Coraz więcej przedsiębiorców musi posiadać kasę fiskalną. To urządzenie dokumentuje sprzedaż dla osób prywatnych lub rolników. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy wszystkich, którzy sprzedają produkty lub usługi osobom prywatnym i wygenerowali obrót w wysokości przynajmniej 20 000 zł.
Oczywiście ustawodawca wybrał też kilka działalności, które muszą posiadać kasę fiskalną niezależnie od wysokości generowanych obrotów. Są to m.in. lekarze, prawnicy, fryzjerzy, czy taksówkarze. Jeśli okaże się, że potrzebujemy kasę fiskalną, to warto wiedzieć gdzie kupić kasę fiskalną i jaką wybrać?
Zakup kasy fiskalnej
Sprzedażą kas fiskalnych zajmują się firmy informatyczne lub sklepy z elektroniką. Kasy fiskalne różnią się w zależności od liczby PLU (czyli tzw. jednostek towarowych). Nawet jeśli prowadzisz małą firmę, wybierz taką kasę, która będzie mogła obsłużyć o ok. 50 proc. PLU obsługiwanych na początku działalności. To wszystko jest ważne o tyle, że kasę fiskalną można zmienić dopiero po 5 latach jej użytkowania.
Co to jest fiskalizacja kasy?
Sama kasa to tylko urządzenie. Nie jest użyteczne, póki nie zostanie przeprowadzona jego fiskalizacja. Fiskalizacja musi być przeprowadzona, by urządzenie działało poprawnie. Fiskalizację przeprowadza się jeden raz. Polega ona na synchronizacji* modułu fiskalnego* z pamięcią kasy. Jest to niezbędne do przeprowadzenia dobowego raportu fiskalnego.
Fiskalizacji dokonuje serwisant, który obsługuje konkretną markę producenta lub importera kas. Po fiskalizacji tak przedsiębiorca, jak i serwisant zgłaszają ten fakt do urzędu skarbowego. Mają na to 7 dni. Serwisant jest przypisany na stałe do danej kasy fiskalnej.
Gdy kasa zostanie zgłoszona, urząd skarbowy wydaje numer ewidencyjny dla kasy. Każdy numer jest indywidualny, dotyczy tylko jednego urządzenia i odpowiada mu książka kasy. Kasa musi być oznaczona numerem ewidencyjnym na stałe.
Drukarka fiskalna czy kasa fiskalna?
W przedsiębiorstwie zamiast kasy fiskalnej można też wprowadzić drukarkę fiskalną. Takie rozwiązanie możliwe jest w firmie, która ma już własny program do zarządzania sprzedażą i wystawiania paragonów i faktur. Do obsługi drukarki fiskalnej wystarczy zwykły komputer albo tablet. Dobrze, jeśli w firmie będzie też monitor dotykowy POS. Jeśli mamy oprogramowanie komputerowe i drukarkę fiskalną to jest to dużo wygodniejsze rozwiązanie niż kasa fiskalna. Wszystko dlatego, że pozwala to na analizowanie i raportowanie działalności gospodarczej.* Informacje z drukarki fiskalnej* zapisują się na karcie SD.
Jak dostać zwrot pieniędzy za kasę fiskalną?
Wcześniej wspomnieliśmy o konieczności zawiadomienia urzędu skarbowego o tym, że mamy kasę fiskalną w firmie. Kasę zgłasza się nie tylko z powodu tego, by urząd miał kontrolę nad transakcjami, ale też dlatego, że jeśli kupujemy kasę fiskalną po raz pierwszy, to należy nam się zwrot wartości urządzenia nawet do 700 zł.
Elektroniczny paragon
Zgodnie z polskim prawem transakcje dokonywane na kasie fiskalnej powinny być archiwizowane w formie papierowej (rolka kopii paragonów) lub kopii elektronicznej paragonu. O tym, jak będą archiwizowane transakcje, trzeba zdecydować już na początku, przy wyborze kasy. Zmiana sposobu archiwizacji nie będzie potem możliwa. W przypadku* kas z kopią elektroniczną* nie trzeba przechowywać rolek paragonowych przez 5 lat. Jest to więc wygodniejsze.