Notowania

e-administracja
12.11.2018 12:08

Firma i jej dokumenty w wirtualnym świecie. Jak ułatwić działanie przedsiębiorstwa

Jakie dokumenty można trzymać tylko w formie elektronicznej? Jak rozliczać firmę przez internet? Przepisy są w tej kwestii coraz bardziej przyjazne, a nadchodzą kolejne zmiany, które pozwolą zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i pieniędzy.

Podziel się
Dodaj komentarz
(fotolia.com)
Posiadanie Profilu Zaufanego pozwala w prosty sposób wymieniać z urzędem skarbowym m.in. dokumenty dotyczące podatków VAT.

"Elektroniczny obieg dokumentów w firmie" to dla wielu enigmatycznie i ryzykownie brzmiąca fraza, ale warto mieć świadomość, że przeniesienie dużej części dokumentów do wirtualnego świata wcale nie jest bolesne, za to przynosi wiele korzyści. To nie tylko oszczędność czasu, pieniędzy (choćby mniej zużywanego papieru) i wydajności pracowników. W wirtualnym świecie dostęp do dokumentów jest permanentny, a ich struktura i miejsce rzadko są naruszane. Innymi słowy – trudno coś zgubić lub choć na chwilę zawieruszyć.

Elektroniczny obieg dokumentów - przepisy

Prawo pozwala na przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów z wielu kategorii. Wśród tych najważniejszych dla funkcjonowania firmy są m.in.:
- sprawozdania finansowe,
- księgi rachunkowe i podatkowe,
- dowody księgowe (np. faktury),
- listy płac,
- wszystkie kopie papierowych dokumentów,
- wnioski kadrowe i dokumenty rekrutacyjne,
- systemy ocen, awansów i nagród,
- służbowe delegacje,
- zwolnienia i zaświadczenia lekarskie.

Ta długa lista pokazuje, że warto zainteresować się elektronicznym obiegiem dokumentów. Trzeba jednak sobie – jako właścicielowi firmy – zdawać sprawę, że początkowo zwykle wiąże się to z kosztami. Aby dokumenty w firmie mogły być sprawnie zarządzane w wirtualnym świecie, należy albo wykupić licencję na odpowiednie do tego programy, albo samemu taki stworzyć. Ta druga droga jest jednak przeznaczona dla większych przedsiębiorstw, które mogą sobie pozwolić na inwestycje we własną infrastrukturę.

Ktokolwiek jednak na to się zdecyduje, musi pamiętać o kilku obowiązkach.

Komercyjne narzędzia finansowo-księgowe muszą spełniać określone warunki. W każdej chwili można z nich pozyskać dokumenty utrwalone na płycie CD czy papierze, muszą mieć ewidencję wszystkich wprowadzanych zmian w systemie i odpowiednie zabezpieczenia przed włamaniem czy zniszczeniem.

Ważne! Jakie rozwiązanie wybrać dla firmy? Tu kluczowe mogą być konsultacje z doradcą danej firmy. Wspólne ustalenie z nim potrzeb, wielkości i wymagań przedsiębiorstwa pozwala na dopasowanie odpowiednio rozbudowanej wersji komercyjnego narzędzia. Dlatego niemożliwe jest uniwersalne oszacowanie, jakie koszty może ponosić firma za korzystanie z profesjonalnych systemów.

Ale co nie mniej ważne! Nie zawsze trzeba inwestować w taki system. Mniejsze przedsiębiorstwa mogą prowadzić elektronicznie przechowywanie wymienionych wyżej rodzajów dokumentów w ramach własnej infrastruktury.

Muszą jednak pamiętać o bezpieczeństwie dokumentów i znajdujących się w nim danych. RODO, czyli europejska dyrektywa o ochronie danych osobowych, wymaga zabezpieczenia danych osobowych, a na te można natrafić w firmowych papierach niemal na każdym kroku. O tym, czy są one przetwarzane zgodnie z dobrymi praktykami, świadczyć będą mogły specjalne certyfikaty wystawiane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i przez komercyjne podmioty.

*Uwaga! *Certyfikat tego typu od PUODO będzie kosztował czterokrotność średniej krajowej, czyli obecnie 19892 zł. Certyfikaty od podmiotów komercyjnych mogą być droższe. Certyfikaty nie będą obowiązkowe, ale ułatwią potencjalne kontrole. Mikroprzedsiębiorcy mogą się bez niego obejść. O tym, jak małe i średnie firmy powinny stosować RODO, można dowiedzieć się m.in. z przewodnika Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Dokumenty i urzędy w internecie

O ile narzędzia do prowadzenia obiegu dokumentów wewnątrz organizacji są płatne – bo przetwarzają wrażliwe dane, są rozbudowanymi systemami i muszą posiadać wysokie zabezpieczenia – to w przesyłaniu dokumentów do instytucji publicznych nie ma takiego problemu, bo firmy mają w tym względzie wiele udogodnień. Poniżej kilka najważniejszych e-usług, z których może skorzystać każdy przedsiębiorca w Polsce.

ePUAP – jak założyć konto i co daje?

ePUAP to platforma usług elektronicznych nie tylko przydatna dla osób prywatnych, ale i dla drobnych przedsiębiorców. Kluczowy jest tu tzw. Profil Zaufany, bo to on ułatwia późniejsze załatwianie spraw z urzędami.

Aby go założyć, najpierw należy zarejestrować się na platformie ePUAP (www.epuap.gov.pl), wypełnić odpowiednie formularze zgodnie z instrukcją pod tym adresem i potwierdzić swoją tożsamość w jednej z instytucji publicznych: urzędach wojewódzkich, miejskich i skarbowych, oddziałach ZUS i niektórych bankach.

Ważne! Dzięki bankom całą sprawę można też załatwić szybciej i zweryfikować swoją tożsamość, właśnie logując się na swoje konto bankowe. Możliwość taką udostępniają swoim klientom:
- ING Bank Śląski,
- Pekao,
- mBank,
- BZ WBK,
- PKO Bank Polski,
- Millenium, Inteligo,
- Envelo.

Posiadanie Profilu Zaufanego pozwala w prosty sposób wymieniać z urzędem skarbowym m.in. dokumenty dotyczące podatków VAT. Przedsiębiorcy mogą też w ten sposób dokonać wpisu lub wykreślić go z kilkudziesięciu rejestrów z różnych dziedzin gospodarki czy wprowadzić zmiany w tym kluczowym – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Za pomocą konta ePUAP zdobędą wiele zaświadczeń, koncesji czy pozwoleń. Pełna lista spraw możliwych do załatwienia w ten sposób dla przedsiębiorcy znajduje się w zakładce „Przedsiębiorczość” na platformie ePUAP.

Profil Zaufany przydaje się także przy samym zakładaniu firmy, co opisywaliśmy już w Money.pl.

Kolejnym ułatwieniem, które przynosi Profil Zaufany jest... możliwość potwierdzenia UPL-1, czyli pełnomocnictwa do podpisywania e-deklaracji. Przydaje się ono mikroprzedsiębiorcy, gdy chce skorzystać z usług biura rachunkowego i upoważnić je do prowadzenia księgowości i korespondencji z urzędami. Usługi takich biur zaczynają się już od ok. 100 zł miesięcznie. Wszystko jednak – tak jak w przypadku wprowadzania systemu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie – zależy od wielkości przedsiębiorstwa, rodzaju działalności i prowadzonych operacji finansowych. Dolna kwota za taką usługę dotyczy przede wszystkim osób będących na jednoosobowej działalności gospodarczej.

Konto podatnika przydatne przedsiębiorcy

Ministerstwo Finansów udostępnia obywatelom usługę „Konto podatnika” dostępną pod tym adresem. Aby je założyć, należy wspomniany wyżej Profil Zaufany. W systemie tym istnieje możliwość założenia dodatkowego konta - nie tylko dla osoby prywatnej, ale i dla podmiotu. To ostatnie należy jednak zrobić już osobiście w urzędzie skarbowym.

Po załatwieniu tych formalności można jednak uzyskać dostęp m.in. do informacji o stanie prowadzonych spraw w urzędach skarbowych czy różnego rodzaju rozliczeń i płatności. Można też składać deklaracje m.in. w sprawie podatków od czynności cywilnoprawnych.

Ponadto zobowiązania podatkowe można przesyłać do urzędów skarbowych po prostu za pomocą swoich rachunków bankowych. Każdy przedsiębiorca musi co miesiąc w odpowiednich terminach wykonać kilka przelewów. Usługi mobilne w polskich bankach pozwalają na szybkie i poprawne wypełnienie formularzy płatności, a urząd skarbowy ufa bankom i honoruje przelewy, których są pośrednikami. Nie trzeba biegać na pocztę z każdym kwitem opłaty.

Rozliczenie ZUS przez internet

Przedsiębiorcy – ci zatrudniający do stu osób – mogą też załatwić przez internet formalności związane z ubezpieczeniem. Przydatna do tego będzie aplikacja ePłatnik, w której można zarejestrować się pod tym adresem. Korzystanie z niej jest bezpłatne.

Aby założyć konto w ePłatniku należy zweryfikować tożsamość. Można to zrobić za pomocą:
- Profilu Zaufanego ePUAP,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- bankowości elektronicznej.

Ważne! Ostatnia opcja dostępna jest dla klientów tylko kilku banków: PKO Banku Polskiego, Inteligo, BOŚ Banku, Millenium, Citi Handlowego, Alior Banku i ING.

Aplikacja ma wiele udogodnień dla mikroprzedsiębiorców. Wśród nich:
- synchronizacja danych w aplikacji z danymi w systemach ZUS;
- weryfikacja dokumentów przed wysłaniem do urzędu;
- tworzenie dokumentów ubezpieczeniowych;
- możliwość elektronicznej wysyłki dokumentów.

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny

Od stycznia 2018 roku wszyscy przedsiębiorcy muszą prowadzić e-rejestr sprzedaży i zakupów VAT. Deklaracja zaś wysyłana jest w Jednolitym Pliku Kontrolnym. Jest on odpowiednio szyfrowany i przesyłany do Ministerstwa Finansów tak, że tylko resort może go odczytać.

Na rynku jest wiele darmowych narzędzi do tych operacji, ale swoje ma także sam resort. To aplikacja E-mikrofirma. Dostępna jest ona dla użytkowników systemów operacyjnych Windows, bo – jak zwraca uwagę ministerstwo – używa ich 90 proc. polskich użytkowników, a więc i przedsiębiorców.

E-mikrofirma pozwala na:
- wystawianie faktur krajowych,
- zapisywanie faktur krajowych zakupu,
- tworzenie ewidencji VAT,
- generowanie, walidację, szyfrowanie, podpisywanie i przesyłanie plików JPK_VAT i JPK_FA do systemu resortu finansów.

*Ważne! *Urzędy honorują plik JPK_VAT także wirtualne potwierdzenie tożsamości obywatela. A więc jeśli masz przedsiębiorstwo, a nie masz Profilu Zaufanego ePUAP, możesz użyć do weryfikacji JPK_VAT.

E-akta – kolejne zmiany dla przedsiębiorców

W styczniu 2019 roku wejdą w życie kolejne rozwiązania, które mają ułatwić i usprawnić firmom funkcjonowanie. Jak wylicza Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii pozwolą one w sumie zaoszczędzić przedsiębiorcom 1,3 mld zł w ciągu 10 lat.

Główną zmianą będzie umożliwienie wyboru przechowywania dokumentacji pracowniczej (czyli osobowej i płacowej). Obecnie należy ją trzymać w formie papierowej. Niebawem będzie można przenieść się na formę elektroniczną. A to oczywiście zaoszczędzi czas, miejsce i pieniądze. Ponadto skróci się sam obowiązek przechowywania tych dokumentów – z 50 do 10 lat. To z kolei też kolejne oszczędności.

Domyślną formą wynagrodzenia pracowników ma być pensja na konto. To element przeciwdziałania zatrudnianiu na czarno. Ale także sposób na porządkowanie firmowych dokumentów i spraw.

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii pracuje nad uruchomieniem specjalnej platformy do obiegu faktur elektronicznych, z której będzie można bezpłatnie korzystać m.in. przez stronę internetową. Platforma będzie służyć do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur oraz innych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.

Zautomatyzowany proces obiegu faktur doprowadzi do obniżenia kosztów, skrócenia czasu ich przetwarzania oraz zmniejszy zatory płatnicze i liczbę fałszywych faktur w gospodarce.Resort rozwija też portal Biznes.gov.pl, na którym przedsiębiorcy znajdą bazę wiedzy niezbędną do prowadzenia firmy, wiele poradników i wzorów dokumentów, a co najważniejsze szybko zrealizują sprawy online.Już teraz można za pośrednictwem Biznes.gov.pl uzyskać zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami czy zgłosić administratora danych osobowych.

Do zarejestrowanych przedsiębiorców wysyłane są przypomnienia o zbliżających się terminach urzędowych i ważnych zmianach w przepisach. Resort w najbliższym czasie planuje uruchomić płatności za zrealizowane usługi.

Jakub Wątor

Tagi: e-administracja, porady, porady prawne, prawo, msp, zarzadzanie
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz
13-11-2018

jolkaa niech was cholera wezmie z tymi udogodnieniami. Takie sa wspaniale ze czas firme zamykac

14-11-2018

Emeryt co dużo widziałJakie udogodnienia ?

14-11-2018

Lewicowiec od zawszeNa czyje zamówienie są te artykuły pisane ?

Rozwiń komentarze (8)