ZUS na kontraktach z dostawcami systemów i usług w ciągu czterech lat planuje zaoszczędzić 800 mln zł. Przy okazji przeglądu starych umów wypadło nieco trupów z szafy. Krótkie negocjacje, umowy na niepotrzebne usługi i koszty o wiele wyższe od rynkowych.
Firma X proponuje kontrakt za 101 mln zł. Zakład Ubezpieczeń Społecznych odrzuca tę propozycję. Firma X proponuje kontrakt za 100 mln zł, czyli dokładnie o milion złotych taniej. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyjmuje tę propozycję. Negocjacje zakończone - tak jeszcze kilka lat temu wyglądało podpisywanie milionowych kontraktów informatycznych w ZUS.
Za "tak istotną" i wynegocjowaną zniżkę pracownicy mogli liczyć na premie. Cały przebieg postępowania i walki o niższą stawkę dla Zakładu opisany był na jednej kartce papieru. Pod protokołem nie podpisali się ludzie z zarządu.
Biznes drenował kieszenie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych bez litości. I śmiało można powiedzieć, że się do tego przyzwyczaił przez lata.
Kierownictwo Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do dziś wspomina negocjacje części usług. Ta historia krązy w ZUS jako anegdota i pokaz tego, jak niektórzy podchodzili do rozmów z Zakładem o pieniądzach. "Ot przyjeżdzali do ZUS panowie w garniturach jak po swoje. A gdy słyszeli, że taka cena jest nie do zaakceptowania, to otwierali szeroko oczy. I śmiali się, że koniec końców i tak ZUS zapłaci".
Jak wynika z informacji money.pl, do sporej części starych umów obecny zarząd ma zastrzeżenia. Główne: były zbyt kosztowne, miały niezrozumiałe zapisy. Ale w kwestii sprzątania wcale nie szło od początku tak łatwo. W 2017 roku zrezygnował Michał Możdżonek, ówczesny szef pionu IT. Wytrzymał zaledwie rok. Z kolei w tym czasie do Zakładu często zaglądało Centralne Biuro Antykorupcyjne. I przetrzepywało wszystkie papiery - np. dotyczące zlecenia dla firmy Hewlett-Packard.Od połowy 2017 roku do negocjacji został wysłany Krzysztof Dyki, wiceprezes ZUS ds. IT. Do ZUS trafił ze spółki Aplikacje Krytyczne, która tworzy oprogramowanie dla skarbówki. Na koncie ma doświadczenie w pracy w laboratorium kryminalistycznym oraz późniejsze - w prześwietlaniu zamówień publicznych.
On sam nie lubi mówić, że poprzednicy zawalali. Raczej woli się skupić na tym, ile udało się już zaoszczędzić. 200 mln zł na rok, w perspektywie czterech lat 800 mln zł. Tyle zostanie w Zakładzie. Większość trafi do pracowników w formie podwyżki wynagrodzeń. Gdy rozmawiamy o tym, jak wiceprezes chciałby udowodnić osiągnięte oszczędności, zapewnia, że jest w stanie udostępnić komputer na kilka tygodni i pokazać wszystkie stare i nowe umowy. Na samym Kompleksowym Systemie Informatycznym udało się ściąć wydatki o 350 mln zł.
Od tego, że poprzednicy podpisywali kontrakty bez możliwości wypowiedzenia i na usługi, z których nie korzystali, woli podkreślać, ile zyskuje instytucja, gdy zamówieniami zajmą się specjaliści, którym się zaufa. I wcale nie chodzi o wymianę ludzi. Dyki podkreśla, że większość ludzi w kadrze zarządzającej pochodzi z Zakładu. Trzeba było ich tylko wydobyć.
A później Zakład wysyła ich do rozeznania w terenie - sprawdzają, za ile podobne systemy kupują banki i inne instytucje. I gdy przychodzi do rozmów, wtedy wykładają karty na stół. Efekt? Po kilkadziesiąt godzin na rozmowy. Wystarczy posłuchać partnerów biznesowych ZUS, by wiedzieć, że negocjacje do przyjemnych nie należą. Niby Dyki dowozi sushi, ale godzinami wierci dziurę w każdych zapisach.
Gdy rozmawiam z wiceprezesem, szybko wyskakuje z fotela i stare kontrakty zaczyna rozrysowywać na tablicy. Wylicza składowe konkretnej umowy, po czym... większość skreśla, bo nie była potrzebna. Zaraz dodaje nowe usługi i kilkukrotnie mniejszą kwotę. Tak w dużym skrócie tnie koszty. A przynajmniej na tablicy.
Nie jest jednak tak, że IT w ZUS to kraina mlekiem i miodem płynąca. Zakład od dawna ma problemy z utrzymaniem pracowników, odchodzą notorycznie do biznesu. Powód: niskie stawki wynagrodzeń.
Rozmowa z Krzysztofem Dykim, wiceprezesem ZUS ds. IT:
Mateusz Ratajczak, money.pl: ZUS nie kojarzy się z liderem informatyzacji. Jak do tej pory była mowa o nowościach w ZUS, o namiastce technologii, to raczej w kontekście wydawania pieniędzy na lewo i prawo.
*Krzysztof Dyki, wiceprezes ZUS ds. IT: *Musi pan pamiętać, że informatyzacja jest wyzwaniem samym w sobie. Problematyka takich przedsięwzięć dotyka zarówno rynku publicznego, jak i prywatnego. Rozwój kompetencji nie nadąża za rozwojem technologii, popyt na specjalistów znacznie przekracza podaż kadrową. I o tym trzeba pamiętać. Bez specjalistów nie jest łatwo pracować nad największymi projektami, a to problem powszechny na rynku.
Poprzez ten pryzmat spójrzmy na ZUS, instytucję państwową z określonym limitem wynagrodzeń, która odpowiada za utrzymanie i rozwój szeregu systemów. Jednym z nich jest skomplikowany i największy system informatyczny w kraju, czyli KSI. Pamiętajmy również, że jego budowa i rozwój odbywa się w otoczeniu legislacyjnym, czyli środowisku, które trudno zaliczyć do komfortowej przestrzeni twórczej i negocjacyjnej.
Bez tej otoczki byłoby lepiej?
Nie oszukujmy się. Ten sam projekt realizowany na stabilnym i elastycznym gruncie komercyjnym z założenia będzie tańszy, niż projekt publiczny oparty o prawo zamówień publicznych z bezwzględnymi ograniczeniami prawnymi, technicznymi i czasowymi oraz dynamicznymi założeniami legislacyjnymi.
Z tej perspektywy łatwiej zrozumieć dotychczasowe koszty informatyzacji ZUS. To również częściowa odpowiedź na inne pytanie, o naturę i istotę problematyki publicznych projektów informatycznych. Zarówno w wymiarze ich kosztów, terminów jak i skuteczności realizacji. Więc krytyczne opinie o IT w ZUS w sporej części były po prostu nieco naciągane, trzeba spojrzeć na cały rynek.
A jednak to w ostatnich latach chwalicie się niższymi kosztami, lepszymi negocjacjami, dociskaniem rynku.
Staramy się ograniczać koszty ogólnej działalności i faktycznie w ostatnich miesiącach istotnie je zmniejszyliśmy. Dodam przy tym, że celem nie jest najniższa cena, ale korzystny stosunek jakości i wartości do kosztu zamówienia. W tym znaczeniu działamy tak samo przy zamówieniach o wartości tysięcy, jak i milionów złotych.
O ile?
O ponad 200 mln zł w pierwszym roku optymalizacji. W perspektywie 4 lat oszczędności powinny przekroczyć 800 mln zł.
No to najważniejsze pytanie brzmi teraz: jak?
Utworzyliśmy między innymi stanowiska profesjonalnych koordynatorów odpowiedzialnych za strategiczne procesy zakupowe. Rzeczywistość projektów informatycznych nie jest prozaiczna i dotyka szeregu zagadnień związanych przykładowo ze sprzętem, oprogramowaniem i prawem własności intelektualnej.
Czyli mówiąc prościej. Za wydatki odpowiadają ludzie, którzy czują o co chodzi, nie dają się wodzić za nos biznesowi i nie biorą wszystkiego jak leci?
Oczywiście, niezbędna jest dobra znajomość rynku, jego struktury i zdolności poszczególnych producentów do ustępstw w danym okresie czasu. Dlatego ważne są predyspozycje oraz chęć pracowników do prowadzenia negocjacji i dialogu z rynkiem. W kontekście rynku istotne jest wzajemne zrozumienie, szacunek i zaufanie. Brzmi może i trywialnie, ale rzeczywistość rynkowa pokazuje, że cierpimy na ich deficyt.
Zapraszamy naszych partnerów na spotkania, często kilkukrotne i wielogodzinne. Ważne, że na tym etapie nasz zespół jest nieprzypadkowy i niezmienny. W zależności od formuły postępowania publicznego dobieramy odpowiednią strategię oraz członków zespołu. W przypadku przetargu nieograniczonego precyzyjnie ustalamy realną wartość zamówienia pozyskując informacje z rynku publicznego i prywatnego. Badamy też aktualną sytuację biznesową naszego partnera, która w sposób istotny potrafi wpłynąć na jego zdolność do rewitalizacji swojej oferty względem pierwotnych informacji cenowych.
*Czyli, gdy w jednej firmie kończy się rok finansowy, to jest bardziej skłonna do zniżek. * *Na rynku szybko pojawiły się głosy, że twardo pan negocjuje. *
Raczej uczciwie. Biorąc pod uwagę zbieg okoliczności, polegający na tym, że nasi partnerzy rynkowi są jednocześnie naszymi klientami, dochodzimy do wniosku, że podczas negocjacji działamy również w ich imieniu. Oczywiście nie jako firm, które reprezentują, ale osób fizycznych. I to im pokazujemy.
Negocjujemy z każdym według tych samych, transparentnych, uczciwych i biznesowych reguł. Zdarzają się trudne i wyczerpujące negocjacje, ale każdy powinien być świadomy istoty naszej działalności, która sprowadza się do reprezentowania interesów 24 milionów obywateli.
Nie można było tego zrobić wiele lat wcześniej?
Przez ostatnie lata proces informatyzacji ZUS był w ciągłej fazie budowy fundamentów. Jeżeli cofnęlibyśmy się 7 lat wstecz, to zobaczylibyśmy ZUS bez Platformy Usług Elektronicznych i pracowników ZUS, wśród których nie wszyscy mieli dostęp do służbowej poczty elektronicznej. Widzielibyśmy ZUS bez praw autorskich i kodów źródłowych do Kompleksowego Systemu Informatycznego.
Odwróćmy więc pytanie. Czy okres intensywnych inwestycji sprzyja optymalizacji? Niekoniecznie, szczególnie biorąc pod uwagę restrykcje prawa zamówień publicznych, które nie jest synonimem elastycznego narzędzia biznesowego. Priorytetem była rozbudowa systemu KSI oraz budowa nowych systemów dla klientów i pracowników. One powstały i działają prawidłowo. Skutecznością inwestycji IT na taką skalę nie każdy może się pochwalić.
Był to więc okres intensywnych prac projektowych i budowlanych o charakterze głównie twórczym. Autorom tych prac, zarówno po stronie ZUS, jak i rynku, należą się wyrazy uznania. Obecnie doświadczamy dynamiki legislacyjnej wymagającej istotnych zmian w systemach, ale możemy też dokonywać równoległego rozwoju oraz optymalizacji. Organizacji, systemów informatycznych, jak i kosztów działalności. Jesteśmy we właściwym miejscu i czasie.
To w sumie doskonały pokaz, że to nie ZUS i administracja publiczna jest uzależniona od biznesu, a biznes od administracji. Bo przecież koniec końców kontrakty są podpisywane, a budżet oszczędza.
Rzeczywiście państwo ma silną pozycję, ale ująłbym to raczej w kategorii niezbędnej współpracy opartej o partnerskie relacje, gdy obie strony uzyskują korzyści rozwojowe. Dzięki komercyjnym technologiom państwo rozwija się efektywnie, podobnie jak prywatna firma dzięki kontraktom z państwem. W takim modelu nie ma potrzeby demonstracji siły i spierania się o zasługi.
Koszt ponoszony przez ZUS jest kosztem społecznym, co delikatnie sygnalizujemy wybranym partnerom. Staramy się w tym zakresie budować pewien standard na rynku publicznym.
Masz newsa, zdjęcie lub filmik? Prześlij nam przez dziejesie.wp.pl