Rachunek bankowy, zwłaszcza obsługiwany przez internet, znacznie przyspiesza i ułatwia rozliczenia podczas prowadzenia firmy. Nie wszyscy przedsiębiorcy jednak z niego korzystają. Którzy przedsiębiorcy mogą działać bez rachunku bankowego? Co grozi za niezgłoszenie konta firmowego do urzędu skarbowego? Czy jest konieczne założenie oddzielnego rachunku dla potrzeb firmy? Odpowiedzi na te pytania zawiera artykuł przygotowany przez inFakt.pl.
Istnieje wąska grupa przedsiębiorców, w przypadku których posiadanie rachunku bankowego nie jest konieczne. Muszą oni jednak spełniać wszystkie wymienione poniżej warunki:
- nie wykonywać jednorazowych transakcji o wartości powyżej 15 tys. euro,
- nie prowadzić rozliczeń z podmiotami gospodarczymi,
- być mikroprzedsiębiorcami (zatrudniać mniej niż 10 osób oraz osiągać roczny obrót netto ze sprzedaży towarów i usług nieprzekraczający 2 mln euro).
Powyższa grupa przedsiębiorców może opierać swoją działalność w całości na obrocie gotówkowym. Wszystkie należności wobec organów podatkowych (urzędów miast i gmin, urzędów skarbowych i ZUS) mogą regulować w kasach urzędów lub za pomocą przekazów pocztowych.
Może zdarzyć się, że przedsiębiorca, który nie spełnia powyższych kryteriów, wbrew obowiązkowi, nie zakłada lub nie zgłasza konta firmowego (np. aby ukryć dochody przed opodatkowaniem). Wówczas właściciel firmy musi liczyć się z ryzykiem grzywny za wykroczenie skarbowe. Warto pamiętać, że jeśli do celów firmowych wykorzystywanych jest kilka rachunków bankowych, to każdy z nich trzeba zgłosić.
Nic nie stoi za to na przeszkodzie, aby firma wykorzystywała nie tylko jeden, ale kilka firmowych rachunków. Mogą one być prowadzone w tym samym banku, ale nie muszą. Jeśli przedsiębiorca prowadzi np. kilka sklepów internetowych, dobrym pomysłem może być założenie rachunków osobno dla każdego ze sklepów. Ponadto, dodatkowy rachunek można przeznaczyć do celów oszczędnościowych lub inwestycyjnych.
Rachunki bankowe służące do prowadzenia działalności gospodarczej zgłasza się w urzędzie miasta lub gminy podczas zakładania firmy korzystając z wniosku CEIDG-1 oraz załącznika CEIDG-RB (jeśli przedsiębiorca chce zgłosić więcej niż jedno konto firmowe). Ponadto, w trakcie prowadzenia firmy można zmieniać rachunek bankowy, a także zgłaszać kolejne rachunki do tego celu. Aktualizację danych dotyczących kont bankowych należy zgłosić w ciągu 7 dni korzystając z wymienionych wyżej formularzy.
Prywatny rachunek można wykorzystywać do celów firmowych
Polskie prawo nie nakłada na właścicieli jednoosobowych firm obowiązku posiadania osobnego, firmowego rachunku bankowego, a co za tym idzie za brak wydzielonego rachunku firmowego nie grozi żadna kara. Przedsiębiorca może sam zdecydować, czy woli założyć taki rachunek czy też chce korzystać do celów związanych z działalnością gospodarczą z prywatnego rachunku.
Na przeszkodzie w wykorzystywaniu prywatnego rachunku do celów własnej firmy może jednak stanąć bank, który prowadzi rachunek. Wiele banków zakazuje wykorzystywania prywatnego rachunku do rozliczania działalności gospodarczej pod groźbą natychmiastowego wypowiedzenia umowy. Niektóre banki wręcz uniemożliwiają wykonywanie przelewów do organów podatkowych przy użyciu takich kont.
Zaletą posługiwania się prywatnym rachunkiem do prowadzenia działalności są przede wszystkim mniejsze koszty – konta osobiste mają zazwyczaj niższe opłaty miesięczne i wysokość prowizji za operacje niż konta firmowe. Należy jednak pamiętać, że posługiwanie się osobistym rachunkiem utrudnia prowadzenie księgowości firmy oraz rodzi wiele zagrożeń w przypadku kontroli skarbowej.
Osobne konto firmowe to ułatwienie i oszczędność kłopotów
Posiadanie osobnego rachunku firmowego może być droższe w utrzymaniu od rachunku osobistego, ale wiąże się z tym wiele udogodnień. Rachunek firmowy przede wszystkim:
- pomaga oddzielić budżet osobisty od budżetu firmy,
- ułatwia prowadzenie księgowości,
- pozwala uniknąć problemów związanych z rozliczaniem przychodów z odsetek bankowych oraz różnic kursowych,
- może zaoszczędzić kłopotów w przypadku kontroli skarbowej.
Osobny rachunek firmowy pozwala oddzielić właścicielowi firmy swój osobisty budżet od budżetu firmy. Jest to przydatne szczególnie, gdy przedsiębiorca ma też inne źródła dochodu, np. z umowy o pracę lub umów zleceń. Umożliwia to łatwiejszy wgląd w stan finansów. W każdej chwili przedsiębiorca może jednak przelać środki z konta firmowego na osobiste lub odwrotnie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Nie niesie to za sobą żadnych konsekwencji.
Rachunek firmowy ułatwia też prowadzenie księgowości, ponieważ przelewy związane z firmą znajdują się wtedy w całości na osobnym rachunku. Takie rozwiązanie pozwala też uniknąć kłopotu rozliczania przychodów z odsetek bankowych oraz różnic kursowych. Jeśli przychody z tego tytułu są osiągane z wpływów pochodzących z działalności gospodarczej, przedsiębiorca ma obowiązek je rozliczyć. Nie musi tego zaś robić w odniesieniu do prywatnych środków. W przypadku gdy wszystkie wpływy trafiają na ten sam rachunek, utrudnia to lub wręcz uniemożliwia odróżnienie, jaka część odsetek pochodzi od środków prywatnych, a jakie pozostają w związku z prowadzoną działalnością.
Rachunek firmowy generuje osobny wyciąg operacji, który może stanowić podstawę ewidencji księgowej. Ma to znaczenie, gdy przedsiębiorca korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego, ponieważ nie musi wtedy ujawniać operacji na swoim prywatnym rachunku.
Osobny rachunek pozwala również zaoszczędzić kłopotów w przypadku kontroli skarbowej. Jeśli z zakresu kontroli wynika, że kontrolowana ma być firma, urzędnicy mogą mieć wgląd tylko w rachunki zgłoszone jako służące do prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że kontroli na pewno nie będą podlegały prywatne transakcje, które są widoczne jeśli przedsiębiorca posiada tylko jeden rachunek. Jeśli wszystkie operacje finansowe są dokonywane z wykorzystaniem jednego rachunku, kontrolerzy siłą rzeczy mogą skontrolować również osobiste wpływy, do czego nie mają prawa kontrolując działalność gospodarczą.
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sklepy internetowe oraz oferują usługi w internecie często decydują się na wykorzystanie systemów płatności on-line w celu przyspieszenia i zautomatyzowania transakcji z klientami. Niektóre serwisy płatności internetowych, np. PayPal, pozwalają założyć specjalne konta firmowe oferujące dodatkowe usługi dla przedsiębiorców. Takiego konta nie trzeba jednak zgłaszać do urzędu skarbowego, ponieważ konto w serwisie takim jak PayPal nie jest rachunkiem bankowym. Dotyczy to również innych, podobnych usług dostępnych na polskim rynku, np. DotPay.pl, Platnosci.pl czy Przelewy24.pl.