Całościowe spojrzenie na koszty eksploatacji samochodów w firmie określa się skrótem TCO (ang. total cost of ownership). Przeprowadzenie analizy TCO polega na obliczeniu nie tylko kosztu finansowania zakupu samochodu oraz jego amortyzacji, ale także wszelkich innych bezpośrednich i pośrednich kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu lub floty.
Bezpośrednie koszty to przede wszystkim koszty paliwa, ubezpieczenia, serwisowania, napraw, płatnych parkingów, przejazdu płatnymi drogami, mycia oraz zakupu i sezonowej wymiany ogumienia. Z kolei koszty pośrednie, to wydatki dotyczące zatrudnienia pracowników zajmujących się flotą, utrzymania powierzchni biurowej czy zakupu programów komputerowych do zarządzania flotą.
Kluczowym aspektem wyliczenia TCO floty samochodowej jest szacowanie wartości odsprzedaży danego pojazdu po zakładanym okresie eksploatacji, zwanej wartością rezydualną lub końcową. Na kształtowanie się wartości rezydualnej danego samochodu wpływ ma nie tylko stan techniczny i przebieg danego egzemplarza, ale także wiele innych czynników, które często nie są brane pod uwagę w momencie zakupu nowego pojazdu.Istotnym aspektem TCO jest też ocena prawdopodobieństwa wystąpienia awarii po wygaśnięciu gwarancji, a także oszacowanie prawdopodobnych kosztów napraw.
Przeprowadzenie analizy TCO umożliwia obliczenie całkowitych realnych kosztów utrzymania firmowych samochodów i często jest podstawą do podjęcia decyzji o modelu finansowania i zarządzania flotą.
Najczęściej spotykanym modelem jest finansowanie i zarządzanie wewnętrzne. W takim przypadku firma sama zajmuje się nie tylko finansowaniem, ale także zarządzaniem flotą, co zazwyczaj pociąga za sobą konieczność oddelegowania do tego celu osobnego zespołu pracowników, którzy zajmują się wszelkimi aspektami eksploatacji firmowych samochodów.
Analiza TCO może jednak wykazać, że bardziej racjonalny z punktu widzenia funkcjonowania firmy byłby outsourcing floty. Przykładem takiego rozwiązania jest wynajem długoterminowy, w przypadku którego wszelkie koszty i obowiązki związane z utrzymaniem floty i zapewnieniem jej mobilności bierze na siebie firma z CFM (car fleet management), w zamian ustaloną, zryczałtowaną miesięczną opłatę.
Warto zaznaczyć, że przeprowadzaniem analiz TCO zajmują się zazwyczaj firmy CFM, które oferują także usługi zarządzania flotami w ramach outsourcingu. Na rynku można jednak znaleźć także niezależne oferty związane z TCO.
- Fleet manager nie musi mieć nawet prawa jazdy. Więcej, nie musi nawet wstawać zza biurka - mówi money.pl Tomasz Siwiński, redaktor naczelny branżowego magazynu "Fleet". - Są firmy, które specjalizują się analizach stanu floty i jej potrzeb.
Jak tłumaczy, specjalistyczna firma sfinansuje samochód, inna go ubezpieczy, inna zapewni serwis, monitorowanie, opony, paliwo, wyszkoli pracowników i sprzeda na końcu samochody. - Outsourcing jest modny i wygodny dla fleet managera. Stałość kosztów to dla niego święty spokój - dodaje.
- Jednak każda z tych firm musi zarabiać, a więc pobiera jakiś procent. - zaznacza Siwiński. -Dobry fleet manager niektórymi sprawami zajmie się więc sam, inne zleci na zewnątrz, ale całość będzie kontrolował i sprawdzał - mówi ekspert. - Jakby się nie starał, zawsze jego szef podczas budżetowania floty na kolejny rok powie jedno: zredukuj koszty. To niewdzięczna praca - stwierdza Tomasz Siwiński.
Partnerem treści jest Volkswagen Financial Services