Bez względu na to, czy świeżo nabyty samochód służbowy jest nowy czy używany, można go wpisać do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisu amortyzacyjnego. Musi jednak spełniać kilka określonych warunków.
Kiedy samochód jest [środkiem trwałym](https://msp.money.pl/wiadomosci/poradniki/artykul/srodki-trwale-czym-sa-i-jak-nimi-dysponowac,252,0,2420732.html) firmy?
Auto musi być kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do eksploatacji, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie oraz stanowić własność lub współwłasność podatnika. Oprócz tego, należy je użytkować dłużej niż przez jeden rok i wyłącznie w celach działalności gospodarczej (ewentualnie oddać do używania na podstawie np. umowy leasingu).
Jeśli pojazd spełnia wszystkie kryteria, można wprowadzić go do ewidencji środków trwałych. Aby tego dokonać, należy wybrać odpowiedni numer Klasyfikacji Środków Trwałych, czyli 741 - dla samochodów osobowych. Poprawnie wypełniony dokument będzie podstawą do obliczenia wysokości odpisu amortyzacyjnego.
Ewidencja środków trwałych
Wzór ewidencji środków trwałych nie jest określony przez przepisy podatkowe. Spis można więc prowadzić w formie odręcznego dokumentu czy komputerowego arkusza. Powinien być jednak uporządkowany zgodnie z liczbą kolejnych zapisów, sporządzanych chronologicznie i odrębnie dla każdego roku podatkowego.
Należy zapisać daty nabycia poszczególnych środków trwałych, wartości niematerialnych lub prawnych. Tym dniem bywają zazwyczaj daty znajdujące się na fakturze, rachunku czy umowie. Jeśli rzecz w momencie kupna nie nadawała się do wykorzystania, za odpowiednią datę uznaje się termin, w którym przedmiot zaczyna być zdatny do użytku. Wtedy też zaczyna się jego okres amortyzacji.
Jedną z ważniejszych pozycji w ewidencji jest wartość początkowa środka trwałego. Jej określenie zależy przede wszystkim od sposobu nabycia - w tym przypadku - samochodu.
Wartość początkowa samochodu
Cena zakupu należna zbywcy, powiększona o ewentualne kosztu zakupu, tj. transport, załadunek i wyładunek, montaż, opłaty notarialne i skarbowe czy ubezpieczenie w drodze to składowe elementy wartości początkowej środka trwałego, które są regulowane przez ustawę o podatku dochodowym. W przypadku importu cena nabycia obejmuje również cło i podatek akcyzowy. Poniesione koszty pomniejsza się o podatek od towarów i usług.
Wszystkie składniki wartości początkowej auta muszą być związane z kompletnością pojazdu, jego zdatnością do użytku i pozostałymi czynnikami, warunkującymi podleganie pod środki trwałe. Zgodnie z tym, opłaty za ubezpieczenie OC i AC nie podnoszą wartości samochodu.
Dodatkowo, jeśli podatnik zdecyduje się poczekać z wcieleniem samochodu do środków trwałych i w pierwszej kolejności dokona wszystkich opłat rejestracyjnych, będzie mógł zaliczyć te koszty do wartości początkowej auta, czyli zostaną ujęte w odpisach amortyzacyjnych pojazdu.