Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, o którego wypełnienie może być poproszona osoba starająca się o pracę. Prawo określa jakie informacje w ramach kwestionariusza mogą być zbierane przez pracodawcę. Cała dokumentacja związana z pracownikiem musi być zebrana w aktach osobowych pracownika.
Zbieranie danych od pracowników trochę skomplikowało wejście w życie dyrektywy RODO. To rozporządzenie, które chroni osoby fizyczne w sytuacji przetwarzania danych osobowych, a także w związku z tym, by takie dane mogły być odpowiednio administrowane. Właściciele firm musieli dopasować swoje procedury do wymagań nałożonych przez RODO.
Kwestionariusz osobowy to druk, który wypełnia kandydat do pracy, a także pracownik, który jest dopiero przyjmowany do pracy. Jest to dokument, który musi być obowiązkowo wypełniony, jeśli z pracownikiem zawierana jest umowa o pracę. W kwestionariuszu podaje się podstawowe dane osobowe. Kwestionariusz osobowy może mieć dwie postaci:
- wersję skróconą (uproszczoną), z której korzystają osoby starające się o pracę,
- wersję rozszerzoną, przeznaczoną dla pracownika, który został już przyjęty.
Jakie dane muszą się znaleźć w kwestionariuszu dla pracownika?
Prawo wyraźnie określa jakie dane pracownika muszą być przekazane pracodawcy. Oprócz podstawowych takich jak imię i nazwisko, a także imiona rodziców, przekazuje się nazwisko rodowe matki, a także podajemy swoją datę urodzenia.
Koniecznie trzeba też do kwestionariusza wpisać adres. Jeśli korespondencja ma być wysyłana na inny adres niż ten, pod którym mieszkamy, trzeba wpisać też adres korespondencyjny. Warto też podać numer telefonu i kontakt e-mail. Obowiązkowe są też numery PESEL i NIP. Najwięcej miejsca poświęcamy w kwestionariuszu na wykształcenie (wpisujemy tutaj nazwy wszystkich ukończonych szkół) i historię zatrudnienia. Musimy wymienić wszystkie firmy, w których pracowaliśmy, określić stanowiska, które zajmowaliśmy i okresy, w jakich byliśmy zatrudnieni.
Przedsiębiorca zatrudniający pracownika może też poprosić go o wpisanie do kwestionariusza danych dotyczących rodziny. Chodzi tu w szczególności o dzieci. Po co taka informacja? Na przykład po to, by pracownik mógł skorzystać ze szczególnych uprawnień, które przewiduje dla niego Kodeks Pracy. Mogą to być dodatkowe dopłaty do wynagrodzenia czy możliwość większej liczby dni wolnych na opiekę nad dzieckiem.
Dyrektywa RODO zezwala na zebranie od pracownika adresu poczty internetowej lub numeru telefonu. Żeby przetwarzać te dane (razem z adresem do korespondencji), pracownik musi wyrazić na to zgodę w specjalnym oświadczeniu. Musi ono być złożone na papierze lub w formie elektronicznej.
Jakie dane nie mogą znaleźć się w kwestionariuszu?
Nie wolno zbierać danych, które są związane z intymną sferą pracownika. Chodzi tu przede wszystkim o stan zdrowia, nałogi czy orientację seksualną. Jest to niezgodne z prawem nawet w sytuacji, gdy pracownik zgodzi się podać te dane.
Kwestionariusz w aktach pracowniczych
Kwestionariusz osobowy musi być przechowywany w aktach osobowych. Akta osobowe to dokumentacja obowiązkowo prowadzona przez pracodawcę, która dotyczy pracowników. Akta osobowe muszą być prowadzone dla każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Akta osobowe przydają się w momentach krytycznych, np. gdy dojdzie do wypadku w pracy albo będzie trzeba wyjaśniać sprawy w związku z roszczeniami, które wynikają ze stosunku pracy.
Na koniec warto przypomnieć, że wszystkie dane w kwestionariuszu muszą być prawdziwe, a sam kwestionariusz koniecznie musi być przez pracownika podpisany.