedziby _, jeśli jest to wydzielona część pokoju w zwykłym mieszkaniu. Takie zakupy uzasadnione są, jeśli napoje przeznaczone są na poczęstunek dla klientów lub służą zatrudnionym pracownikom.
Przekonanie fiskusa, że przyjmujemy kontrahentów w wydzielonym _ na firmę _ pokoju w mieszkaniu w bloku będzie raczej trudne.
Podobnie jest z innymi kosztami - wiele zależy tu od rodzaju prowadzonej działalności. Zakup telewizora i abonamentu platformy cyfrowej uzasadnić może nawet mała firma zajmująca się reklamą telewizyjną. Taki wydatek nie zostanie raczej uznany za _ uzasadniony _ w przypadku właściciela warzywniaka.
W przypadku każdego odliczenia przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie: czy będę mógł uzasadnić ten koszt przed kontrolerem skarbowym jako koszt przedsiębiorstwa.
KOMENTARZ DLA MONEY.PL Dodaj wykresy do Twojej strony internetowej