Organizacje, które prowadzą księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości, muszą przestrzegać wielu zobowiązań z tym związanych. Chodzi tu przede wszystkim o spółki handlowe, a także osoby fizyczne czy spółki jawne, jeśli osiągnęły przychody wyższe niż równowartość 2 mln euro. Podstawowym zobowiązaniem jest stworzenie polityki rachunkowości. Określa ona wszystkie zasady, związane z tym, jak prowadzone są księgi rachunkowe.
Zasady ustalania polityki rachunkowości
Podczas ustalania polityki rachunkowości należy przestrzegać:
- zasady istotności – która zakłada, że wypada wyodrębniać zdarzenia, które są istotne potrzebne do oceny stanu majątkowego;
- zasady ostrożności – aktywa i pasywa powinno się wydania zgodnie z rzeczywistymi cenami;
- zasady kontynuacji działania – trzeba założyć, że firma będzie działać dalej;
- zasady wyższości treści nad formą;
- zasady ciągłości – trzeba tak ujmować operacje, by można było łatwo porównywać je w poszczególnych latach.
Elementy polityki rachunkowości
O tym, jakie elementy ma obejmować polityka rachunkowości, którą tworzą wymienione jednostki, mówi ustawa o rachunkowości. I tak, do elementów polityki rachunkowości należy m.in. określenie roku obrotowego, sposobów wyceny aktywów i pasywów, a także ustalania wyników finansowych.
Polityka rachunkowości powinna też określać, w jaki sposób prowadzone są księgi rachunkowe. Chodzi tutaj m.in. metodę rozliczania planu kont, przyjęcie określonych zasad kwalifikowania konkretnych zdarzeń gospodarczych. Polityka rachunkowości zakłada również stworzenie wykazu programów, procedur i funkcji wykorzystywanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zawiera się w niej też metody zabezpieczenia dostępu do danych.
W polityce rachunkowości powinno się też ustalić, w jaki sposób jest wyceniany towar, a także jego rozchód. Polityka rachunkowości określać też powinna, w jaki sposób będą ewidencjonowane i rozliczane koszty. Od tego będzie zależeć, jak wyglądał będzie rachunek zysków i strat.
To od ustaleń polityki rachunkowości zależy, w jaki sposób będą one ujmowane w księgach – czy w zależności od rodzajów kosztów, czy typów działalności.
Do obowiązkowych elementów należy rachunek zysków i strat. Można go przygotować w wariancie:
- porównawczym – stosuje się go, jeśli koszty operacyjne są zaliczane jedynie do kont zespołu 4;
- kalkulacyjnym – jeśli w firmie ewidencjonuje się koszty operacyjne na kontach zespołu 5.
Polityka rachunkowości powinna też ustalić zasady wyceny rozchodu walut. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, takie operacje powinno się ująć na dzień ich przeprowadzenia po kursie, który faktycznie zastosowano w danym dniu lub średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego, dla zapłaty należności, jeśli nie da się zastosować pierwszego przypadku.
Polityka rachunkowości wprowadzana jest:
- uchwałą zarządu (w przypadku spółek kapitałowych);
- uchwałą wspólników (przy spółkach osobowych);
- decyzją właściciela w firmie prowadzonej przez osobę fizyczną.
Żeby polityka rachunkowości była jasna, niektóre ustalenia można opracować w formie załączników do uchwały.