Jak wynika z rynkowych badań, większość polskich firm uważa elektroniczny podpis za potrzebny. W ciągu minionych siedmiu lat, od kiedy podpisano stosowną ustawę, narzędzie do skutecznego zabezpieczania dokumentów zyskuje na popularności. Co to jest i jak działa orientuje się już ponad 80 proc. ankietowanych przez BCC firm. Wszyscy są zgodni. Jednorazowa inwestycja jest opłacalna.
Chcesz, żeby ważne firmowe dokumenty bezpiecznie, w nienaruszonym stanie i szybko i łatwo jak e-mail trafiały do odbiorcy? Bezpieczeństwo elektronicznej dokumentacji gwarantuje e-podpis, który przypisać można do dowolnego rodzaju pliku lub folderu. W taki sposób chronić można dokumenty zapisane na dysku każdego komputera, specjalne mini-wersje urządzenia ułatwiają korzystanie z niego przez laptopa. Od niedawna można podpisywać nawet dokumenty przesyłane przez telefon komórkowy.
Jak to działa?
Zestaw do podpisu elektronicznego składa się m.in. z czytnika kart, karty z certyfikatem oraz oprogramowania. Każdy może go kupić za ok. 200-300 zł (na rok) w jednej z trzech firm: Unizeto (Certum), Krajowa Izba Rozliczeniowa (Szafir) oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (Sigillum).
Obecnie funkcjonują dwa rodzaje e-podpisu. Zwykły podpis elektroniczny służy wyłącznie do potwierdzenia tożsamości.
Na rynku jest jednak dostępny też tzw. podpis kwalifikowany, wyposażony w tzw. certyfikat, którego zastosowanie jest znacznie szersze. Służy do bezpiecznego, trwałego i niepodważalnego sygnowania dokumentów takich jak choćby e-deklaracje podatkowe, korespondencja z ZUS, Krajowym Rejestrem Sądowym, GiODO, albo Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. Dzięki niemu zabezpieczyć można każdy dokument w formie elektronicznej, nie tylko ten skierowany do urzędów administracji publicznej. Chroni się w ten sposób również umowy cywilno-prawne oraz potwierdzenia uczestnictwa w aukcjach i przetargach przez internet.
Jest to elektroniczny odpowiednik odręcznego podpisu. Tak samo jak on jest trudny lub niemożliwy do podrobienia oraz trwale połączony z dokumentem. Łatwo też zweryfikować jego autentyczność. E-podpis umożliwia też szyfrowanie treści, co zabezpiecza przed dostaniem się strzeżonych danych osobowych w niepowołane ręce.
Co mówi prawo?
Kwestię podpisu elektronicznego reguluje ustawa podpisana przez prezydenta Aleksandra Kwaśniewskiego w październiku 2001 roku. Do uzgodnień międzyresortowych trafiła już jednak nowa ustawa, która zakłada m.in. stworzenie jednolitego standardu podpisu elektronicznego dla administracji publicznej oraz dwa nowe rodzaje podpisu elektronicznego: urzędowy i zaawansowany. Będzie on pośrednim rozwiązaniem pomiędzy bezpiecznym podpisem kwalifikowanym a zwykłym podpisem elektronicznym, który służy tylko potwierdzeniu tożsamości.
Powstanie też tzw. pieczęć elektroniczna, którą będzie mogła posługiwać się osoba prawna, a nie - jak w przypadku innych rodzajów e-podpisów - tylko osoba fizyczna. Dotychczas wydawano bowiem e-podpis tylko osobom fizycznym, właścicielom firm.
W mienionym roku popularność e-podpisów wzrosła z kilku do niespełna 200 tysięcy. Na kolejne 181 tys. są już zawarte umowy. Ponad połowa wysyłanych do ZUS dokumentów opatrzona jest elektronicznym certyfikatem. Korzysta z niego ok. 80 tys. płatników.