Druk delegacji potwierdza, że podróż służbowa została zrealizowana. Druk delegacji pozwala rozliczyć koszty takiego wyjazdu. Trzeba do niego dołączyć dokumenty potwierdzające faktyczne koszty. Druk delegacji powinien być wystawiony nie później niż w dniu poprzedzającym służbowy wyjazd
Dane istotne przy wypełnianiu druku delegacji
Na druku delegacji przede wszystkim wpisujemy właściwe dane pracownika. Oprócz tego trzeba wpisać, dokąd jedziemy, czyli cel wyjazdu, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, termin wyjazdu, termin trwania wyjazdu, określić środek transportu, którym się poruszamy. No i o zaliczce, jeśli została wypłacona
Pracownik, który ma polecenie wyjazdu służbowego, musi jechać w miejsce, które określić pracodawca. W razie odmowy będzie można to uznać za przyczynę tego, żeby wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika.
Koszty delegacji
Pracownikowi, wyjeżdżającemu służbowo przysługuje prawo do otrzymania diety, a także otrzymania zwrotu kosztów, które były poniesione w związku z wyjazdem. Chodzi o koszty:
- przejazdu;
- noclegów;
- podróży środkami komunikacji miejskiej;
- innych wydatków, które jednak muszą być udokumentowane.
Wartość diety krajowej to 30 zł dziennie. Wypłaca się ją po to, by pokryć koszty wydatków, które są związane z posiłkami. Minimalna wysokość diety określona jest w przepisach. Jeśli pracownik chce, może wypłacić dietę w wyższej kwocie. Diety nie wypłaca się, jeśli pracownik odbywa podróż do miejscowości, w której zamieszkuje, a także, gdy ma zapewnione całodzienne wyżywienie.
Jak wypełnić druk delegacji?
Druk delegacji składa się z dwóch części. Lewa wypełniania jest przez przedsiębiorcę. W rubryce cel wyjazdu określone jest zadanie, które pracownik musi zrealizować w czasie wyjazdu. W druku delegacji trzeba dokładnie podać miejsce, w którym rozpoczyna się podróż i w którym się kończy. Musi być też określony środek transportu, z którego pracownik będzie korzystał.
Prawa część dokumentu wykorzystywana jest do tego, żeby uzyskać potwierdzenie pobytu. Musi być to potwierdzone z miejsca, w które został wysłany pracownik. Potwierdzenie musi być dokonane w miejscu, w którym przebywał pracownik. Warto wiedzieć, że delegacją jest wyjazd, który stanowi wyjątkowe wydarzenie w pracy pracownika, Jeśli pracownik musi regularnie przemieszczać się po konkretnym regionie, to taki wyjazd nie będzie podróżą służbową.
Pracodawca ma prawo samodzielnie wypłacić dodatkowe pieniądze jako rekompensata za konieczność wyjazdu. Zdarza się, że rozlicza się je bezpośrednio na druku wyjazdu służbowego.
Konieczność wypełniania dokumentu w momencie wyjazdu można określić w regulaminie pracy albo w umowie o pracę. W sytuacji, gdy pracownik nie będzie korzystał ze zwrotu kosztów podróży, to druk delegacji może stać się elementem prowadzenia ewidencji czasu pracy.