Gdy nasza firma postanowi wysłać nas na delegację zagraniczną, musimy wiedzieć, za jakie wydatki otrzymamy zwrot pieniędzy. Należy pamiętać, że wszelkie koszty związane z transportem, noclegami oraz wyżywieniem leżą po stronie pracodawcy.
Jeśli na miejscu delegacji rozchorujemy się lub doświadczymy uszczerbku na zdrowiu, również przysługuje nam zwrot pieniędzy za opiekę medyczną lub też zakup niezbędnych dla nas leków.
Czym jest delegacja ?
Delegacja to służbowy wyjazd pracownika, gdzie pracownik zmuszony jest do opuszczenia własnego miejsca zamieszkania. Podczas podróży delegacyjnej, pracownik ma wykonać określone zadania i obowiązki zlecone przez przełożonego. Na delegację kwalifikuje się jedynie pracownik, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę.
Kto nie kwalifikuje się do wyjazdu delegacyjnego?
Do osób, które mogą odmówić brania udziału w wyjeździe delegacyjnym, kwalifikuje się np. ciężarna pracownica oraz rodzice, których dziecko nie ukończyło czwartego roku życia. Kolejnym wyjątkiem jest zły stan zdrowia pracownika, gdzie lekarz wyda oświadczenie, że pracownik ten nie może brać udziału w delegacji.
Początek i koniec delegacji zagranicznej – czyli jak to wygląda w praktyce?
Tutaj w zależności od rodzaju wybranej komunikacji, początek i koniec delegacji wygląda następująco:
- Podróż na lądzie, w momencie przekroczenia polskiej granicy, cała droga do miejsca delegacji oraz powrót, czyli znów przekroczenie granicy polskiej.
- Podróż morska – w momencie wypłynięcia promu, statku z portu polskiego oraz powrót do portu.
- Podróż samolotem – w momencie startu samolotu z kraju, lot przez zagraniczne kraje do miejsca delegacji, aż do momentu powrotu i lądowania na polskim lotnisku.
To nasz pracodawca wybiera nam środek transportu, dlatego, jeżeli podczas podróży pracownik będzie chciał zmienić środek transportu, może on niestety nie otrzymać zwrotu kosztów przejazdu.
Delegacja zagraniczna – zwrot kosztów
Pracodawca zobowiązuje się zwrócić pracownikowi koszty za noclegi, komunikację miejską, diety pracownicze oraz wydatki niezbędne do pracy jak urządzenia oraz inne przedmioty. Następnym zwrotem kosztów jest dieta pracownicza, czyli pracodawca pokrywa koszty wyżywienia pracownika, drobne wydatki na służbowe cele.
Jak wygląda dieta pracownicza zagraniczna?
Każda dieta pracownicza zagraniczna jest oszacowana w zależności od tego, w jakim kraju odbywa się służbowa podróż. Na jej podstawie oblicza się jak wysokość kosztów diety pracowniczej zagranicznej:
- uważa się 100 proc. diety, gdy delegacja wynosi całą pełną dobę;
- uważa się 1/3 diety zagranicznej, gdy delegacja wynosi 8 godzin;
- uważa się 1/2 diety zagranicznej, gdy delegacja wynosi od 8 do 12 godzin;
- uważa się 100 proc. diety, dla pełnych 12 godzin podróży.
Natomiast gdy pracodawca zobowiązuje się zapewnić pracownikowi pełne wyżywienie podczas podróży służbowej, to pracownik dostaje i tak 25 proc. diety dobowej.
Delegacja zagraniczna a koszty leczenia
W momencie, gdy podczas delegacji służbowej pracownik rozchoruje się, to oczywiście pracodawca zobowiązany jest pokryć wszelkie koszty leczenia, zakup niezbędnych leków, wszystko to trzeba udokumentować paragonem itd.
Gdy pracownik powróci z delegacji zagranicznej, musi w ciągu 14 dni złożyć pełne rozliczenie z delegacji u swojego pracodawcy. Powinien przedstawić też wszelkie rachunki, paragony, bilety, faktury itd.