Faktura korygująca ma być wystawiona w przypadku, gdy po wystawieniu faktury VAT zaszły określone zdarzenia. Może to być np. udzielenie rabatu, upustu i obniżenia ceny albo zwrot podatnikowi towarów lub też zwrot całości zapłaty. Faktura korygująca może być wystawiona również w sytuacji, gdy doszło do podwyższenia ceny albo zauważyliśmy, że w cenie lub podatku jest pomyłka.
Jak wystawić fakturę korygującą?
Faktura korygująca zawsze musi być wystawiona do określonej faktury pierwotnej. Faktura, która ma poprawić błędnie wyszczególnione na fakturze elementy, musi koniecznie zawierać* napis "faktura korygująca"* albo "korekta". Musi też mieć datę wystawienia i kolejny numer.
Faktura korygująca musi zawierać te same dane, co faktura pierwotna. Chodzi tu przede wszystkim o datę wystawienia, numer dokumentu, dane podatników i nazwy towarów.
W fakturze korygującej zaznaczamy też nazwę i rodzaj towaru lub usługi, których dotyczy korekta. Koniecznie trzeba też oznaczyć przyczynę korekty. Co za tym idzie może pojawić się konieczność obliczenia na nowo podstawy opodatkowania lub zmiany podatku. Dlatego na fakturze korygującej podajemy treść pozycji, które wymagają zmian. Faktura korygująca powinna też zawierać wskazanie okresu, którego dotyczy upust.
Czy trzeba potwierdzać odbiór faktury korygującej?
W określonych sytuacjach faktura korygująca będzie wymagała potwierdzenia jej odebrania przez kupującego. Będzie tak np. gdy korekta zmniejsza podstawę opodatkowania.
Jak uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej? Wystarczy, jeśli będzie nim potwierdzenie przesłane jako wiadomość e-mail, fax, który potwierdza odbiór korekty, potwierdzenie w formie tradycyjnego potwierdzenia odbioru w formie pisemnej albo też przesłanie faktury korygującej, która jest ręcznie podpisana. Jeżeli poprzez* korektę faktury* obniża się podstawę opodatkowania w stosunku do podstawy, która była określona w fakturze pierwotnej, to można takiej korekty dokonać, zanim złożymy deklarację podatkową za dany okres rozliczeniowy. Jeżeli natomiast faktura korygująca została wystawiona po terminie, w którym podatek miał zostać rozliczony w odpowiedniej deklaracji, to jeśli potwierdzono odbiór takiej faktury korygującej, to można ją uwzględnić w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymano potwierdzenia.
Kiedy nie trzeba potwierdzać faktury korygującej?
W przepisach o podatku VAT nie znajdziemy dokładnej informacji, czy jeśli korekta podwyższa cenę produktu lub usługi, to wymagane jest potwierdzenie odbioru takiej faktury.
Praktyka jednak pokazuje, że taka korekta powinna być uwzględniona w rozliczeniu za miesiąc, w którym została ona wystawiona. Nie trzeba wtedy czekać na potwierdzenie otrzymania takiej korekty.
Są sytuacje, gdy pomimo zmniejszenia podstawy opodatkowania, nie trzeba mieć potwierdzenia otrzymania faktury korygującej. Te sytuacje to:
- eksport towarów i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów;
- dostawa towarów i świadczenie usług, dla których miejscem opodatkowania jest inny kraj;
- sprzedaż energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, a także usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych.
Potwierdzenie nie będzie też wymagane, jeśli podatnikowi nie udało się go uzyskać mimo prób doręczenia korekty faktury, a nabywca wie o tym, że transakcję przeprowadzono zgodnie z tym, co wykazano na fakturze korygującej.