Notowania

kpir
24.09.2012 09:38

Sprawdź, co robić w przypadku błędów w KPiR

Może się zdarzyć, że podatnik po wykryciu błędu ma wątpliwości czy jego usunięcie jest konieczne, zwłaszcza jeżeli kwoty podatków do zapłaty są na daną chwilę właściwe.

Podziel się
Dodaj komentarz
(endopack/iStockphoto)

Do samodzielnego prowadzenia księgowości przedsiębiorców motywują zwykle oszczędność oraz chęć posiadania pełnej świadomości dotyczącej finansów firmy i płaconych podatków. Jednak taki sposób dokonywania rozliczeń może prowadzić do pojawienia się błędów w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Co zrobić w takim przypadku?

Może się zdarzyć, że podatnik po wykryciu błędu w KPiR ma wątpliwości czy usunięcie błędu jest konieczne, zwłaszcza jeżeli kwoty podatków do zapłaty są na daną chwilę właściwe. Odpowiedź jest prosta – nie warto dokonywać oceny ryzyka na chwilę wykrycia błędu, tylko usuwać lub korygować wszystkie wykryte błędy. Często bowiem trudno ocenić w ciągu roku podatkowego do czego może doprowadzić dany błąd w przyszłości, np. w związku z wysokością przychodu na koniec roku podatkowego. Ponadto, kwalifikacja błędu leży ostatecznie w gestii urzędnika skarbowego, a nie podatnika.

Czas na podjęcie decyzji jest niezwykle ważny - wykryte błędy powinny być skorygowane natychmiast, ponieważ w przypadku kontroli skarbowej mogą one być podstawą do odrzucenia księgi jako nierzetelnej lub wadliwej.

Należy odróżnić błędy w KPiR wynikające z pomyłki w samym procesie wprowadzania danych, od wprowadzenia do KPiR wadliwych lub niepełnych dokumentów księgowych. Często błąd w księdze spowodowany jest poprawnym wprowadzeniem danych z dokumentów księgowych, które zawierają wady. Wówczas koryguje się zarówno dokument, jak i wpis do KPiR.

Przykłady błędów w KPiR

Przedsiębiorca samodzielnie prowadzący KPiR zwykle wykorzystuje do tego oprogramowanie automatycznie wyliczające kwoty podatków, uzupełniające KPiR i sporządzające deklaracje, np. stale aktualizowaną aplikację online dostępną na dowolnym komputerze. Mimo to, zdarza się, że z jakiegoś powodu przedsiębiorca chce poprawić zapisy w księdze. Może to być wynikiem zarówno własnej pomyłki, jak i pomyłki kontrahenta. Powody korygowania zapisów w KPiR mogą być następujące:

  • pominięcie dokumentu kosztowego lub przychodowego,
  • zaksięgowanie tej samej operacji dwiema różnymi kwotami, a także wielokrotnie tą samą kwotą,
  • zaksięgowanie dokumentu z błędną datą (przypisanie go do niewłaściwego miesiąca),
  • zaksięgowanie kosztu, który nie jest należycie udokumentowany (np. bilet, który nie spełnia wymogów do zaksięgowania jako wydatku),
  • błędne zaksięgowanie kosztu, który nie stanowi kosztu uzyskania przychodu (np. wydatków na reprezentację),
  • zastosowanie błędnego kursu przy przeliczeniu kwoty w walucie obcej,
  • zapisanie błędnych danych dotyczących operacji w KPiR,
  • dokonanie wpisu w niewłaściwej kolumnie KPiR.

Błędy w KPiR identyfikowane na bieżąco można usuwać bezpośrednio w programie księgowym. Zwykle służy do tego prosta funkcja pozwalająca na edytowanie danego wpisu do KPiR, co powoduje także automatyczną aktualizację kwot podatków. Takie funkcje najczęściej określane są w programie jako _ Odksięguj _, _ Edytuj _ lub po prostu _ Usuń _ dany wpis. Wprowadzanie zmian wstecz w KPiR nie wymaga żadnych formalnych zgłoszeń do urzędu skarbowego, ponieważ przedsiębiorca nie składa na bieżąco deklaracji dotyczących podatku dochodowego (dawniej do tego służył m.in. formularz PIT-5). A zatem jeśli pojawia się błąd, można go poprawić, po czym ponownie wydrukować KPiR za dany okres, zastępując błędny wydruk nowym.

Konsekwencje błędów w KPiR

Najczęściej błędy w KPiR prowadzą do błędnego wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Może się to wiązać oczywiście z koniecznością dopłaty podatku, a także z koniecznością dopłacenia odsetek od brakującej kwoty (ta kwestia opisana jest poniżej). Ponadto, zakwalifikowanie do kosztów firmowych wydatku, który nie stanowi kosztu, może być wynikiem błędu, ale z punktu widzenia urzędników może to zostać potraktowane jak celowe działania mające na celu zawyżenie kosztów działalności. Trzeba więc liczyć się z odpowiedzialnością karnoskarbową, która może się pojawić w związku ze stwierdzeniem błędów w KPiR podczas kontroli podatkowej. Najbardziej dotkliwe konsekwencje mogą mieć te błędy, które prowadzą do zaniżenia kwoty podatku, np. dochodowego lub VAT-u. Oczywiście, nic nie grozi za błędy w zapisach liczbowych popełnionych na niekorzyść przedsiębiorcy. Ich poprawienie leży wówczas w interesie właściciela firmy.

Jeżeli zaliczki na podatek dochodowy zostały zapłacone w wysokości mniejszej niż powinny, trzeba pamiętać o wyliczeniu odsetek od zaległości podatkowych. W ciągu roku podatkowego, odsetki powinny być naliczone od terminu zapłaty do dnia zapłaty zaliczki, zaś po jego zakończeniu, do dnia złożenia rocznego zeznania podatkowego. Kwotę wynikającą z ewentualnych odsetek należy doliczyć do brakującej sumy zaliczki na podatek dochodowy i wpłacić na właściwe konto urzędu skarbowego. Nie trzeba w związku z tym składać żadnych dodatkowych deklaracji lub wyjaśnień motywujących dopłatę, ponieważ od 2007 roku przedsiębiorcy nie składają deklaracji związanych z podatkiem dochodowym w ciągu roku (dawniej były to formularze PIT-5 lub PIT-5L). W przypadku zapłaty zbyt dużej sumy zaliczki na podatek dochodowy, na zwrot należy poczekać aż do rozliczenia rocznego, z którego wyniknie suma nadpłaconego podatku.

Oczywiście, osoby samodzielnie prowadzące księgowość powinny znać podstawowe przepisy dotyczące prawidłowego prowadzenia KPiR, nawet jeżeli korzystają z oprogramowania, które zapewnia zgodność księgi z tymi przepisami. Znajdują się one w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z późniejszymi zmianami. W paragrafach 11 i 12 określone są warunki uznania księgi za niewadliwą i rzetelną oraz sposoby kwalifikacji i korygowania błędnych wpisów.

Czytaj więcej w Money.pl
Sprawdź, jak bezpiecznie zmienić biuro rachunkowe Koniec okresu rozliczeniowego to dobry i przede wszystkim bezpieczny czas na ocenę pracy biura rachunkowego oraz pojęcie decyzji o dalszej współpracy.
Księgi rachunkowe trzeba prowadzić także w firmach jednoosobowych W zależności od rodzaju wybranej formy opodatkowania, wymagane jest prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych.
Outsourcing usług księgowych. Zobacz, jak wygląda rynek Już za kilka lat biura szukające pracowników będą zasypywane aplikacjami świeżo upieczonych specjalistów.
Tagi: kpir, wiadmomości, wiadomości, gospodarka, druki, baza wiedzy, zarządzanie, msp, czołówki, zarzadzanie
Źródło:
infakt.pl
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz