Trwa ładowanie...

Notowania

Przejdź na
e-faktura
17.02.2011 12:11

E-faktury - jak przejść na nie szybko i bez kłopotów?

Aby faktura elektroniczna była ważna, należy przesłać ją w formacie, którego klient końcowy nie będzie mógł edytować.

Podziel się
Dodaj komentarz
(Nyul/Dreamstime)

*Dzięki rozporządzeniu Ministerstwa Finansów od nowego roku faktury można dostarczać klientom w formie elektronicznej. *

To duże ułatwienie zarówno dla wielkich korporacji, które wysyłają tysiące faktur miesięcznie, jak i dla mniejszych firm, dla których najważniejsze jest utrzymanie możliwie najmniejszych kosztów prowadzenia działalności.

1. Jak powinna wyglądać e-faktura?

Aby faktura elektroniczna była ważna, należy przesłać ją w formacie, którego klient końcowy nie będzie mógł edytować. Najlepiej do tego celu nadaje się format PDF. Faktury elektroniczne nie powinny zawierać oznaczeń _ Oryginał _ i _ Kopia _, ponieważ należy zachować integralność dokumentu (nadawca i odbiorca powinien mieć taki sam plik).

Dla zwiększenia pewności zachowania integralności dokumentu można użyć podpisu elektronicznego.

2. Jak wygenerować e-fakturę?

Dokument można przygotować np. w edytorze tekstu i przekonwertować na format PDF bądź wygenerować fakturę w używanym w firmie programie księgowym. O wiele lepiej jednak zaopatrzyć się w aplikację, która zautomatyzuje cały proces i pozwoli generować faktury masowo.

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań – darmowych i płatnych. Niektóre płatne aplikacje (w tym dostępne online) do wystawiania faktur umożliwiają wygenerowanie za darmo kilkunastu lub kilkudziesięciu faktur miesięcznie, małe firmy mogą więc korzystać z ich zasobów bez dodatkowych kosztów. Należy jednak pamiętać, że kontrahent musi najpierw wyrazić zgodę na wysyłkę faktury drogą elektroniczną – ustnie lub na piśmie.

3. Jak wysyłać e-faktury?

Elektroniczne faktury można bez problemu wysyłać, dołączając je jako załącznik do wiadomości e-mail. Takie rozwiązanie doskonale sprawdzi się w firmach, które wystawiają kilka-kilkanaście faktur w miesiącu. Przy większej liczbie dokumentów warto skorzystać z dedykowanego oprogramowania.

Jedna z dostępnych na rynku aplikacji daje możliwość ekspresowej wysyłki dowolnej ilości faktur. Do rozpoczęcia dystrybucji faktur na skrzynki elektroniczne klientów wystarczy korzystanie z programu księgowego, jak np. popularny Subiekt GT, który umożliwia generowanie tzw. pliku wymiany danych o rozliczeniach (np. w formacie .xls, .csv). Wygenerowany plik wgrywa się następnie do aplikacji wysyłającej e-faktury, która w oparciu o zaimportowane dane o transakcjach tworzy pliki .pdf.

Teraz wystarczy tylko wybrać faktury, które mają być rozesłane bądź kontrahentów, do których trafią i kliknąć _ Wyślij _. Użytkownik ma także możliwość podglądu aktualizowanego w czasie rzeczywistym raportu obejmującego liczbę otwarć maili i dostarczenia poszczególnych dokumentów.

Czytaj w Money.pl
[ ( http://static1.money.pl/i/h/105/t86121.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/e-faktury;jak;archiwizowac;dokumenty,246,0,731894.html) E-faktury: Jak archiwizować dokumenty? Od 1 stycznia 2011 r. nie będzie trzeba skanować faktur kosztowych, wystarczy pozyskać je w formie elektronicznej.
[ ( http://static1.money.pl/i/h/77/t20301.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/co;zrobic;by;stosowac;e-fakture;w;firmie,58,0,723258.html) Co zrobić, by stosować e-fakturę w firmie E-faktury mogą być przesyłane pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę. Zgoda taka może mieć formę pisemną lub elektroniczną.
[ ( http://static1.money.pl/i/h/148/t90772.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/prawo/artykul/co;sie;bardziej;oplaca;e-faktura;czy;faktura;wysylana;mailem,10,0,641802.html) Co się bardziej opłaca: e-faktura czy faktura wysyłana mailem? Według obowiązujących w Polsce przepisów, e-fakturą jest tylko i wyłącznie dokument podpisany bezpiecznym e-podpisem lub przesłany w specjalnym systemie EDI.
[ ( http://static1.money.pl/i/h/151/t90775.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/zarzadzanie/artykul/e-faktury;korzysci;i;problemy,191,0,588991.html) E-faktury: Korzyści i problemy Elektroniczne dokumenty wciąż wymagają podpisu elektronicznego. Za to, dzięki precyzyjniejszym przepisom, nie są już kwestionowane przez fiskusa.
Tagi: e-faktura, wiadomości, porady, druki, baza wiedzy, zarządzanie, msp, czołówki, zarzadzanie
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz