Udostępnianie pracownikom samochodów służbowych może powodować szereg negatywnych konsekwencji podatkowych po stronie pracodawcy.
W celu zapewnienia pracodawcy bezpieczeństwa podatkowego pomocne będzie sformalizowanie procedur użytkowania samochodów służbowych poprzez wprowadzenie w zakładzie pracy właściwie sformułowanych regulaminów określających warunki korzystania przez pracowników z samochodów służbowych.
Ryzyko pracodawcy
W przypadku, gdy pracodawca udostępnia pracownikom samochody służbowe, które chociaż potencjalnie mogą być przez nich użytkowane na cele prywatne, wówczas po stronie pracodawcy (jako płatnika podatku dochodowego)
może powstać obowiązek do odpowiedniego opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych przychodów pracowniczych z tytułu tzw. nieodpłatnych świadczeń.
Zgodnie bowiem z przepisami ustaw podatkowych każdy użytek prywatny samochodu służbowego oznacza istnienie podlegającego opodatkowaniu przychodu dla pracownika, który powinien być określony w oparciu o stawki rynkowe (np. stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów) – art. 12 ust. 1 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za pobranie tego podatku odpowiada pracodawca.
PRZYKŁAD: W przypadku samochodów służbowych, które po godzinach pracy nie są pozostawiane przez pracowników na terenie zakładu pracy łatwo jest zidentyfikować użytek prywatny (np. w postaci przejazdów do i z miejsca zamieszkania pracownika). Odpowiedzialność z tytułu niepobranego podatku (od tzw. przychodów w naturze) ciąży wówczas na jednym podmiocie tj. na pracodawcy. Ewentualna odpowiedzialność karno-skarbowa ciąży na osobie odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe tego pracodawcy (np. główny księgowy / dyrektor finansowy), a postępowanie podatkowe prowadzone jest przeciwko płatnikowi podatku. Całe ryzyko skupia się więc na jednym podmiocie (na płatniku podatku) oraz najczęściej na jednej osobie.
Brak sformalizowanych procedur i zasad udostępniania pracownikom samochodów służbowych może także powodować po stronie pracodawcy negatywne konsekwencje w podatku VAT, jak również wpływać na ewentualną odpowiedzialność karnoskarbową pracodawcy lub osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe pracodawcy.
Korzyści związane z wprowadzeniem regulaminu
Wprowadzenie do zakładu pracy prawidłowo sporządzonego regulaminu użytkowania samochodów służbowych umożliwia zabezpieczenie sytuacji pracodawcy poprzez zapewnienie bezpieczeństwa podatkowego w zakresie:
- ograniczenia odpowiedzialności podatkowej pracodawcy jako płatnika związanej z przychodami pracowników uzyskiwanymi z tytułu użytkowania samochodów służbowych na ich cele prywatne,
- ograniczenia odpowiedzialności karnoskarbowej pracodawcy związanej z:
- brakiem określenia przychodów pracowniczych z tytułu nieodpłatnych świadczeń, lub
- zaniżeniem podstawy opodatkowania w związku z nieprawidłowym sposobem ustalania wysokości przychodów pracowniczych.
Powinniśmy w takim regulaminie ustalić m.in. dopuszczalny zakres użytku prywatnego, stosowany sposób rozliczeń z pracownikiem (np. poprzez odpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu, zamiast doliczania do przychodów), sposób ewidencji użytku prywatnego, etc.
W przypadku wprowadzenia takiego regulaminu, odpowiedzialność za ewentualne zobowiązania podatkowe powstałe z tytułu nieodpłatnych świadczeń (np. wskutek zidentyfikowanych przez organy podatkowe przejazdów prywatnych) na rzecz pracowników nie będzie ciążyć na pracodawcy jako płatniku podatku.
W konsekwencji, ewentualne postępowanie podatkowe będzie mogło być prowadzone wyłącznie przeciwko poszczególnym pracownikom, a nie przeciwko pracodawcy jako płatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych. Czyli organy podatkowe w przypadku np. 10 pracowników i 10 aut służbowych będą zmuszone do prowadzenia 10 postępowań (zamiast jednego postępowania w razie nieposiadania stosownych procedur w formie regulaminów).
Co istotne, z uwagi na niższą wysokość uszczuplonej lub narażonej na uszczuplenie należności podatkowej (tj. dotyczącej nie płatnika, lecz jedynie danego pracownika), należy przyjąć, iż chęć prowadzenia takiego postępowania przez organ podatkowy będzie proporcjonalnie niższa.
Należy także podkreślić, że istnieje możliwość sporządzenia regulaminu użytkowania samochodów służbowych, na mocy którego przejazdy pracownika samochodem służbowym z domu do pracy i z powrotem nie będą mogły być uznane za tzw. nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, w związku z czym pracodawca nie będzie obowiązany do pobrania z tego tytułu zaliczki na podatek dochodowy z wynagrodzenia pracownika.
Tomasz Piekielnik jest doradcą podatkowym, partner w Piekielnik i Partnerzy we Wrocławiu
Karolina Kierod jest konsultantem podatkowym w Piekielnik i Partnerzy we Wrocławiu