Do końca 2018 roku, korzystanie z samochodu prywatnego do celów związanych z działalnością gospodarczą wiązało się z koniecznością rozliczania tzw. kilometrówki. Od stycznia 2019 roku przedsiębiorca nie musi prowadzić kilometrówki, ale za to będzie mógł do kosztów uzyskania przychodu doliczyć 20 proc. wydatków poniesionych na eksploatację samochodu.
Kilometrówka w celach służbowych
Kilometrówka obowiązywać będzie pracowników, którzy używają samochodu prywatnego do celów służbowych. W związku z tym będzie trzeba taką kwotę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu pracownika. Przepisy regulują wysokość kwoty, którą można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Chodzi tu zarówno o jazdy lokalne, jak i podróże służbowe, które są realizowane prywatnym samochodem pracownika.
Kwotę tę oblicza się tak, że przedsiębiorca musi pomnożyć liczbę kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Stawki te określa rozporządzenie ministra infrastruktury.
Stawki zależą od rodzaju pojazdu i pojemności silnika. I tak:
- w przypadku motoroweru jest to: 0,1382 zł;
- w przypadku motocykla: 0,2302 zł;
- samochód z silnikiem do 900 cm3: 0,5214 zł;
- samochód z silnikiem powyżej 900 cm3: 0,8358 zł.
Jeśli pracownik odbywa jazdy lokalne, to pracodawca może rozliczać pracownika ryczałtem. Warto pamiętać, że jazdy lokalne w przypadku pracowników Poczty Polskiej, a także Lasów Państwowych, a także pomocy społecznej zwalnia się z PIT. We wszystkich pozostałych przypadkach mamy do czynienia z obowiązkiem rozliczania zaliczki na podatek dochodowy. Kilometrówka pracowników, a także ryczałt nie są objęte koniecznością opłacania składek ZUS.
Ryczałt pracowników a kilometrówka
W określonych sytuacjach nie trzeba prowadzić kilometrówki. Tak będzie właśnie w przypadku rozliczania miesięcznego ryczałtu. Kilometrówki nie trzeba też prowadzić, jeśli samochód jest samochodem stricte firmowym. Wtedy można zaliczać wszystkie wydatki do takich kosztów.
Warto podkreślić, że od ponad 10 lat stawki za kilometr przebiegu się nie zmieniały. Posłowie nieśmiało proponowali podwyższenie takich stawek, ale ostatecznie nie udało się tego wprowadzić. Argumentem było to, że byłoby to zbyt kosztowne dla budżetu.
Jak powinno się prowadzić kilometrówkę?
Ewidencja kilometrówki powinna być prowadzona przez osobę, która użytkuje samochód. Nie ma więc przeszkód, by taką kilometrówkę prowadził właśnie pracownik. Trzeba jednak pamiętać, że pracodawca powinien podpisać taką ewidencję.
W ewidencji powinno się zapisać numer kolejny, dokładne dane osoby użytkującej pojazd, a także numer rejestracyjny wraz z określeniem pojemności silnika. Dodatkowo wpisujemy też liczbę kilometrów, które pracownik przejechał. Do tego dopisujemy stawkę za kilometr przebiegu, a także kwotę, która wychodzi po obliczeniu liczby kilometrów i stawki za 1 km.