Pracodawca niezależnie od tego, jak wielu pracowników zatrudnia, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dzięki niej wiadomo, jakie wynagrodzenie jest odpowiednie dla pracownika, a także jakie jeszcze świadczenia są mu należne z uwagi na jego pracę. Taka ewidencja czasu pracy prowadzona jest w stosunku do wszystkich pracowników, nie tylko tych pracujących na zasadach zadaniowości. Zobacz, jak sporządzać listę obecności
Sporządzenie ewidencji czasu pracy to element, który jest podnoszony również w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, które pochodzi z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Karta ewidencjonowania czasu pracy zawiera w sobie szereg informacji. Jednymi z nich jest określenie czasu przepracowanego w trakcie niedziel i świąt, w czasie godzin nadliczbowych, a także w dniu normalnie wolne od pracy. W praktyce dodaje się do niej także wnioski urlopowe oraz zwolnienia lekarskie.
Lista obecności pracownika a ewidencja czasu pracy
Czy sama lista obecności pracownika jest dokumentem tożsamym z ewidencją czasu pracy? Ewidencja czasu pracy jest nakładana jako obowiązkowa przez ustawodawcę. Lista obecności pracownika już niekoniecznie, chociaż niewątpliwie ułatwia ona to zadanie. Jej cel jest bardziej wewnętrzny. Sama lista obecności pracownika nie może być utożsamiania z rozliczeniem czasu pracy oraz z rozkładem pracy.
Lista obecności pracownika w swojej formie podstawowej nie wskazuje konkretnie, ile godzin przepracowała dana osoba. Takie informacje są wymaganie przez Kodeks pracy i mają swoje odzwierciedlenie wyłącznie w ewidencji czasu pracy.
Lista obecności pracownika liczy się raczej jako dokument kadrowy. Zwyczajowo jest ona wykorzystywana do potwierdzenia przez osobę zatrudnioną rozpoczęcia oraz zakończenia swojej pracy.
Co zawierać musi lista obecności pracownika?
Lista obecności pracownika w swoim formalnym charakterze zawierać musi kilka bardzo istotnych danych. Przede wszystkim jest to nazwa zakładu pracy. Dalej wymienia się okres, na jaki lista została przygotowana. Najczęściej jest to jeden miesiąc kalendarzowy. Aby lista obecności pracownika miała właściwe odzwierciedlenie, potrzebne jest również umieszczenie na niej podpisu pracowników oraz kierownika. Poświadczają one stan faktyczny w danym dniu.
W celu potwierdzenia obecności i godziny rozpoczęcia pracy pracodawca ma do wyboru kilka instrumentów. Jednym z nich jest karta ewidencji czasu pracy. Możliwe jest także prowadzenie osobnych list obecności dla każdego z grona pracowników.
Inspektorzy z Państwowej Inspekcji Pracy bardzo dokładnie podchodzą do kwestii związanych z prawidłowym tworzeniem ewidencji czasu pracy. Lista obecności pracownika to pole do dużych nadużyć, takich jak zmuszanie pracowników do pracowania w godzinach nadliczbowych.
Lista obecności pracownika – wzór
Lista obecności pracownika nie ma specjalnie skodyfikowanej formy. Można ją prowadzić zarówno w formie tradycyjnej, na papierze, jak również w formie elektronicznej. Informacje na temat jej prowadzenia i odpowiedniego uzupełniania powinny być podane już w regulaminie danego zakładu.
Papierowa lista obecności pracowników nie jest pozbawiona wad, przede wszystkim wyjątkowo łatwo jest manipulować umieszczonymi w niej danymi. Obecnie korzystać można również z elektronicznego rejestru czasu pracy, który ułatwia życie wszystkim zainteresowanym.