Firmowa strona www spełnia wiele funkcji. Ułatwia komunikację z odbiorcami, udostępnia merytoryczne treści i - przede wszystkim - stanowi główne źródło informacji na temat prowadzonej działalności. Wbrew pozorom, nie trzeba być webmasterem, żeby założyć i prowadzić witrynę internetową. Wystarczy znajomość intuicyjnych narzędzi, które można w tym celu wykorzystać.
Strony internetowe mogą przybierać różne formy w zależności od potrzeb firmy. Najprostsze funkcjonują w postaci wizytówki, prezentując jedynie dane teleadresowe, ofertę i krótką charakterystykę prowadzonej działalności. Ich konstrukcja ma charakter statyczny: składa się zazwyczaj z jednej strony głównej i kilku ewentualnych podstron, które nie wykazują się interaktywnością wobec użytkownika.
Z punktu widzenia właściciela strony www, jej statyczność może utrudniać aktualizację zawartych informacji. Trudno modyfikować treści i wprowadzać ulepszenia. Aby to zrobić, należy zaingerować w kod źródłowy, a często trudno do tego doprowadzić bez udziału informatyka.
Pozostałe modele witryn - takie jak portale, vortale czy sklepy internetowe - charakteryzują się dynamiczną formułą. W praktyce oznacza to, że edycja treści jest dostępna nawet dla laika, który nie posiada technicznych umiejętności. Aktualizację zawartości ułatwia CMS (content management system), czyli system do zarządzania treścią serwisu www.
Z platformą CMS nie musisz być informatykiem
Narzędzia CMS charakteryzują się prostym interfejsem, który pozwala na łatwe zamieszczanie treści na stronie oraz edytowanie tych opublikowanych. Do zadań systemu należy kompleksowa administracja portalem internetowym, czyli zarówno publikowanie informacji i artykułów, jak i organizacja struktury serwisu. Za jego pośrednictwem można również zarządzać kontami użytkowników.
Jednym kliknięciem w przycisk można wpisywać i usuwać teksty, wstawiać grafiki, tabele, zdjęcia, a nawet dodawać całe działy i sekcje. Wpisywanie treści odbywa się w specjalnym oknie do edycji, w którym znajdują się narzędzia (np. pogrubianie, kursywa, kolor czcionki) do formatowania, podobne do tych z popularnych edytorów tekstowych.
Niektóre systemy dysponują również darmowymi wtyczkami, które umożliwiają urozmaicenie publikowanych treści. Takim dodatkiem może być np. odsyłacz do portalu społecznościowego (np. facebookowe "Lubię to"), galeria zdjęć, forum internetowe czy materiał wideo. Wstawienie takich rozwiązań odbywa się także poprzez użycie jednego przycisku.
Dynamiczną stronę internetową mogą więc bez problemu aktualizować specjaliści od marketingu czy redaktorzy serwisu, którzy nie posiadają wiedzy o języku html. System zarządzania jest najczęściej oparty na bazie danych i języku skryptowym lub specjalistycznym oprogramowaniu serwera. CMS może być także częścią indywidualnego software'u klienta.
Jak wybrać system zarządzania treścią?
Dostosowanie do funkcjonalności portalu to cecha dedykowanych systemów CMS. W takie rozwiązanie warto zainwestować w przypadku dużych portali internetowych. Prosta strona www dla firmy nie wymaga rozbudowanego zaplecza technicznego, może więc funkcjonować w oparciu o jedną z gotowych platform, które są dostępne na rynku. I to za darmo. Najpopularniejszymi systemami do zarządzania treścią w języku polskim są obecnie Wordpress i Joomla!.
Ten pierwszy nie jest płatny nawet w przypadku użytku komercyjnego. Oferuje ponad tysiąc szat graficznych i kilkadziesiąt tysięcy dodatkowych wtyczek. W praktyce, Wordpress jest platformą do prowadzenia blogów, ale można go wykorzystywać również dla zastosowań witryny firmowej, głównie ze względu na jego intuicyjność i prostotę obsługi. Joomla! to darmowe narzędzie, które udostępnia użytkownikom różnorodne opcje: np. pamięć podręczną, kanały RSS, blogi, forum oraz wiele wersji językowych. Funkcjonuje na zasadach wolnego oprogramowania.
Gotowy system CMS jest nie tylko tańszy (w niektórych przypadkach nawet darmowy) od dedykowanej formuły, ale i bardziej uniwersalny. Uniezależnia firmę od wykonawcy strony internetowej. Popularne systemy są znane przez wielu specjalistów na rynku, dlatego w sytuacji kryzysowej nie ma ryzyka długich poszukiwań odpowiedniej osoby.
Podstawą wyboru odpowiedniej platformy CMS powinna być lista funkcjonalności zakładanej witryny. Decyzja powinna zależeć od specjalisty, odpowiedzialnego za wdrożenie strony internetowej. Aby mógł zdecydować się na najlepsze rozwiązanie, musi znać wszystkie planowane przedsięwzięcia i kierunek rozwoju serwisu. Brak elastycznego narzędzia może pozbawić witrynę możliwości sprawnej ewolucji na przestrzeni czasu, dostosowanej do zmiany trendów czy potrzeb konsumenta.