Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wydawane jest na wniosek płatnika składek przez właściwą dla miejsca prowadzenia działalności jednostkę ZUS.
Aby uzyskać zaświadczenie należy wypełnić i złożyć odpowiedni wniosek.Wnioski mogą być składane osobiście w oddziale ZUS lub wysyłane listem poleconym na jego adres.
Wniosek można też wypełnić i wysłać przy pomocy Elektronicznego Urzędu Podawczego (wymagane jest posiadanie Bezpiecznego Podpisu Elektronicznego)
.
Wzór wniosku nie jest obowiązujący - można napisać go samemu, musi on jednak zawierać wszystkie niezbędne informacje:
- -nazwę lub imię i nazwisko płatnika
- -numer identyfikacji podatkowej NIP
- -numer statystyczny REGON
- -numer PESEL (jeśli płatnik nie ma nadanego numeru NIP i REGON)
- -adres płatnika.
We wniosku powinien być też podany cel wydania zaświadczenia - np: _ Zaświadczenie jest niezbędne w celu okazania w przetargu _. Jeśli nie chcemy jechać do oddziału i wolimy, by ZUS przesłał nam zaświadczenie, także należy to zaznaczyć we wniosku.
ZUS wydaje zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek w terminie 7 dni od daty wpływu wniosku. Gdy zachodzą przyczyny uniemożliwiające wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek Terenowa Jednostka Organizacyjna wydaje płatnikowi decyzję o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek.
Od decyzji o odmowie wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek przysługuje odwołanie do sądu.