Zasady reprezentacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i zawierania w jej imieniu umów zna doskonale każdy prowadzący działalność w takiej formie. Gdy jednak chodzi o reprezentację spółki w umowach pomiędzy spółką a jej członkiem zarządu, praktyka pokazuje, że wielu przedsiębiorców zawiera umowy w sposób nieprawidłowy, co powoduje ich nieważność.
Stosownie do obowiązujących przepisów Kodeksu spółek handlowych w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Rada nadzorcza w małych spółkach z o.o., gdzie wspólnikami są osoby fizyczne, jest powoływana rzadko. Dlatego w praktyce, spółkę najczęściej reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Powyższe dotyczy przede wszystkim sytuacji, gdy wspólnikami spółki są osoby fizyczne, a zarząd tworzy jeden lub kilku wspólników. Wtedy najczęściej przedsiębiorcy błędnie wskazują w umowach z członkami zarządu, że spółka reprezentowana jest przez innego członka zarządu lub innego wspólnika w osobie X czy Y. W ten nieprawidłowy sposób zawierane są umowy o pracę, umowy zlecenia, ale również umowy najmu lokalu dla spółki lub użytkowania auta.
Konsekwencje prawne
Umowy z członkami zarządu zawarte w imieniu spółki przez inną osobę niż pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników (lub przez radę nadzorczą, jeśli jest ustanowiona) należy uznać za bezwzględnie nieważne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przeważającym w orzecznictwie stanowiskiem, nie istnieje również możliwość przywrócenia ważności takiej czynności, tzw. sanowania jej. Zatem nie przyniesie rezultatów późniejsze potwierdzenie umowy przez spółkę, za pomocą prawidłowo powołanego pełnomocnika.
W sprawach umów o pracę można _ ratować się _ jeszcze treścią przepisów prawa pracy, mianowicie, że umowa o pracę nawiązuje się poprzez faktyczne dopuszczenie pracownika do pracy i wypłacenie mu wynagrodzenia. Istnieją wtedy szanse na udowodnienie, że stosunek pracy istniał, pomimo nieważności samej umowy o pracę. Jednak w przypadku innych umów, nie będzie to oczywiste.
Powyższe może rodzić znaczące, negatywne skutki prawne nie tylko w sferze samych stosunków pomiędzy spółką, a członkiem zarządu (wzajemnych praw i obowiązków, w tym zasadności zapłaty należności umownych i ich wysokości), ale także np. na gruncie spraw sądowych, gdzie nieważna umowa miała być dowodem na poparcie określonej okoliczności. Sąd takiego dowodu prawdopodobnie nie uzna.
Pełnomocnictwo
Dla udzielenia pełnomocnictwa w uchwale zgromadzenia wspólników wystarczająca jest zwykła forma pisemna (a nie notarialna). Pełnomocnikiem może być inny wspólnik, czy inny członek zarządu. Co do zasady nie ma w tym względzie ograniczeń. Co również istotne, przeważa w doktrynie stanowisko, że spółka nie może (dla swej wygody) ustanowić jednego, stałego pełnomocnika, który za każdym razem będzie zawierał umowy z członkami zarządu w imieniu spółki, na podstawie raz udzielonego, ogólnego pełnomocnictwa. Co prawda pełnomocnikiem może być jedna, stała osoba, jednakże samo pełnomocnictwo powinno być udzielane każdorazowo do zawarcia konkretnej umowy.
Jednoosobowa spółka z o.o.
Inny problem przedstawia sytuacja, gdy w spółce jest tylko jeden wspólnik i jest on zarazem jedynym członkiem zarządu. Wtedy czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. Każdy inny sposób zawarcia umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu, przy jednoosobowej spółce z o.o. będzie bezwzględnie nieważny. Powyżej opisana zasada reprezentacji spółki przez radę nadzorczą lub wspólnika ustanowionego w uchwale zgromadzenia wspólników nie ma w tym przypadku zastosowania. O tym także należy pamiętać.
KANCELARIA ADWOKACKA ADWOKAT MAGDALENA AMEREK-KRAJEWSKA
Czytaj więcej w Money.pl